Tout savoir sur la dématérialisation des factures

SOMMAIRE :

Introduction

Avantages de la dématérialisation

Facteurs clés de succès

Critères de choix

Gestion de projet

Introduction

La dématérialisation des factures, moteur de la transformation digitale

Les décideurs financiers sont à la croisée des processus de l’entreprise : une place qui leur permet d’être le fer de lance des projets de transformation digitale. Parmi ces projets, celui de la dématérialisation des factures fournisseurs occupe une place prioritaire.

Parce qu’il constitue le gisement de performance et de productivité le plus important et immédiat, le traitement des factures fournisseurs - processus encore souvent manuel, complexe, chronophage, source de coûts et de litiges - est généralement la première étape naturelle de la trajectoire de transformation digitale du Procure-to-Pay.

Une fois en place, la dématérialisation des factures devient une formidable vitrine pour la transformation digitale de toute l’organisation et attribue au DAF un rôle de leader dans le domaine.

Avantages de la dématérialisation

Pourquoi dématérialiser les factures ?

Grâce à la circulation des factures au format électronique - et non plus sous forme de factures papier - et à l'automatisation des nombreuses tâches à faible valeur ajoutée auparavant effectuées manuellement par les comptables (saisie des données factures, contrôle factures, rapprochement facture-commande, imputation comptable et analytique...), la dématérialisation des factures offre de nombreux bénéfices :

Productivité des équipes comptables
Auditabilité des processus factures
Traçabilité et piste d'audit fiable
Maîtrise des délais de paiement
Pilotage des processus de facturation en temps réel…

En outre, les gains sur les coûts et délais de traitement des factures fournisseurs peuvent être considérables comme en témoignent de nombreuses études sur le sujet :

Coût de traitement d'une facture :
19€ en traitement manuel ; jusqu'à moins de 3€ pour un traitement automatisé
Délais de traitement d'une facture :
Plus de 15 jours en manuel ; jusqu'à moins de 3 jours si automatisé

Facteurs clés de succès

Comment maximiser les bénéfices de son projet de dématérialisation des factures ?

Les performances citées ci-dessus sont celles des meilleurs. Les organisations qui tirent le maximum de bénéfices de la dématérialisation de leur processus de traitement des factures nous enseignent plusieurs bonnes pratiques :

Disposer d'une automatisation des factures maximale
L'automatisation de la lecture et de la validation des données de factures (LAD - Lecture Automatique de Document) est le socle de la performance.
Chaque pourcentage d'automatisation compte !
S'appuyer sur des processus hautement adaptables
Car l’organisation actuelle n’est pas nécessairement celle de demain (acquisitions, réorganisation, changement d’ERP…), pouvoir adapter ses processus en temps réel est la meilleure garantie de disposer de performance maximale dans le temps.
Être en mesure d'anticiper les évolutions technologiques (IA, RPA, Blockchain...), réglementaires (nouvelles obligations fiscales liés à la facture électronique 2026 / loi de finances 2021...), et d'en tirer profit. S'appuyer sur une solution ouverte et adaptable est alors essentiel.

55%

considèrent que le DAF sera le leader de la transformation digitale

Etude PWC 2020 – Priorité du Directeur Financier

60%

des directions financières estiment que la dématérialisation est parmi leurs principales priorités

Etude PWC 2020 – Priorité du Directeur Financier

Critères de choix

Quelle solution de dématérialisation des factures choisir ?

Bien réussir sa digitalisation, c’est tout d’abord bien choisir sa solution d'automatisation des factures.

Plusieurs critères sont à prendre en compte :

Simplicité
La solution est-elle pré-paramétrée et prête à l’emploi  ? Facile à prendre en main par les métiers ?
Performance 
L’éditeur s’engage-t-il sur un taux d’automatisation minimal ? Avec ITESOFT, vous avez la garantie de disposer a minima de 85% d'automatisation.
Sécurité 
Les fonctions de détection de fraudes (fausses factures, faux fournisseurs…) systématiques, avant paiement sur les documents et les données sont-elles embarquées dans la solution ?
Complétude 
La solution va-t-elle au-delà de la seule dématérialisation des factures ?
Quid de la digitalisation des achats pour optimiser le rapprochement  ?
De la gestion de la relation fournisseurs pour fluidifier les échanges et accroître la conformité  ? Ou du pilotage de l’activité pour analyser et optimiser ses processus ?

Gestion de projet

Comment mettre en œuvre la dématérialisation des factures ?

Mener à bien son projet de digitalisation et automatisation du traitement des factures et garantir l’atteinte des objectifs fixés implique quelques règles.

Une fois la solution choisie, réussir sa mise en œuvre passe par l’application des bonnes pratiques de conduite du changement : définir des objectifs et KPIs clairs, obtenir le support de la direction, impliquer l’ensemble des acteurs.

Attention aux méthodes classiques (cycle en V) qui ont montré leurs limites et ne tirent pas le meilleur du cloud : difficulté à se projeter, effet tunnel, écart entre l’attendu et le réalisé…

Aujourd’hui, des méthodologies agiles et pragmatiques comme le Quickstart capitalisant sur plus de 1 000 projets de transformation digitale offrent un démarrage rapide en production pour permettre aux métiers de se familiariser avec la solution en situation réelle, puis de la faire évoluer au fur et à mesure selon leurs besoins réels. A la clé :

Une meilleure adoption des utilisateurs
Un ROI dès le début du projet
Un déploiement plus rapide et maîtrisé

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