La situation de travaux à l’ère de la facture électronique

La situation de travaux est-elle une facture ? Non !

Disons-le tout de suite, le document "situation de chantier / travaux" et la "facture" sont bien deux documents distincts utilisés dans le domaine de la construction et des travaux.

La 'situation de travaux' n’a d'ailleurs pas la valeur fiscale d’une 'facture'. Elle ne répond pas aux mêmes obligations légales. Et bien sûr, nous allons le voir plus loin dans l’article, cela a une incidence vis-à-vis de la réforme sur la facturation électronique. Mais là n’est pas la seule différence…

La situation de chantier :

• La situation de travaux est un document de suivi de chantier, généralement utilisé dans le cadre de contrats de travaux ou de constructions à long terme.
• La situation de chantier détaille les travaux réalisés et leurs montants jusqu'à la date de son émission, les éventuels retards, les problèmes rencontrés, etc.
• Son objectif principal est de fournir une évaluation précise de l'état du chantier pour permettre aux parties prenantes de suivre le progrès, de prendre des décisions éclairées et de régler les éventuels problèmes.
  
  

La facture fournisseur :

• Une facture est un document financier à valeur fiscale émis par un fournisseur de biens ou de services pour demander le paiement à un client.
• Elle récapitule les biens ou services fournis, leur prix unitaire, la quantité fournie, le montant total à payer mais aussi des informations légales (comme par exemple les pénalités en cas de retard de paiement). Autant de 'mentions obligatoires' que toute facture doit contenir.
• Son objectif principal est de formaliser une demande de paiement pour les biens ou services fournis.

Quel est le rôle de la situation de chantier dans le processus de facturation ?

Dans le cas de chantiers de longue durée, les prestataires souhaitent être payés au fur et à mesure de l'avancée des travaux. Pour des questions évidentes de trésorerie et de santé financière, ils ne peuvent attendre la fin du projet pour être payés.

Dans ce cas, le document 'situation de chantier' vient en complément du document 'facture'. Il permet aux fournisseurs du batiment de justifier de l'avancée des travaux afin d'étaler la facturation du chantier. Les situations de chantier joue ainsi le rôle de justificatifs vis à vis des différentes ' factures d'avancement ' ou ' factures intermédiaires ' émises.

Quelle différence entre la situation de chantier et une facture d’acompte ?

 Là encore, mieux vaut ne pas confondre ‘situation de travaux’ et ‘acompte’.

• La facture d’acompte est une ‘demande de paiement partiel’ qui intervient avant le début des travaux. Cette avance représente un pourcentage ou une somme forfaitaire du coût total estimé du chantier.
• La situation de chantier est un ‘rapport d’avancement’ édité après le début du chantier, à intervalle régulier (souvent mensuellement). Validé par le chef de chantier qui accuse réception des travaux sur site, ce document qui permet de justifier l’ avancement du chantier et ainsi d’obtenir le paiement d’une partie des travaux déjà réalisés (selon les termes des contrats : facturation par lot, par phase de chantier, mensuelle…).

Qui intervient dans le processus de création des situations de travaux ?

Le processus de traitement des situations de travaux fait référence à plusieurs types d’acteurs, intervenants à différents niveaux du chantier.

• Maître d ouvrage : le client final ou le professionnel qui va commander l’exécution des travaux.
• Maître d œuvre : la personne en charge de piloter la réalisation des travaux (bureau d’étude, artisan ou architecte), d’établir le calendrier de livraison et coordonner l’avancement des travaux.
• Fournisseur : l’entreprise ou artisan qui va réaliser les travaux sous la coordination du maitre d’œuvre, il peut également faire appel à des sous-traitants pour réaliser une partie des travaux.
• Sous-traitants : la sous-traitance est une pratique courante dans le bâtiment qui consiste pour l’entreprise principale à confier une partie ou l’intégralité des travaux à réaliser pour un client à une entreprise tierce, appelée sous-traitant.
• Cotraitant : la cotraitance est la constitution d'un groupement d'entreprises pour la réalisation d'un marché de travaux privé ou public.

