Reporting financier : comment l'accélérer et le fiabiliser ?

De nouvelles priorités pour les DAF : cash management et pilotage de la performance

Faire face à un environnement incertain

L'environnement économique et géopolitique instable, couplé à la variation des taux d'intérêt et à une inflation persistante, impose de nouvelles priorités aux directions financières. Ainsi, selon le rapport 2024 PwC-DFCG, la gestion du cash et le pilotage de la performance deviennent les deux sujets prioritaires des directeurs financiers. Le témoignage d’un DAF interrogé dans l’étude est à ce titre particulièrement éclairant :

Des besoins accrus pour un cash management optimisé

Face à la pression économique, les DAF veulent fiabiliser les prévisions de trésorerie. La gestion du cash, des financements et de l'investissement est aujourd’hui devenu la première priorité des Directeurs Financiers. Cette préoccupation se traduit notamment par un suivi renforcé des indicateurs liés aux encaissements / décaissements, au besoin en fonds de roulement (BFR) , et un soin particulier apporté à la relation bancaire.

En quête d’un pilotage de la performance plus efficace

Le pilotage de la performance financière s'impose comme la deuxième priorité des DAF. L'objectif est double : prendre des décisions rapides et éclairées à court terme, tout en se concentrant sur le temps long, en saisissant les nouvelles opportunités business. Pour ce faire, les DAF doivent anticiper des scénarios, parfois inédits.

Ces nouvelles priorités des DAF ont un impact : elles nécessitent de disposer de reportings plus fréquents, construits sur la base d’informations de qualité, complètes et à jour. Pas si simple. Des obstacles existent. Les connaître vous permettra de mieux les contourner.

Les obstacles fréquents à la réalisation du reporting financier

Des données dispersées et non standardisées

L'un des principaux défis auxquels sont confrontées les grandes entreprises est la dispersion des données financières à travers différents systèmes, départements voire filiales. Cette fragmentation rend difficile la collecte et la consolidation des informations nécessaires au reporting. En outre, l'absence de standards communs pour la saisie et le stockage des données peut entraîner des incohérences et des erreurs lors de la consolidation.

Le reporting : trop chronophage ?

Des processus de reporting manuels chronophages

De nombreuses entreprises s'appuient encore trop largement sur des processus manuels pour collecter, traiter et analyser les données financières. Ces méthodes sont non seulement chronophages, mais aussi sujettes aux erreurs humaines. Elles limitent également la capacité des équipes financières à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l'analyse et la planification stratégique.

Dans ces conditions, on comprend aisément que les reportings manuels opérés dans des fichiers Excel font partie du passé. Mais ce n’est pas tout, de nouveaux défis sont apparus…

Les nouveaux défis et solutions pour un reporting financier plus fiable et temps réel 

Capter toutes les données comptables

Un outils de reporting n’est efficace que s'il est en mesure de s'appuyer sur des données ‘exhaustives’. Quels que soient leurs canaux d’entrée ou leurs formats. Or, l’enjeu est de taille : selon Gartner, 60% de l’information dans les organisations est partagé dans un format non structurée (comme des documents papier ou des fichiers images). Résultat : ces données sont inexploitables directement par un ERP, un outil de costing ou de trésorerie.

LA SOLUTION : la capture d’information multicanale
Recourir à des technologies de capture multicanale (flux papier et électronique) et de traitement intelligent de documents permet de récupérer 100% de l’information pour alimenter les différents systèmes d’information et outils de pilotage. 

Fiabiliser les données financières en entrée

Le principe du "Garbage In, Garbage Out" s'applique particulièrement bien au reporting financier. La qualité des données en entrée est cruciale pour obtenir des reporting de qualité en sortie… et in fine pour prendre les bonnes décisions. Les DAF doivent donc pouvoir compter sur des processus de vérification des données, systématisés, sur 100% des flux, et menés en amont de l’alimentation de leurs KPIs et rapports financiers.

LA SOLUTION : automatiser le contrôle des données comptables et financières
Face à la masse d’information à vérifier, l’automatisation des contrôles des documents (s’assurer de l’authenticité d’une facture ou détecter d’éventuels doublons par ex) et des données (contrôle de dates, recalcul de montants, présence de mention obligatoire…) est devenu incontournable.

Accélérer les remontées d'informations

Face à un environnement de plus en plus imprévisible, le DAF veut et doit ‘resserrer’ le pilotage de la performance, avec des indicateurs financiers mis à jour en temps réel. Car si l'imprévisible, par définition, ne se prévoit pas, il peut en revanche se piloter. Cela suppose cependant de disposer des informations au plus tôt.

LA SOLUTION : le traitement intelligent de documents et de données
La collecte, le traitement et la transmission plus rapides des données financières – grâce notamment aux solutions de digitalisation des processus financiers et à l'automatisation No-Touch– est devenu essentiel. Cette approche permet une prise de décision plus rapide face aux changements soudains de l'environnement économique.

"Dans l'ère numérique, le reporting financier ne se limite plus à des rapports statiques.
C'est un processus continu de collecte, d'analyse et de présentation des données financières
en temps réel."

Garantir la conformité réglementaire et la traçabilité financière

Piste d’audit fiable, CSRD, e-reporting… Les exigences légales et normatives imposent une transparence accrue et des contrôles plus stricts.

