Dématérialisation comptable : allez au-delà de la facture

Pourquoi dématérialiser (tous) les documents comptables ?

La comptabilité implique de traiter quotidiennement un grand nombre de documents et de données, toujours plus vite. Voyons comment les technologies de traitement intelligent de documents peuvent aider les comptables au quotidien.

La dématérialisation comptable : définition simple, basique

Commençons par le début : la ‘dématérialisation comptable’ c’est quoi au juste ?
Disons-le simplement : cela consiste à transformer les processus comptables basés sur des tâches manuelles et des documents papier, en processus basés sur des traitements automatisés et des documents électroniques.

Un grand nombre de tâches répétitives peuvent être automatisées : saisir, contrôler, imputer, signer, transmettre….
Quant aux documents comptables, beaucoup sont dématérialisables : devis, demande d’achat, bon de commande, bon de livraison, facture, avoir, document de douane…

Il faut le savoir, dans la pratique, peu d’entreprises encore digitalisent l’ensemble de leurs processus comptables. Des gisements d’efficacité existent.

Seulement 1 entreprise sur 3 automatise plus de la moitié de ses processus comptables. 
Source : étude Markess by Exægis x ITESOFT 2023

Pour autant, les services comptabilité ont bien été les pionniers de la dématérialisation dans l’entreprise. Pourquoi ? Parce que l’un des processus les plus coûteux et chronophages des organisations – et donc le plus intéressant à automatiser - n’est autre que… le traitement des factures fournisseurs.

L’exemple de la dématérialisation des factures : des bénéfices concrets

Soyons directs. Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures, pour l’entreprise et pour les comptables ? En voici quelques-uns :

• Réduction des coûts : 18€ pour une facture papier* avec traitement manuel / 8,5€** avec la dématérialisation des factures (nous verrons juste après que ce gain peut encore être doublé)
• Réduction des délais de traitement : divisé par 7**
• Amélioration du travail des équipes comptables : moins de tâches à faible valeur ajoutée (saisie des données, contrôle-factures, …). Plus de temps pour l’analyse, le pilotage et la prise de décision éclairée.

La liste n’est pas exhaustive. On pourrait y rajouter : la traçabilité (contrôle interne), l’auditabilité (par rapport à l' administration fiscale), l’amélioration de la qualité de la donnée comptable (grâce aux contrôles systématisés), la diminution des appels de fournisseurs (où en est ma facture ?) jusqu’à 30% de temps gagné….

Les avantages sont nombreux. Pourtant, il serait dommage de s’arrêter à la seule dématérialisation des factures. En voici la raison principale.

*Source : Ardent Partners, Accounts Payable Metrics that Matter 2022 – IOFM, 2021
** Source : base installée clients ITESOFT

Le point clé : une facture seule, ne fait pas une transaction commerciale

Tout est dans le titre ! Une transaction commerciale inclut bien d’autres documents que la facture :

• Demandes d’achats
• Devis
• Contrats
• Bons de commandes
• Lettres de voitures
• Documents de douanes
• Situations de chantiers… 

Dès lors, comment un comptable pourrait-il être totalement performant s’il doit jongler entre des documents au format électronique d’un côté et des documents papier de l’autre ? Comment réconcilier efficacement factures, commandes et réceptions dans ce contexte ? Et comment garantir une piste d’audit fiable si seulement une partie du processus est digitalisé ?

On le voit, en réalité, il ne faut pas seulement dématérialiser ‘la facture’ mais le ‘processus comptable’, de bout-en-bout, avec tous les documents qu’il véhicule.

Cela en vaut la peine : plus la dématérialisation est poussée, plus les bénéfices sont importants !

Un exemple ? La réduction des coûts ! Rappelez-vous : 18€ par facture* pour un traitement manuel / 8,5€ via la dématérialisation des factures seules… et 4,2€ dans le cas de la dématérialisation du processus Procure-to-Pay !

Comment automatiser son processus comptable ?

Convaincu par la dématérialisation ? Pour que vos équipes comptables en tirent le meilleur parti, il est important de considérer avec attention les 3 étapes majeures du processus.

Centraliser toutes les pièces comptables en un point unique

La première étape est de concentrer tous les documents comptables et leurs données dans un seul et même processus digitalisé. C’est LA condition sine quo non pour maximiser la performance comptable et obtenir une vision 360° des processus comptables.

La solution de dématérialisation doit donc être capable de :

• Traiter les factures de ventes et les factures d’achats
• Centraliser tous les documents connexes du ‘dossier facture’ (devis, livraison, douane etc.)
• Capter tous types de flux (EDI, PDF, papier, CII, UBL, Factur-X…) en provenance de n’importe quels canaux (portail étatique, email, scan…)
  
  

C’est cette approche unique que nous avons retenue chez ITESOFT au travers de notre solution Streamline Invoices. 

Extraire la donnée comptable

Une fois les documents capturés, vient l’étape de l’extraction des données facture (montants, dates, taxes, codes articles, numéros de commandes, codes entrepôts…). Elle a pour but de libérer les comptables d’une tâche fastidieuse : la saisie manuelle des écritures comptables dans l’ERP ou le système de gestion comptable.

