Dématérialisation des factures :
N'attendez-plus le calendrier facture électronique

Calendrier facture électronique : un nouveau report de la réforme

Place à la facture électronique 2026

Après Chorus Pro, après la 'Facture électronique 2023', la 'Facture électronique 2024', voici désormais… la ‘Facture électronique 2026’. L’échéance change, la réforme reste.

Un nouveau calendrier de la réforme sur la facturation électronique est en effet paru avec l’article 91 de la loi n° 2023-1322 de finances pour 2024 du 29 décembre 2023.

Deux dates clés :

• 1er Septembre 2026
  Obligation de reception pour tous
  Obligation d'émission pour les grandes entreprises et ETI
• 1er Septembre 2027
  Obligation d'émission pour les PME et TPE
  
  

Un report de 18 mois

La mise en œuvre de la réforme est ainsi décalée de 18 mois. Un délai supplémentaire qui ne sera pas de trop pour les entreprises retardataires.

Et elles sont nombreuses. Selon le sondage réalisé à l’été 2023 par Ipsos pour le compte de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) 57% seulement des entreprises estimaient pouvoir être prêtes pour juillet 2024 (date précédemment prévue pour la mise en place de la réforme).

Alors faut-il désormais attendre 2026 pour dématérialiser ses factures ? Surtout pas. Voici pourquoi.

Facture dématérialisée : pourquoi la mettre en œuvre tout de suite

Des bénéfices immédiats à portée de main

Le décalage 2024 / 2026 de la réforme sur la facture électronique ne change rien sur le fond. Anticiper dès maintenant cette échéance est essentielle. Car en automatisant dès aujourd’hui leur processus, les organisations intègrent naturellement les usages digitaux qu’imposera la future réglementation.

Second avantage, et non des moindres, elles peuvent bénéficier immédiatement des apports de la dématérialisation de documents. Pourquoi attendre ?

•      Division par 7 des coûts et délais de traitement des factures

•      30% de gain de temps dans la relation fournisseur

•      Auditabilité des processus facture

•      Pilotage de l’activité en temps réel…

En 2026, il sera trop tard

A l’inverse, reporter à 2026 la digitalisation des factures et de son processus Procure-to-Pay complet reviendrait à prendre un gros risque : devoir gérer deux projets de front ! Sa digitalisation et son adaptation au nouvel écosystème réglementaire de facturation.

Est-ce réaliste ? Alors que le report de la réforme est de 18 mois pour les grandes entreprises, la mise en place d’un projet de dématérialisation peut prendre jusqu’à 14 mois entre le cadrage du projet et le déploiement de la solution de dématérialisation des factures ! Mieux vaut ne pas perdre de temps et engager son projet sans attendre.

Pour vous aider, voici un retroplanning pour réussir la dématérialisation de vos factures.

Retroplanning : les trois étapes clés d’un projet de dématérialisation des factures

Le cadrage du projet – de 3 à 6 mois

Un projet de transformation se construit sur des fondations solides. C’est pourquoi le temps investit dans le cadrage du projet est primordial. Il s’agit ici de bien auditer son existant afin de définir sa meilleure trajectoire de transformation. Comptez 3 à 6 mois sur cette étape selon la complexité de votre environnement et de vos cas d’usages.

Voici quelques points de passages incontournables :

• Audit complet de l’écosystème informatique :

ERP, CRM, autre outil de facturation ou gestion de la TVA (version à jour, spécifiques…)...

• Revue de la qualité des données de facturation et du paramétrage TVA :

Analyse de la complétude des données attendues vis-à-vis des réformes en vigueur, enrichissement et mise en qualité...

• Cartographie des flux et modèles de facturation :

Combien de factures émises, reçues ? Domestique ? Internationale ? Combien en formats EDI, papier, PDF… ?...

• Identification des cas d’usage et cas spécifiques métier :

Problématiques éventuelles sur la gestion des données de paiements (prestations de services / encaissements), présence de code métier (chantier, entrepôt, etc) sur certaines factures…

• Définition du cahier des charges et lancement de l’appel d’offre

Le choix de votre plateforme de dématérialisation – 2 mois

Une fois le cahier des charges établi, comment sélectionner la solution la plus adaptée à vos besoins ? 2 mois sont en général nécessaires pour rencontrer des éditeurs, assister à des démonstrations, solliciter des retours d’expérience et réaliser votre comparatif.

Quatre critères sont à observer plus particulièrement : 

• Quelles sont les performances d’automatisation ?

