Piste d'audit fiable et facture électronique obligatoire : cap sur la conformité

La réforme sur la facture électronique a conforté 2 aspects réglementaires essentiels : 

• Le maintien des trois principes validant la valeur fiscale d’une facture. (Authenticité de l’origine de la facture, intégrité de son contenu et sa lisibilité) ; 
• Le maintien des trois modes de sécurisation des factures. (Echange de données informatisées avec liste récapitulative et fichier des partenaires, signature électronique avec certificat RGS** et Piste d’Audit Fiable).  

La Piste d’Audit Fiable complète la facture électronique 

Comme l’explique Thibaut Hénique – Avocat associé du Cabinet Fidal, l’utilité de la piste d’audit fiable reste entière, le périmètre couvert par la PAF étant bien plus large que celui de la réforme à savoir l’échange de factures électroniques.  

« Le maintien de la Piste d’Audit Fiable est toujours pertinent. Car elle permet d’authentifier la réalité de l’opération de facturation dès l’accord et la commande ».  Thibaut Hénique – Avocat associé du Cabinet Fidal, 

La facture électronique renforce la Piste d’Audit Fiable 

La Piste d’Audit Fiable sera désormais alimentée des factures et des statuts fournis par le nouveau système de facturation instauré par l’administration elle-même et qui, de fait, sera réputé fiable. La Piste d'Audit Fiable est ainsi renforcé par la facture électronique.  Et grâce à cela, il sera plus simple pour les entreprises de démontrer l’authenticité de leur facture, leurs origines, leurs statuts de traitement…. 

« La conséquence de la réforme sur la facture électronique, c’est de renforcer la Piste d’Audit Fiable »  Cyrille Sautereau  – Président du FNFE  

Au-delà des traditionnels gains de productivité, la dématérialisation des factures et l’automatisation des processus achats-fournisseurs permet de faciliter la création, la mise à jour et la documentation de la Piste d’Audit Fiable.

Des contrôles permanents

Bien souvent, l’automatisation des processus permet de pallier un contrôle interne empirique, basé sur des contrôles parfois manuels ne laissant pas de traces. Automatiser les processus et les contrôles (contrôle de présence des mentions légales sur la facture, vérification de l’existence du fournisseur dans l’ERP, rapprochement commandes/factures/livraisons…), revient à rendre ces contrôles systématiques. Cela répond ainsi à l’exigence de « permanence » de la Piste d’Audit.

Soulignons par ailleurs, que l’automatisation des contrôles, appliquée au plus tôt, sur l’ensemble des documents et leurs données, renforce significativement la lutte contre la fraude (fraude aux faux fournisseur, fausses factures, faux RIB…). Un atout de taille pour les directions financières.

Une traçabilité de bout-en-bout

Automatiser les processus et les contrôles dans un contexte dématérialisé, c’est aussi en conserver une preuve électronique, horodatée, avec la possibilité de retracer l’ensemble des actions et des intervenants tout au long de la vie de la facture. Cette fois, c’est l’exigence de « documentation » de la Piste d’Audit qui est adressée.