Facture électronique
Facture électronique obligatoire : 7 points clés
Facture électronique obligatoire : qui est concerné ? quand ? quels formats, données, modes d’échanges ?… Faites le tour du sujet en 7 points clés.
La facture électronique sera bientôt une réalité pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Le choix d’une plateforme de facturation s’impose à toutes. Faut-il opter pour le Portail Public de Facturation (PPF) ? Quelles seront ses fonctions ? Ses limites ? Existe-t-il des alternatives ? Tour complet du sujet.
Sommaire
L’e-invoicing marque le passage à la facture électronique obligatoire : fini l’échange de factures ‘papier’ ou PDF, directement entre clients et fournisseurs !
Avec l’e-invoicing, les entreprises assujetties à la TVA seront tenues d’échanger leurs factures uniquement sous forme de facture électronique* ; par l’intermédiaire du Portail Public de Facturation ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (qui seront des plateformes privées immatriculées par l’Etat).
L’e-invoicing s’applique aux factures domestiques en contexte BtoB. Il impose un certain formalisme auquel les entreprises devront s’adapter :
• Les factures devront respecter un format structuré (XML) ou hybride (XML + PDF)
• Elles devront contenir 26 données obligatoires (Siren, TVA, dates, …) dès la première vague de déploiement de la réforme. 8 données supplémentaires seront à fournir à partir du 1er janvier 2026.
Rappelons qu’une facture comporte actuellement 14 mentions obligatoires, là où le socle de la réforme en prévoit donc 26, à transmettre de façon structurée. De fait, cette nouvelle donne va contraindre les entreprises à renforcer leur référentiel client et fournisseur. Au risque sinon de se voir rejeter leurs factures.
A savoir : certaines informations utiles pour le traitement métier des factures (code chantier, code douane, numéro d’index ERP etc.) ne seront pas nécessairement présentes parmi les données structurées du e-invoicing. Pouvoir extraire automatiquement ces données via un service tiers est donc un besoin à prendre en compte pour tous ceux dont les besoins en dépendent ; sauf à revenir à un traitement manuel des factures.
*Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, qui contient des données ‘structurées’, pour être traitées informatiquement.
Le e-reporting désigne le fait de transmettre à l’administration fiscale certaines ‘données’ de facturation et de paiement ; en les déposant sur le Portail Public de Facturation.
Concrètement, l’obligation de e-reporting s’appliquera à toutes les factures non concernées par le e-invoicing, comme les factures BtoB internationales ou les factures BtoC et les encaissements. Selon la nature des opérations commerciales les données à transmettre diffèreront.
L’enjeu pour les entreprises ? La fréquence et le délai de ces e-reporting.
Prenons l’exemple des entreprises soumises au régime réel normal mensuel pour la TVA. Ces dernières devront fournir chaque mois quatre e-reporting :
• 3 dépôts (un par décade) pour les données de transaction
• 1 dépôt (pour le mois) pour les données de paiement
• A transmettre au plus tard 10 jours après la fin de chaque période
Satisfaire aux exigences du e-reporting, signifiera donc d’être capable de rassembler très vite, de nombreuses données de transaction commerciale ou de paiement provenant de différents flux, de différents systèmes d’informations comptables, sous différents formats… Une tâche qui pourrait s’avérer complexe et chronophage à défaut de disposer de fonctionnalités d’e-reporting automatisé!
La réforme prévoit que l'état de traitement des factures doit être communiqué au Portail Public de Facturation.
14 statuts permettront de renseigner le cycle de vie de la facture. Certains statuts seront ‘obligatoires’ (déposée, rejetée, encaissée, refusée) et d’autres ‘recommandés’ (mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, paiement transmis).
Les entreprises devront suivre le plus rigoureusement possible le traitement de leurs factures afin de communiquer ces statuts au Portail Public de Facturation.
Ces efforts des entreprises permettront-ils d’’améliorer la visibilité sur le traitement des factures ?
Pour l’administration fiscale certainement : en étant informé en quasi-temps réel des dépôts de factures et des encaissements l’état aura une vision de l’activité jamais connue à ce jour.
Pour les entreprises, qui sont majoritairement intéressées par la gestion des cas de litiges, les seuls 4 statuts obligatoires n’offriront pas la visibilité attendue. Les entreprises souhaitant favoriser la relation avec leurs fournisseurs en leur donnant la vision la plus complète du suivi de leur facture, devront bien anticiper ce point et envisager l’intégration des statuts non obligatoires tels que ‘ en litige’ ou ‘suspendu’.
Le Portail Public de Facturation est un service gratuit mis à disposition des entreprises par l’Etat dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.
Le PPF est inspiré de la plateforme Chorus Pro qui assure déjà depuis 2017 la dématérialisation des factures dans le cadre des transactions BtoG (Business to Government). Dès sa mise en place, le Portail Public de Facturation deviendra la nouvelle plateforme par défaut pour la transmission et la réception des factures digitales BtoB et BtoG.
Le Portail Public de Facturation est au cœur du nouveau dispositif de facturation. En centralisant et en transmettant les données de facturation et de paiement à la DGFiP, le PPF joue le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale.
Le PPF offrira aux entreprises des services minimums autour de 3 grandes fonctions :
Le PPF fournira gratuitement aux entreprises des services d’émission et de réception de factures électroniques. Pour autant, les entreprises devront bien évaluer leurs flux et leurs besoins car le portail public offrira uniquement des services minimums.
Pour illustration, voici quelques exemples, non exhaustifs, de ce que le PPF ne fera pas :Si le Portail Public de Facturation n’a pas été conçu pour répondre à toutes les particularités de
s entreprises, le dispositif de facturation mis en place par l’Etat ne s’arrête pas là. Il est complété de deux autres types d’acteurs :
Le rôle des OD et des PDP sera de proposer de nombreux services additionnels à valeur ajoutée.
Un Opérateur de Dématérialisation permettra d’automatiser de nombreuses tâches induites par la réforme comme la création des factures sortantes aux formats du socle (UBL, CII, Factur-X), les e-reporting, l’envoi des statuts du cycle de vie au PPF…. Certains OD pourront aussi palier aux limites du PPF en automatisant des contrôles métier spécifiques à l’entreprise, en réalisant le rapprochement automatique, ou en gérant l’envoi et la réception de factures internationales ou BtoC…
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires pourront remplir les mêmes fonctions que les OD avec la particularité de pouvoir également traiter les flux EDI spécifiques types EDIFact ou Galia (la liste officielle des plateformes partenaires sera publiée sur le site de la DGFiP).
Attention néanmoins : ces plateformes PDP devant démontrer un haut niveau de sécurité informatique afin d’être immatriculées par l’Etat (via des certifications Secnumcloud / ISO 27001), un surcoût de l’ordre de 10 à 20% vis-à-vis des OD, est à prévoir. D’où l’importance de bien comprendre les critères de choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire avant de s’engager.
Responsable communication et éditorial
Laurent rejoint ITESOFT en 2000. Directeur de Projet Marketing et diplômé de l’IAE d’Aix en Provence, il dispose d’une expérience de plus de 15 ans dans la production d’évènements, d’études et de contenus autour de la dématérialisation et de l’automatisation des processus.
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