Réforme facture électronique:
comment gérer le fichier EDI ?

Fichier EDI : définition 

Pour commencer, il est bon de rappeler ce qu’est un document EDI et sur quelles caractéristiques fondamentales il repose. Car nous allons le voir, flux EDI et facture électronique ont des points communs majeurs, et quelques différences aussi.

Un fichier EDI est avant tout un ‘flux structuré’

Qu’est-ce que l’EDI ? L’échange de données informatisées (EDI) est un échange électronique et automatique d’informations entre les systèmes d'information de deux organisations. Un message EDI s’appuie sur des messages normés et structurés. 

La transmission directe de données via l’EDI existe depuis des décennies. Elle s’est développée dans la plupart des transactions B2B, surtout dans des secteurs comme l’automobile, l’agroalimentaire ou la distribution. Les principaux cas d’usages de l’EDI concernent les documents commerciaux : commande EDI, facture EDI, bon de livraison, etc.

Normes EDI et format XML : des fondamentaux

Pour assurer une compréhension commune entre les différents systèmes informatiques, l’EDI s’appuie sur des normes (UN/EDIFACT, GS1, Peppol…). Ces normes EDI définissent les règles à suivre (quelle structure, quel contenu, quelle syntaxe ?) lors des échanges d’informations entre partenaires commerciaux. Il est alors ainsi possible d’extraire et d’exploiter ces données automatiquement grâce à des solutions logicielles.

Généralement, les factures émises dans un format structuré sont de type XML, bien qu’il existe d’autres formats type CSV ou JSON par exemple.

‘Flux structuré’, ‘fichier XML’… par ces attributs l’EDI actuel préfigure ce que seront les échanges de factures dès 2026.

Des flux EDI au cœur de la réglementation facturation électronique

Le dispositif de facturation de la réforme repose sur un principe : toutes les factures créées, émises et reçues entre assujetties à la TVA, s’échangent obligatoirement de manière électronique, par l’intermédiaire du portail public ou de plateformes privées partenaires. Pour garantir l’interopérabilité entre ces acteurs, l’administration fiscale a fait un choix : s’appuyer sur le standard européen EN 16931 (autrement dit sur des protocoles EDI).

Point clé n°1 : toujours des fichiers structurés et de l’XML

Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, trois formats socles seront acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) :

• Le format UBL (Universal Business Language)
• Le format CII (Cross Industry Invoice)
• Le format Factur-X

Tous les trois contiennent des données de facturation structurées - comme l’exige la réforme - au format XML.

UBL et CII ne sont rien d’autres que des formats EDI bien connus. Factur-X est un format de facture dit hybride, composé d’un fichier XML, et d’un fichier PDF/A-3 pour être lue autant par un humain que par la machine.

Point clé n°2 : ne pas confondre facture EDI standard et facture EDI spécifique

L’Etat ne pouvant pas prendre en compte l’intégralité des nombreux formats EDI spécifiques mis en place au fil des dernières décennies par les organisations, seuls les 3 formats socles (UBL, CII, Factur-X) sont acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF). En conséquence, il convient de distinguer désormais :

• Les formats EDI standard - acceptés par le PPF : factures UBL et factures CII.
• Les formats EDI spécifiques - non pris en charge par le PPF : tous les autres formats EDIFACT, Galia, Odette….

Que faire alors des factures EDIFACT ou Galia ? Heureusement, le dispositif de facturation mis en place dans le cadre de la réforme a prévu une solution pour ne pas pénaliser les entreprises ayant déjà investis lourdement dans des solutions EDI et des flux spécifiques avec leurs partenaires commerciaux. Quelle solution ? S’appuyer sur une PDP, seule habilitée à traiter d’autres formats de factures que les trois formats du socle

Quelles plateformes de dématérialisation pour traiter vos factures EDI ?

Vous l’avez compris, le choix de plateforme de dématérialisation de factures, dépendra des types de flux que vous échanger avec vos partenaires. Voici quelques conseils pour guider votre réflexion :

Etape 1 : auditez vos flux de factures

Evaluez tout d’abord la volumétrie de vos factures entrantes et sortantes selon leurs formats :

• Combien de factures EDI standard ?
• Combien de factures EDI spécifique ?
• Combien de Factur-X ?
• Combien de factures PDF ? Papier ?...

N’oubliez pas de considérer également le nombre de factures domestiques vs internationales. Il est bon de rappeler que les factures internationales ne sont pas concernées par l’obligation de e-invoicing. Sur ce périmètre, l’échange de factures papier ou PDF sera toujours autorisé, au-delà de 2026. Ce sera aussi le cas des formats spécifiques à certains pays, créés au fur et à mesure des différentes réglementations nationales. C'est le cas par exemple du format Fattura-PA en Italie.

Posez-vous alors la question : souhaitez-vous également automatiser l’intégration comptable des factures internationales ? C’est un point à prendre en compte lorsque vous choisirez votre partenaire.

Etape 2 : adaptez votre choix de plateforme en conséquence

Une fois vos différents types de flux identifiés, le choix d’une plateforme de dématérialisation sera plus simple. Sachez que :

• Concernant les factures EDI spécifiques (Galia, EDIFACT…) : le recours à une PDP est indispensable
• Dans tous les autres cas : recourir au PPF avec l’aide d’un Opérateur de Dématérialisation (OD) permettra de répondre à vos besoins. De nombreux services sont ici possibles : rapprochement automatique, workflows de validation, gestion des modes de sécurisation (signature électronique, piste d audit fiable, EDI Fiscal)...

   

  

Représentation des différents scénarii possibles, avec nos recommandations de plateforme. Une plateforme mixte (à la fois OD/PPF et PDP) sera l’option idéale pour gérer plusieurs types de flux.

Pourquoi recourir à une plateforme mixte OD et PDP pour traiter ses factures ?

S’appuyer sur une plateforme capable de jouer à la fois le rôle d’OD et de PDP, plutôt que sur une plateforme PDP unique, est la seule façon pour les organisations de disposer des coûts de traitement les plus adaptés à chaque type de formats.

En effet, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires doivent supporter les coûts d’infrastructure et de sécurisation élevés qu’impose le SecNumCloud. Selon les estimations, ce surcoût devrait être de l’ordre de 10 à 20%. Certes, ce surcoût devra être consenti dans le cas des factures EDI spécifiques ; puisque seules les PDP seront habilitées à les traiter. Mais dans tous les autres cas, pourquoi payer plus cher avec un PDP, ce que les Opérateurs de Dématérialisation sauront faire efficacement et moins cher ?

C’est pour ces raisons - permettre à nos clients de traiter intelligemment tous les formats de factures au meilleur coût - qu’ITESOFT a choisi un positionnement unique sur le marché : une plateforme mixte, à la fois OD/PPF et PDP. 

*Le nouveau calendrier de la réforme facturation électronique a été précisé dans un amendement (N° I-5395) au Projet de Loi de Finances (PLF) pour 2024. 
🔸1er septembre 2026 : obligation d'émission pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
🔸1er septembre 2027 : obligation d'émission pour les PME/TPE.

N’hésitez pas à consulter notre site pour découvrir la solution de facturation électronique ITESOFT ITESOFT prenant en charge tous les flux EDI et non EDI ; ou à prendre RDV avec notre expert