LA SOLUTION : la digitalisation des processus financiers
Des processus partiellement digitalisés restent insuffisants. Seuls des systèmes digitalisés de bout-en-bout, peuvent garantir l’auditabilité et la traçabilité de toutes les données et opérations financières, de leur source jusqu'à leur intégration dans les rapports finaux.

Dématérialisation, Data visualisation, IA, Robotisation

Les défis sont conséquents et pour les relever, le levier technologique est clé. Les entreprises l’ont bien compris. Comme le note l’étude PwC-DFCG, elles comptent tirer parti des évolutions de l’IA et de la mise en place de solutions de dématérialisation, d’automatisation et de data visualisation.

Priorité d’investissements des directions financières d’ici à 3 ans, dans les technologies digitales
Source : PwC | Priorités 2024 des directions financières

Cas d'usage : les apports de la dématérialisation des factures dans une stratégie d'amélioration du reporting financier

Parce qu’elles donnent une vision sur l’activité de l’entreprise, ses achats, ses ventes, les données de facturation sont essentielles pour construire une vision globale de la performance. Streamline Invoices est une solution SaaS qui automatise le traitement de ces données de facturation. Elle centralise l’information, améliore l’efficacité opérationnelle, accélère les reportings et fiabilise les prévisions financières. Explications.

"Le reporting financier est l'art de transformer des données brutes en informations exploitables pour prendre des décisions éclairées. C'est le pont entre les chiffres et la stratégie d'entreprise."

La centralisation des données comptables et financières

Streamline Invoices capte et concentre l’ensemble des documents connexes au bon traitement de la facture (devis, demande d’achat, bon de commande, bon de livraison,…). Toute la donnée, structurée ou non, est enfin centralisée :

• 100% des flux fournisseur et client
• Tous canaux : courrier, email, EDI, Chorus pro
• Tous formats : papier, Factur-X, PDF, UBL, EDIFact...

Cette centralisation facilite l'accès à l'information, améliore la cohérence des données et conditionne in fine la vision globale de la situation financière de l'entreprise.

La solution Streamline Invoices concentre en un seul point tous les flux des dossiers facture

L’automatisation de la collecte et du contrôle des données de facturation

Grâce à ses robots d’IA, la solution extrait et contrôle automatiquement les données présentes sur 100% des documents, avant tout traitement métier. De par ses vérifications métier, anti-fraude et de conformité, Streamline Invoices fiabilise les transactions.

• Contrôles métier (montants, taux, dates, correspondance masterdata etc)
• Détection de suspicions de fraudes (faux RIB, faux fournisseurs, fausses factures)
• Contrôles de conformité réglementaire en France et à l'international (données de facturation ou de paiement, annuaire, gestion du cycle de vie des factures, connexion aux plateformes étatiques CTC…) 

Cette automatisation réduit les erreurs de saisie et vérification manuelle, aide à lutter contre la fraude et accélère considérablement le processus de reporting.

Les contrôles avant traitement métier sont indispensables.
Cela inclut aussi la détection de suspicions de fraudes

La génération de KPI et de tableaux de bord dynamiques et personnalisés

La solution Streamline Invoices centralise, extrait et contrôle toutes les données de facturation. Ainsi, son module BI (Business Intelligence) bénéficie en temps réel de données exhaustives et fiabilisées. Un véritable cockpit 360 permet de restituer via des dashboards les données de pilotage à plusieurs niveaux et en fonction du profil de l'utilisateur :

• Une vision DAF avec un tableau de bord financier, donnant une vision précise des transactions en achat et en vente par période donnée.
  Elle offre une visibilité parfaite sur les décaissements / encaissements, sécurisant le prévisionnel de trésorerie et l'évaluation de la santé financière. 
  Des indicateurs de performance sont également partagés au DAF. Il peut, par exemple, mesurer l'efficacité opérationnelle du traitement des factures (efficacité des équipes, taux d'automatisation, délai moyen d'approbation par service, etc.) ou suivre en temps réel les délais de paiement ainsi que l'écart à l'échéance.
• Une vision comptable avec un tableau de bord dédié au responsable comptabilité, délivrant une synthèse des données comptables issues directement des factures.
  Elle offre une visibilité au quotidien sur l'ensemble des tâches à réaliser, le reste à faire et les erreurs ou litiges à traiter.
  Des indicateurs clés lui permettent de faire un suivi opérationnel et précis du traitement des factures par statuts (reçues, validées, en litige, mise en attente, rejetées...), par canal de réception (mail, papier, OD/PPF, PDP...), par fournisseurs, etc.
   

L’application BI graphique et intuitive de Streamline Invoices délivre des rapports
et indicateurs clés de performance dédiés aux DAF et aux comptables

Conclusion

L'accélération et la fiabilisation du reporting financier sont véritablement devenus des enjeux cruciaux pour les DAF. La dématérialisation des factures boostée à l’IA et l'automatisation des processus de reporting apparaissent comme des leviers incontournables. En adoptant ces solutions, les directions financières peuvent non seulement optimiser leur gestion du cash et leur pilotage de la performance, mais aussi gagner en agilité et en résilience face aux nouveaux défis de la "permacrise".