Selon l’étude 2022 d’Ardent Partners,,le coût moyen de traitement d’une facture en manuel est de 18€. Ce coût descend à 8,5€ par facture dans le cas de la dématérialisation des factures seule, et 4,2€ si l’ensemble du processus P2P est digitalisé.  

Plus l’automatisation est poussée, plus les gains financiers sont importants.

Veillez donc à ce que la solution automatise l’ensemble de la fonction comptable (extraction des données, workflow, gestion des litiges, suivi des statuts…). Assurez-vous que l’optimisation de la plateforme sera faite en continue par l’éditeur et non par vos équipes. Et dernier conseil : interrogez l’éditeur sur sa capacité à s’engager - contractuellement - sur un taux d’automatisation minimum.

• La solution est-elle extensible au-delà de la facture ?

La facture dématérialisée c’est bien mais il ne s’agit que d’un élément de la transaction commerciale. Il est important d’aller plus loin, en dématérialisant aussi les documents complémentaires : bon de commande, devis, bon de livraison, lettre de douane…

Une solution de dématérialisation comptable capable d’une part de centraliser et traiter tous les documents du ‘dossier facture’ quels que soient leur format ou canal d’arrivée, et de piloter d’autre part, la totalité du processus au travers d’un outil unique de consolidation des flux, permettra d’accroître significativement l’efficacité de l’organisation.

• Est-elle pensée pour les métiers, c’est à dire intuitive ?

L’adoption rapide d’une solution par les utilisateurs accélère le ROI d’un projet de dématérialisation. Plus les interfaces seront intuitives et faciliteront le quotidien des comptables, plus ces derniers seront productifs.

Prévoyez d’embarquer les utilisateurs lors des phases de démonstration et portez une attention particulière à toutes les fonctionnalités comptables de la solution : mémorisation des imputations, des ventilations de TVA, duplication des lignes comptables…

• Quid de la conformité vis-à-vis de la réforme facture électronique ?

Anticipez la mise en œuvre de la réforme. Assurez-vous de la capacité de votre fournisseur à vous accompagner dans votre transition vers la facture électronique.

 L’éditeur de la solution est-il membre des groupes de travail de la DGFiP, de l’AIFE et du FNFE ? A-t-il été sélectionné pour participer à la phase pilote du futur dispositif en 2025 ? Est-il immatriculé en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?

• Attention à l’international

Si vos échanges de factures concernent aussi des clients ou fournisseurs étrangers, n’oubliez pas de vérifier que la solution de dématérialisation retenue saura vous accompagner sur tous vos pays cibles. 

Privilégiez un éditeur ayant déjà mené des projets de dématérialisation dans des pays ayant déjà franchi le pas de la facturation électronique (Italie, Espagne, Pologne…) et disposant des connecteurs avec les différents portails étatiques qui vous concernent.

Le déploiement de la solution – 3 à 6 mois

Dernière étape, le déploiement de la solution. Elle peut prendre entre 3 à 6 mois. A ne pas négliger : plus vite la solution et les équipes seront opérationnelles, plus rapide sera le ROI.

Si vous souhaitez accélérer le déploiement de votre solution de dématérialisation,
voici 2 points à garder en tête :

• Privilégiez un mode de déploiement rapide et itératif 

L’approche Quickstart, désignée par ITESOFT que nous recommandons (et mettons en œuvre pour nos clients) consiste à démarrer tout de suite en production sur un périmètre standard afin d’accélérer le ROI, et d’adapter au fur et à mesure la solution à vos spécificités..

Avec cette approche, la solution est immédiatement mise dans la main des métiers avec l’ensemble des fonctionnalités. Une fois familiarisé avec la solution, des cycles d’itérations permettent d’ajuster le projet au plus près des besoins métier.

Le déploiement est ainsi maîtrisé (suppression de l’effet tunnel), le coût du projet est réduit (seuls les ajustements réellement nécessaires sont développés) et la conduite du changement est facilitée.

•  Formez les utilisateurs tout au long du déploiement

Une solution déployée sans utilisateurs capables de l’utiliser n’a aucun sens.
Pour ne pas retarder la mise en production, les deux sujets doivent être menés en parallèle.

Notre conseil : anticipez des temps de formation des utilisateurs tout au long du déploiement. Avec une approche progressive : ‘plus on déploie, plus on forme les collaborateurs’.

Si votre éditeur dispose d’une réelle expertise métier, il sera en mesure de vous offrir un programme de formation adapté, permettant aux équipes d’apprendre à gérer leurs commandes, les différents circuits de workflows, de piloter leurs flux de factures… et de prendre ainsi leurs marques avec la solution, rapidement et en toute sérénité.

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