Il est ici primordial de s’appuyer sur les meilleures technologies de lecture automatique de documents et de contrôle des données afin d’extraire toute la data, fiable et valide. C’est en effet cette data qui constitue le socle des processus comptables. C'est aussi elle qui alimente le compte de résultat et les tableaux de bord pour in fine prendre des décisions pertinentes.

Chez ITESOFT, nous combinons nos technologies uniques d’OCR, IA et systèmes expert, capitalisant sur plus de 1000 projets de dématérialisation. Une expertise qui nous permet de nous engager contractuellement auprès de nos clients sur la performance d’automatisation.

Automatiser les traitements comptables

Au-delà de l’extraction des données d’une facture, reste son traitement métier : rapprochement, imputation comptable et analytique, processus d’approbation, gestion des litiges écart prix, écart quantité etc.

Bonne nouvelle : avec l’intelligence artificielle, l’automatisation est de plus en plus au service des comptables.

Nos robots par exemple, apprennent en temps réel. Les IA mémorisent les codes taxes ou imputations réalisées par un comptable pour les proposer automatiquement les fois suivantes dans le bon contexte. Amélioration continue de l’efficacité, gain de temps et confort de travail.

Autre exemple : la ventilation automatique des lignes de factures par taux de taxe. Plus simple, plus rapide. Ou encore, le routage dynamique des factures (selon vos règles et critères métier : montant, portefeuille fournisseurs, centre de coûts, nature des charges…). Fini les pertes, les factures trop longtemps en attente, les erreurs d’aiguillage.

Autant de points permettant de libérer les comptables de tâches répétitives et d’accélérer le processus de contrôle et de validation des factures jusqu’au bon à payer.

En résumé, pour alimenter plus vite votre ERP et système d’information comptable en données exhaustives et fiables, il est indispensable en amont, de centraliser tous les documents et de s’appuyer sur les meilleures technologies pour en extraire les données et pour automatiser les différents traitements comptables.

Mais tout cela n’est possible qu’à une condition : que votre solution de dématérialisation communique nativement avec votre écosystème comptable. C’est l’objet de notre dernier point.

ERP et système d'information comptable : capitalisez sur votre écosystème

Rien de pire que des applications ne communiquant pas ou mal entre elles. C’est particulièrement vrai dans le domaine comptable où les écosystèmes peuvent être complexes et hybrides. Voici 3 raisons de scruter le niveau d’interopérabilité de votre solution de dématérialisation.

Mettre en œuvre plus rapidement la dématérialisation

Réduire le délai de mise en production est un levier clé pour qui veut accélérer le ROI de sa solution de dématérialisation. Choisir un éditeur, ne disposant pas déjà des connecteurs avec vos différentes applications et logiciels de comptabilité, signifie du temps de développement supplémentaire et des coûts additionnels. Irréaliste.

Assurez-vous que la solution garantisse l’interconnexion avec votre SI comptable. Interrogez l’éditeur sur le mode de connexion (échange de fichier FTPS, SFTP ? Connecteur API Rest ? Connecteur métier ?). Certains ERP tels SAP, fantastiques sur le plan fonctionnel, sont aussi particulièrement complexes. Dans ce cas, privilégiez un connecteur métier synchrone, seul à même de garantir, en temps réel, une parfaite conformité des traitements vis-à-vis des nombreuses règles de l’ERP.

Maximiser l' automatisation de la comptabilité 

Le traitement des factures nécessite de s’appuyer sur des données (référentiel fournisseurs, commandes, articles, livraisons…) et des contrôles présents dans le SI comptable. Il est essentiel que la solution de dématérialisation s’interface avec l’ensemble de vos marterdatas sans quoi certaines tâches comme le contrôle de doublons ou le rapprochement commande-facture-réception ne pourront être automatisés.

Veillez à ce que la solution choisie dispose des connecteurs avec vos applications de gestion concernant les achats, la facturation, les livraisons.

Garantir la pérennité et l’évolutivité

L’environnement d’aujourd’hui n’est pas forcément celui de demain. Réorganisations, rachats d’entreprises, fusions… peuvent amener à changer d’ERP. Voire de faire coexister différents progiciels de gestion intégrés ou applications d’achat et comptabilité au sein d’un même groupe.

Votre investissement ne sera pérenne que si la solution de dématérialisation choisie dispose du plus grand nombre de connecteurs avec le maximum d’offres sur le marché. Veillez également à ce que l’éditeur dispose d’une expérience forte sur des projets multi-ERP, multi-SI y compris en environnement hybride (on-premise, SaaS).

Conscient de ces enjeux, ITESOFT a développé des connecteurs dédiés avec plus de 250 ERP, parmi lesquels des connecteurs synchrones avec SAP, Oracle ou Microsoft Dynamics.

Envie d'aller plus loin ?

Assurément, la dématérialisation comptable mérite une attention particulière,
au-delà du seul document qu’est la ‘facture’.

Alors si vous souhaitez aller plus loin, découvrir notre solution ou être accompagné dans votre projet contactez-nous ! Nos experts seront heureux de vous renseigner.