5 facteurs clés de la dématérialisation des processus fournisseur

Selon Euler Hermès, le leader de l’assurance-crédit à l’échelle mondiale, le Délai Moyen de Paiement s’allonge : de 2007 à 2017, il a augmenté de 2 jours et atteint un niveau record de 66 jours ! Cette année, la tendance devrait se confirmer avec une augmentation d’un jour de ce Délai Moyen de Paiement ⁽¹⁾. Il est donc capital pour votre entreprise d’entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs. Heureusement, respecter les délais de paiement est une obligation légale qui peut facilement être honorée grâce à la dématérialisation du processus fournisseur. Un levier incontournable pour améliorer à la fois la productivité des équipes et la qualité de la relation avec vos fournisseurs. Mais comment sécuriser la réussite de ce type de projet ? ITESOFT accompagne les sociétés dans leurs projets de traitement des factures. Fort d’une expertise de plus de 30 ans dans le domaine de la dématérialisation des processus, nous avons listé les 5 facteurs clés qui vous permettront de mener à bien votre projet de dématérialisation des processus fournisseur.

Définissez des objectifs clairs et précis

Comme pour tout projet, la première étape consiste à définir les objectifs que vous souhaitez atteindre en entreprenant ce projet de dématérialisation. Grâce à la réalisation d’un audit de la situation actuelle, vous identifierez les actions à prioriser. En effet, si les objectifs peuvent être multiples, avoir une ligne directrice claire vous permettra de guider les équipes projet. En les définissant, gardez à l’esprit qu’il faut qu’ils soient quantifiables, afin que vous puissiez ensuite analyser l’impact de vos actions. Restez cohérent : en fixant des objectifs trop ambitieux, vous risquez d’épuiser vos ressources en interne.

Sponsorisez un projet transverse par la direction générale

Les principaux bénéfices d’un projet de dématérialisation sont une réduction de coûts et une augmentation de la productivité de vos collaborateurs. Il est donc clair qu’un projet de dématérialisation du processus P2P conduira à des changements de méthode de travail et d’organisation. Afin de susciter l’adhésion de votre organisation, valorisez ce projet dans le cadre d’une démarche globale de conduite du changement. Un tel projet provoque des changements au sein d’une société, il est capital d’ obtenir le soutien de la Direction Générale. Elle sera garante de la gestion de situations difficiles en proposant un arbitrage et en favorisant une meilleure adhésion des collaborateurs au projet. Communiquez sur votre projet et impliquez l’ensemble des acteurs qui seront impactés. Finalement, nommez des « utilisateurs référents » : ces ambassadeurs du projet seront des relais entre vous et les autres employés.

Adoptez des meilleures pratiques en les adaptant à votre organisation

Les meilleures pratiques que nous partageons avec vous sont le résultat de plus de 300 projets réalisés dans le domaine de l’ automatisation des processus fournisseur P2P. Vous ne pouvez cependant pas vous contenter de les appliquer à la lettre pour garantir le succès de votre projet. Chaque entreprise est unique : adaptez-les à la culture de la vôtre. Profitez de l’automatisation pour dépasser les modèles qui fonctionnent dans votre entreprise et standardiser au maximum vos pratiques pour pouvoir bénéficier de tous les avantages de la solution que vous avez choisie. Une solution trop personnalisée n’est pas forcément la meilleure ; une solution avec un workflow générique basé sur les bonnes pratiques, mais capable de s’adapter à vos besoins spécifique grâce à un paramétrage vous offrira plus de souplesse pendant et après le projet. Enfin, ne perdez jamais de vue les objectifs que vous vous êtes fixés. Assurez-vous que la solution choisie est celle qui y répondra le plus efficacement.

Gérez votre projet en mode AGILE pour une approche ROIste

Les méthodes Agiles ont l’avantage de fonctionner par itérations, ce qui permet de les tester rapidement. En moins de trois mois, vos « utilisateurs référents » pourront tester la solution. Pour ne pas ralentir votre projet, nettoyez vos référentiels fournisseurs, ce qui permettra d’accélérer l’automatisation. En impliquant votre DSI dès le début de la digitalisation du processus de comptabilité fournisseur, vous bénéficierez de son expertise technique, notamment au niveau de l’ intégration des ERP. Pour que l’ensemble des parties prenantes puisse suivre l’évolution du projet et proposer d’éventuelles recommandations pour en améliorer le fonctionnement, établissez des tableaux de bord sur la base de KPIs définis en amont du projet.

Sollicitez l’avis de vos fournisseurs

Seulement 19% ⁽²⁾ des grands entreprises françaises offrent de la visibilité à leurs fournisseurs quant au traitement de leurs factures. Utilisez la dématérialisation pour mieux communiquer avec vos partenaires. En leur permettant de consulter l’état de traitement de leurs factures via un portail fournisseur, vous mettez en place un système plus fluide. Vous instaurez ainsi un climat de confiance dans la relation fournisseur avec des preuves de remise des documents qui limitent considérablement les risques de litiges ou d’oubli. Leur expliquer les bénéfices qu’ils pourront en tirer plutôt que de leur imposer cette nouvelle pratique est la garantie du succès de votre projet. Finalement, profitez de ce changement pour redéfinir les bases de votre relation contractuelle (présence systématique du numéro de bon de commande sur la facture, mentions spécifiques...). Vous aurez ainsi à disposition toutes les pièces nécessaires en cas d’audit.

⁽¹⁾ Le délai moyen de paiement dans le monde atteint un niveau record en 10 ans (66 jours en 2017) - Article Euler Hermès - Mai 2018 ⁽²⁾ Name and shame : et la palme des pires retards de paiement en France revient à... l’Etat - Article Atlantico - Mars 2018