Réforme facture électronique:
comment gérer le fichier EDI ?

Fichier EDI : définition 

Pour commencer, il est bon de rappeler ce qu’est un document EDI et sur quelles caractéristiques fondamentales il repose. Car nous allons le voir, flux EDI et facture électronique ont des points communs majeurs, et quelques différences aussi.

Un fichier EDI est avant tout un ‘flux structuré’

Qu’est-ce que l’EDI ? L’échange de données informatisées (EDI) est un échange électronique et automatique d’informations entre les systèmes d'information de deux organisations. Un message EDI s’appuie sur des messages normés et structurés. 

La transmission directe de données via l’EDI existe depuis des décennies. Elle s’est développée dans la plupart des transactions B2B, surtout dans des secteurs comme l’automobile, l’agroalimentaire ou la distribution. Les principaux cas d’usages de l’EDI concernent les documents commerciaux : commande EDI, facture EDI, bon de livraison, etc.

Normes EDI et format XML : des fondamentaux

Pour assurer une compréhension commune entre les différents systèmes informatiques, l’EDI s’appuie sur des normes (UN/EDIFACT, GS1, Peppol…). Ces normes EDI définissent les règles à suivre (quelle structure, quel contenu, quelle syntaxe ?) lors des échanges d’informations entre partenaires commerciaux. Il est alors ainsi possible d’extraire et d’exploiter ces données automatiquement grâce à des solutions logicielles.

Généralement, les factures émises dans un format structuré sont de type XML, bien qu’il existe d’autres formats type CSV ou JSON par exemple.

‘Flux structuré’, ‘fichier XML’… par ces attributs l’EDI actuel préfigure ce que seront les échanges de factures dès 2026.

Des flux EDI au cœur de la réglementation facturation électronique

Le dispositif de facturation de la réforme repose sur un principe : toutes les factures créées, émises et reçues entre assujetties à la TVA, s’échangent obligatoirement de manière électronique, par l’intermédiaire de plateformes privées partenaires (voir la liste des PDP). Pour garantir l’interopérabilité entre ces acteurs, l’administration fiscale a fait un choix : s’appuyer sur le standard européen EN 16931 (autrement dit sur des protocoles EDI).

Point clé n°1 : toujours des fichiers structurés et de l’XML

Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, trois formats socles seront acceptés :

• Le format UBL (Universal Business Language)
• Le format CII (Cross Industry Invoice)
• Le format Factur-X

Tous les trois contiennent des données de facturation structurées - comme l’exige la réforme - au format XML.

UBL et CII ne sont rien d’autres que des formats EDI bien connus. Factur-X est un format de facture dit hybride, composé d’un fichier XML, et d’un fichier PDF/A-3 pour être lue autant par un humain que par la machine.

Point clé n°2 : ne pas confondre facture EDI standard et facture EDI spécifique

Les entreprises n'ont pas attendu la réforme et ses 3 formats socles pour échanger des factures de façon structurée. Ainsi, de très nombreux formats EDI spécifiques ont été mis en place au fil des dernières décennies par les organisations. En conséquence, il convient de distinguer désormais :

• Les formats EDI standard  : factures UBL et factures CII.
• Les formats EDI spécifiques : tous les autres formats EDIFACT, Galia, Odette….

Que faire alors des factures EDIFACT ou Galia ? Heureusement, le dispositif de facturation mis en place dans le cadre de la réforme a prévu une solution pour ne pas pénaliser les entreprises ayant déjà investis lourdement dans des solutions EDI et des flux spécifiques avec leurs partenaires commerciaux. Quelle solution ? Permettre aux PDP, d'offrir des services optionnels pour, par exemple, traiter d’autres formats de factures que les seuls trois formats du socle.

Quelles plateformes de dématérialisation pour traiter vos factures EDI ?

Vous l’avez compris, le choix de plateforme de dématérialisation de factures, dépendra des types de flux que vous échanger avec vos partenaires. Voici quelques conseils pour guider votre réflexion :

Etape 1 : auditez vos flux de factures

Evaluez tout d’abord la volumétrie de vos factures entrantes et sortantes selon leurs formats :

• Combien de factures EDI standard ?
• Combien de factures EDI spécifique ?
• Combien de Factur-X ?
• Combien de factures PDF ? Papier ?...

N’oubliez pas de considérer également le nombre de factures domestiques vs internationales. Il est bon de rappeler que les factures internationales ne sont pas concernées par l’obligation de e-invoicing. Sur ce périmètre, l’échange de factures papier ou PDF sera toujours autorisé, au-delà de 2026. Ce sera aussi le cas des formats spécifiques à certains pays, créés au fur et à mesure des différentes réglementations nationales. C'est le cas par exemple du format Fattura-PA en Italie.

Posez-vous alors la question : souhaitez-vous également automatiser l’intégration comptable des factures internationales ? C’est un point à prendre en compte lorsque vous choisirez votre partenaire.

Etape 2 : adaptez votre choix de plateforme en conséquence

Une fois vos différents types de flux identifiés, le choix d’une plateforme de dématérialisation sera plus simple. 

• Assurez-vous lors du choix de la PDP, que cette derniere sait traiter vos flux EDI spécifiques (Galia, EDIFACT…) et les convertir dans un des formats acceptés par l'administration fiscale. Toutes ne le feront pas !
• Evaluez les PDP au-delà de la seule question des flux EDI. Identifiez-bien les services additionnels dont vous auriez besoin (Détection des fraudes ? Dématérialisation des autres documents du dossier de facturation : devis, contrat, situation de travaux, lettre de douane, commande, livraison ... ? Outils de reporting financier ? Gestion des factures internationales ? ...) 

Un modèle d'évaluation des PDP prêt à l'emploi pour faciliter votre recherche de plateforme de facturation électronique

Puisque le recours à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire sera obligatoire dès 2026 pour l'échange de factures interentreprises, autant faire le bon choix.

Mais comment différencier les PDP ?

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*Le nouveau calendrier de la réforme facturation électronique a été précisé dans un amendement (N° I-5395) au Projet de Loi de Finances (PLF) pour 2024. 
🔸1er septembre 2026 : obligation d'émission pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
🔸1er septembre 2027 : obligation d'émission pour les PME/TPE.