Illustration du processus de facturation sur les chantiers longs
avec les différents intervenants

Quels sont les impacts de la réforme de la facturation électronique sur le traitement des situations de travaux ?

Point clé : la réforme sur la facturation électronique ne concerne que le document ' facture '.

Cherchez bien. Aucune mention des ‘situations de travaux’, ou ‘factures de situation’ n’apparait dans les spécifications établies par l’AIFE. Aucune mention non plus parmi les 36 cas d’usage, identifiés à ce jour par le législateur qui concernent pourtant des processus de facturation spécifiques (affacturage, auto-facturation, facture d’acompte…).

Que faut-il en conclure ? Trois choses essentiellement :

1. Du point de vue de la réforme, la situation de travaux reste effectivement un document annexe à la facture, à l’image des devis, contrats, bons de commande, bons de livraison ou de réception.
2. La diversité des formats (Papier, PDF, XLS, XML…), des contenus (les champs et leurs nomenclatures) et des canaux d’échange (email, portail, courrier…) des situations de travaux continueront d’exister.
3. Les entreprises du BTP et de l’immobilier devront jongler entre des factures nécessairement électroniques avec des données structurées (répondant à des exigences de conformité réglementaire) et des situations de travaux aux formats libres et hétérogènes (répondant à des besoins métier).

Reste que pour valider les paiements auprès des fournisseurs, les maitres d’œuvre auront toujours besoin de rapprocher les montants des factures avec…ceux des situations de travaux !

Il est donc essentiel d’envisager des solutions pour centraliser, fluidifier et simplifier le traitement de l’ensemble des documents du ‘dossier facture’. Ça tombe bien, c’est l’objet de notre dernière partie.

Comment optimiser le traitement des situations de chantier ET des factures fournisseur ?

Les solutions d’automatisation des processus métier sont un levier d’efficacité majeur pour les entreprises. Mais comment choisir ? Voici les 5 critères les plus importants pour les acteurs du BTP et de la promotion immobilière :

Une solution qui centralise tous les documents

Le premier critère - hélas trop peu souvent considéré - est de pouvoir traiter tous les documents du ‘dossier facture’, quels que soient leurs formats, dans une même solution :

• Factures
• Situations de chantier
• Devis
• Commandes
• Avoirs… 
  
  

Exemple du concentrateur de flux de la solution ITESOFT Streamline Invoices

Concentrer tous les flux en un seul point est un gage de performance évident :

• Traitement centralisé de tous les échanges de données
• Visibilité et pilotage à 360°
• Efficacité du rapprochement
• Fluidité des processus
  
  

LE CONSEIL 👉 assurez-vous que la solution est capable de capturer tous les documents et données, à travers tous les canaux et dans tous les formats.

La capacité à extraire des données métier

Les situations de travaux tout comme les factures fournisseurs contiennent de nombreuses données de transaction hétérogènes qu’il convient d’extraire et de contrôler avant de les intégrer pour mise à jour dans votre système d’information et vos applications de gestion.

Quelques exemples de données (non exhaustives) :

• Identité du vendeur
• Identité de l’acheteur
• Date et numéro de situation
• Code chantier
• Code opération
• Numéro de marché
• Numéro de situation
• Montants HT, TVA, TTC
• Taux de TVA
• Désignation des travaux
• Pourcentage d’avancement par lot ou au global
• Montant global des travaux …
  
  

Attention à votre productivité : entre un taux d’automatisation de 80% et un taux d’automatisation de 90%, le travail manuel qui « reste à charge » des équipes comptables est divisé par 2. Mieux vaut le savoir !

LE CONSEIL 👉soyez vigilant sur le taux de lecture automatique annoncé par l’éditeur. Vérifiez bien si ce dernier est capable de s’engager contractuellement sur un taux minimum d’automatisation.

Un rapprochement 4 voies automatique

En 2 ans, les prix des travaux ont augmenté de 18% suite à la guerre en Ukraine. Dans ce contexte, s’assurer de la parfaite validité des montants facturés est devenu plus critique que jamais.

