Gestion de la relation fournisseur I Comment l'optimiser ?

SOMMAIRE :

Transformer le fournisseur en partenaire

Définition SRM / gestion des fournisseurs

Bénéfices de l'automatisation dans la relation fournisseur

Entretenir une relation acheteur fournisseur de qualité

Transformer le fournisseur en partenaire

Les nouveaux enjeux
de la relation fournisseur

Parce qu’elle fait face à de nouveaux défis, la gestion des relations avec les fournisseurs est plus stratégique que jamais.

L’enjeu de conformité d’une part, ne cesse de croître avec l’apparition de nouvelles réglementations (devoir de vigilance, lutte contre le travail dissimulé, lutte contre la corruption, respect des délais de paiement…).

Aujourd’hui, l’entreprise doit s’assurer de la fiabilité de ses futurs prestataires. La mise en place d’une base fournisseurs de qualité et des procédures digitalisées de collectes d’informations, permettent à l’entreprise de vérifier l’identité de ses fournisseurs pour gérer au mieux les risques de fraude, de corruption et le risque de travail dissimulé.

Ces dernières années, le développement des échanges commerciaux a par ailleurs modifié les rapports de force : le statut du fournisseur est de plus en plus celui d’un partenaire véritable créateur de valeurs pour l’entreprise.

A ce titre, les organisations doivent travailler leur attractivité pour mieux les fidéliser. Cela passe par exemple, par de nouveaux modes d’interactions digitaux plus collaboratifs et plus fluides ou des processus automatisés permettant d’accélérer les délais de paiements et de piloter en temps réel sa relation fournisseurs.

60%

du chiffre d'affaires des entreprises européennes. C'est ce que représente en moyenne les achats.

Eurostat

58%

des acheteurs travaillent
leur attractivité
auprès des fournisseurs

Etude AgileBuyer - CNA

Définition SRM / gestion des fournisseurs

Qu’est-ce que la gestion des fournisseurs ?

La gestion de la relation fournisseur - également appelée SRM pour Supplier Relationship Management - est une composante clé de la performance des organisations.

Elle consiste à évaluer les fournisseurs de l’entreprise, identifier ceux qui sont stratégiques pour l’activité et gérer les interactions avec chacun d’eux afin de maximiser la valeur de la relation fournisseur - acheteur.

Gérer les fournisseurs au travers de processus manuels et papier est un processus complexe et chronophage. Difficile dans ces conditions de disposer d’une parfaite connaissance fournisseurs ou d’être en mesure de répondre en temps réel aux demandes de ces derniers sur le traitement des factures...
De fait, la maîtrise de la donnée – exhaustive, fiable, temps réel - est le socle d’une bonne relation fournisseurs. Seul le recours à des outils de digitalisation des documents et d’automatisation des processus achat et de traitement des factures permet d’y parvenir.

Bénéfices de l'automatisation dans la relation fournisseur

Une gestion des fournisseurs de plus en plus performante

Une relation fournisseurs de qualité est à la fois un gage de performance et de maîtrise des risques.

Mettre les fournisseurs au centre, en embarquant un portail enrichi de fonctions SRM dans son processus Procure-to-Pay digitalisé, permet une simplification des échanges d’informations (via chat live, consultation libre-service, dépôt de documents en ligne…) et une meilleure connaissance fournisseurs – KYS – mise à jour en permanence.

La digitalisation de la relation fournisseurs offre de nombreux avantages :

Productivité accrue des équipes comptables
Jusqu’à 30% du temps de travail des comptables est passé à répondre aux requêtes des fournisseurs (recherche d’un document, du statut d’une facture…). La mise en place d’un portail collaboratif libère d’autant les comptables tout en améliorant l’autonomie et la visibilité des fournisseurs.
Satisfaction et fidélisation des fournisseurs
La maîtrise des conditions de paiement est cruciale, pas seulement sur le plan réglementaire mais aussi pour la rétention des fournisseurs stratégiques. Il en va de même pour la fluidité des interactions entre les deux parties. La digitalisation de la relation fournisseur répond à ces exigences d’immédiateté et de simplicité, elle fidélise les fournisseurs au travers d’une approche partenariale.
Conformité réglementaire (LCB-FT, LME, Sapin II...)
L’entreprise doit aujourd’hui s’assurer de la fiabilité de ses fournisseurs sur de très nombreux critères. L’automatisation permet de systématiser les contrôles sur l’ensemble des informations fournisseurs - dès leur onboarding et tout au long de la relation. A la clé : une réelle vision KYS (Know Your Supplier).
Réduction des risques de fraude notamment au faux fournisseurs
Selon l’étude Euler Hermes – DFCG, 7 entreprises sur 10 ont été victimes de tentatives de fraude l’an dernier. Et la moitié de ces tentatives concernent des fraudes au faux fournisseurs. La mise en place de contrôles automatisés, sur 100% des documents, dès réception, fiabilise toute la chaîne Procure-to-Pay et renforce la gestion du risque fournisseur.
Pilotage de la relation fournisseur plus efficace
Le socle d’une bonne gestion des fournisseurs est la maîtrise de la donnée, complète, fiable, en temps réel. En automatisant la capture de l’ensemble des documents et des informations fournisseurs et en les centralisant en temps réel dans un dashboard, le pilotage de la performance devient beaucoup plus simple et efficace.

Entretenir une relation acheteur fournisseur de qualité

Focus sur les délais de paiement aux fournisseurs

Payer ses fournisseurs dans les temps constitue le socle d’un partenariat vertueux.

C’est aussi une obligation. Encadrée depuis 2008 par la loi sur la modernisation de l’économie (LME) et contrôlée par la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF). Pour rappel, les délais de paiement interentreprises ne doivent pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois.

On observe depuis des années, un durcissement des sanctions pour non-respect des délais de paiement avec des amendes pouvant désormais aller jusqu’à 2 millions d’Euros par société. En 2020 plus de 900 établissements ont été contrôlés, donnant lieu à 182 procédures, pour un montant total de près de 30 millions d’euros.

L’automatisation du traitement des factures fournisseurs redonne la pleine maîtrise des délais de paiement et sécurise la qualité de la relation fournisseurs. C’est aussi l’opportunité d’optimiser sa trésorerie (en payant à l’échéance) ou de bénéficier d’espcomptes (pour paiement anticipé).