SOMMAIRE :

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Introduction

De la dématérialisation des documents à l’IDP

Longtemps, mettre en place la dématérialisation des documents s’est limitée à « scanner » des documents papier, appliquer des OCR et alimenter un système de gestion électronique des documents (GED) ou d'archivage électronique.

Aujourd’hui, les organisations ont besoin de nourrir en temps réel leurs processus métier en informations qualifiées, de prendre en charge toujours plus de nouveaux formats et canaux et de détecter les risques croissant de fraudes et de non-conformité.

Avec la décennie 2020, la dématérialisation se réinvente.
Elle bascule dans l’ère du traitement intelligent de documents (IDP – Intelligent Document Processing) basé sur des robots et des moteurs d’IA toujours plus performants. A la clé: une amélioration de l’expérience pour les clients/usagers, plus de productivité et de sécurité pour les organisations.

Désormais, les projets de dématérialisation concernent tous les flux :

  • Documents papier et documents numériques
  • Courriers entrants (salle courrier digitale)
  • Factures fournisseur
  • Dossiers client (ouverture de compte, demande de droit, octroi de crédit...)
  • Justificatifs (bulletin de salaire, pièce d'identité, RIB...) 

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Le traitement intelligent de documents : levier clé de votre transformation digitale

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Tendances de la dématérialisation

Les nouveaux enjeux de la dématérialisation

Capter toute la donnée, fiable, en temps réel, est essentiel dans un monde digital. C’est LE socle indispensable à la performance des processus métier. Or, capter cette donnée est une tâche de plus en plus complexe :

  • Explosion du volume d’information à traiter (x4 de 2020 à 2023)1
  • Majorité de contenus non structurés inexploitables par le SI (plus de 60%) 1

Parallèlement, les clients exigent toujours plus d’immédiateté et imposent de fait aux organisations de traiter toujours plus de flux, plus complexes, plus rapidement. De fait, automatiser l’extraction et le traitement des données clés s’impose.

Tirant parti de la puissance du cloud, plus rapide à mettre en œuvre, plus intelligente, plus sécurisée, la dématérialisation des documents  nouvelle génération répond à ces nouveaux enjeux et aide les organisations à accélérer leur transformation digitale.

Projet de dématérialisation des documents :
Les clés pour gagner en performance

Découvrez l’étude sur la dématérialisation des documents menée par Archimag auprès de +160 professionnels, tous secteurs confondus.

  • Quels documents dématérialiser ?
  • Pour quels bénéfices ?
  • Quelles sont les nouvelles technologies de traitement de documents ?

"Pour gérer la nouvelle complexité avec des temps de réponses immédiats, les technologies de traitement de documents doivent devenir intelligentes"

Focus sur l'intelligence artificielle

L’IA au cœur de la dématérialisation des documents

Dès l’origine, la dématérialisation des documents s’est appuyé sur l’IA. L’utilisation de réseaux de neurones, est à la base de la reconnaissance automatique de caractères (OCR / ICR) et du classement de document (RAD).

Depuis, les IA ont fait des bons en avant : Machine Learning, Deep Learning, Few Shot Learning… Avec l’explosion de la puissance de calcul, les progrès des modèles de langage, et la qualité des bases de données d’apprentissage, les IA sont plus efficaces, mieux entrainées. Les robots de lecture de documents traitent aujourd’hui des masses de documents client disparates en un temps record. Les justificatifs tâchés ou froissés, trop sombres, mal cadrés, déformés… peuvent désormais aussi être classés, analysés, lus, comparés, vérifiés… via l’IA.

Ces progrès bénéficient à tous :

  • L’IA aide les gestionnaires : ils traitent plus rapidement les flux de réclamations, les dossiers de sinistre ou les ouvertures de compte.
  • L’IA aide les clients : en prenant en charge tout type de document, elle simplifie l’expérience client.

Reste que ces bénéfices n’ont de sens que s’ils reposent sur une IA responsable ! la transformation digitale à l’ère de l’Intelligence artificielle méritait un nouveau cadre légal. C’est chose faite avec l’arrivée de la réglementation Européene AI ACT qui fixe enfin les règles pour l'utilisation d'IA sûres, transparentes, traçables, non discriminatoires et respectueuses de l'environnement.

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Points clés de la dématérialisation

Dématérialiser tous les documents, gérer tous les cas d’usages

L’harmonisation de l’expérience client, quel que soit le canal utilisé, est essentielle pour 71 % des Français4. Qu’il s’agisse de déclarer un sinistre, de demander un prêt immobilier ou solliciter une prestation sociale, ils souhaitent pouvoir partager des documents indifféremment par mail, courrier ou portail web ou mobile… au travers de « customer journey » simples et sans couture.

Face à la multiplicité des personna et des modes d’interaction, toutes les organisations sont confrontées à la même problématique : comment traiter de manière uniforme les documents transmis via ces différents canaux ?

Une véritable stratégie de capture omnicanal combinée à l'automatisation des processus métier répond aux enjeux de satisfaction client et d'efficacité opérationnelle.

La capture omnicanal permet de traiter automatiquement tout type de document, qu’il soit chargé sur un portail, reçu en pièce attachée d’un email ou numérisé en agence. Les solutions les plus performantes embarquent des robots de traitement intelligent de documents et de détection des fraudes basés sur l’IA qui extraient et contrôles toutes les données. Ces traitements peuvent être indifféremment réalisés en traitement par lot (backoffice) ou en temps réel lors du chargement d’un document par le client sur un portail (faire-faire) pour répondre à tous les comportements clients.

  1. AIIM, State of the IIM Industry 2020: Are You a Digital Transformation Leader or Follower?
  2. Accenture, Putting intelligent automation to work for federal, 2019
  3. Etude L’Assurance en Mouvement – ITESOFT, 2019
  4. LSA/HiPay, « L’omnicanalité, priorité des clients »