Pour atteindre cet objectif avec le meilleur niveau de productivité, les organisations peuvent s’appuyer sur le rapprochement automatique entre les données factures et les données présentes sur les situations de travaux (rapprochement 2 voies). Voire de compléter ce rapprochement avec les données issues des bons de commande (rapprochement 3 voies) et celles des réceptions (rapprochement 4 voies). 

Imaginons : d’un côté, une situation de travaux avec un taux d’avancement des travaux de 10%, validé par le chef de chantier, et de l’autre un fournisseur qui facture sur 12%. L’écart sera automatiquement détecté et un workflow de gestion du litige immédiatement engagé vers les bons interlocuteurs selon les règles métier de l’entreprise. Gain de temps, gain d’argent !

LE CONSEIL 👉 vérifiez que la solution choisie intègre le rapprochement automatique et sur quel niveau : 2, 3 ou 4 voies ?

Des workflows hautement personnalisables

Le développement de la plupart des acteurs du BTP et de l’immobilier s’opère par intégration de nouvelles entités au sein des groupes, par le biais d’acquisitions ou de fusions.

Il en résulte bien souvent un nombre important de filiales, de services, de corps de métier, de structures décisionnelles, de règles métier… mais aussi d’outils (ERP, système de gestion des chantiers…).

Ainsi, il n’est pas rare de constater chez nos clients que plusieurs milliers de routes de validation des factures (selon les montants, les chantiers, les lots etc.) sont nécessaires pour répondre à tous les cas d’usage d’un constructeur ou promoteur.  

C’est un fait : pouvoir adapter très finement les workflows aux besoins de l’organisation et être en mesure de les faire évoluer très rapidement est essentiel. Sans agilité, pas d’efficacité !

LE CONSEIL 👉 Prenez garde au niveau de paramétrabilité de la solution. Combien de workflows peut-elle gérer ? Repose-t-elle sur un socle BPM ? Quelle est l’expérience de l’éditeur avec des acteurs du BTP et de l'immobilier ? 

Des applications mobiles pour des valideurs nomades

 Last but not least ! Une des particularités majeures de la construction est son activité par chantier. De fait, une partie des collaborateurs sont habitués à être mobiles et travaillent d’un site à l’autre.

Parmi ces collaborateurs nomades, se trouve des dizaines d’acteurs pouvant intervenir chaque jour en temps réel au sein des worklfows pour valider une situation de chantier, recevoir des notifications ou intervenir sur un litige facture.

Offrir une déclinaison mobile de la solution est indispensable pour favoriser la collaboration entre les nombreux intervenants, et fluidifier la gestion des workflows par chantier.

LE CONSEIL 👉 Veillez non seulement à l’accessibilité de la solution via mobiles et tablettes, mais également à l’ergonomie des écrans et la qualité de l’expérience utilisateur qui accélèreront le taux d’adoption.

Conclusion

L'évolution vers la facturation électronique obligatoire à partir de 2026 soulève des questions quant à l'avenir des situations de travaux dans les secteurs BTP et promotion immobiliere. Bien que distinctes des factures fournisseurs, ces situations restent essentielles pour le suivi et la validation des paiements dans le domaine de la construction. La réforme de la facturation électronique ne les concerne pas directement, mais elle met en lumière la nécessité pour les entreprises de trouver des solutions efficaces pour intégrer et traiter à la fois les factures ET les situations de travaux.

La centralisation, la fluidification et la simplification du traitement de l'ensemble des documents du dossier facture deviennent ainsi des enjeux cruciaux. Les solutions de dématérialisation des factures et des documents comptables offrent un levier d'efficacité majeur pour la comptabilité fournisseurs, à condition qu'elles puissent aussi gérer la diversité des formats et des contenus des situations de travaux.

En outre, la personnalisation des workflows, l'intégration de données métier, le rapprochement automatique des données et la disponibilité des applications mobiles pour les valideurs nomades sont autant de critères importants à prendre en compte dans le choix d'une solution adaptée. En anticipant ces défis et en adoptant des solutions pertinentes, les entreprises du BTP et de l'immobilier peuvent optimiser leur gestion financière et leur efficacité opérationnelle dans un contexte de transition vers la facturation électronique.