Procure-to-Pay. Placez les fournisseurs au centre : vous avez tout à y gagner !

L’importance de la gestion des fournisseurs est considérable : les achats représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes.

Développer une relation performante avec ses partenaires est de fait un enjeu stratégique des organisations. La piloter efficacement, c’est aussi répondre aux nouveaux challenges de la fonction finance : pilotage temps réel, respect des délais de paiement, obligation de vigilance, productivité des directions comptables et achats, fidélisation…

Une relation fournisseur de qualité est aujourd’hui gage de performance et de maîtrise des risques. D’où son rôle central, au cœur même du processus Procure-to-Pay. Tour d’horizon.  

Simplifier les échanges d’informations avec vos fournisseurs

Saviez-vous qu’en moyenne près de 25% du temps des équipes de comptabilité fournisseurs est passé à répondre aux requêtes de leurs interlocuteurs ? Connaître le statut de traitement de ses factures, demander un duplicata ….

Au-delà de la recherche de productivité, les organisations ont aussi compris l'intérêt d'avoir une logique de prévenance vis-à-vis de leurs partenaires. Le concept : leur partager à tout moment toute information pertinente dont elle dispose. L’impact ? La satisfaction fournisseur. Crucial pour de nombreuses industries compétitives.

1/4 du temps des comptables est passé à répondre aux demandes des fournisseurs Ardent Partner’s Accounts Payable Metrics that Matter in 2021

Répondre à ces enjeux implique de simplifier les échanges aux fournisseurs. Et la mise en place d’une solution de digitalisation du Procure-to-Pay enrichit d’un portail fournisseurs est alors salutaire.

Car en permettant de consulter en libre-service le suivi d’une facture ou d’accéder à ses contrats, les fournisseurs disposent d’un accès plus simple et temps réel à l’ensemble des documents et informations échangés les concernant. De cette transparence nait une relation de confiance, à même de transformer vos fournisseurs en partenaires… et de les engager dans une collaboration pérenne.

Ajoutons à cela les fonctions de dépôts de documents (factures, RIB, documents légaux…) ou de saisie de factures en ligne et l’on comprend aisément à quel point le portail peut aider les comptables à gagner un temps précieux tout en améliorant la qualité des référentiels.

Un portail intégrant des fonctions SRM permet une véritable unicité de la relation fournisseur grâce au partage et à la connaissance de données pertinentes, mises à jour au bon moment.

Alain Alleaume, expert fonction achat Altaris

Gérer les risques et la conformité de vos fournisseurs

La relation fournisseurs est un domaine de plus en plus régulé : lutte contre le travail dissimulé, devoir de vigilance ( RSE), loi Sapin II (lutte contre la corruption), lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ( LCB-FT) … Tout manquement à ces obligations expose les organisations à de lourdes sanctions financières et à des effets néfastes sur leur réputation.

Dès lors, garantir la conformité réglementaire et maîtriser le risque nécessite d’avoir une connaissance parfaite de ces derniers (KYS- Know Your Supplier).

Pas si simple tant l’information fournisseurs est souvent disséminée dans l’organisation.

Dans ce contexte, collecter toutes les données et documents pertinents, s’assurer de leur validité/authenticité et les centraliser au sein d’un référentiel communs aux directions achats et finance est essentiel.

Know Your Supplier

Procédures de collecte d’informations et documents fiables et actualisés pour valider l’identité de ses fournisseurs : KBIS, attestation de vigilance de l’URSSAF tous les 6 mois (contrat de plus de 5000€ HT), liste nominative des travailleurs étrangers hors CE ou attestation de non-emploi de salariés étrangers hors CE, IBAN, attestation d’assurance RC, documents de certification, chartes, licences…

Un travail complexe et chronophage qui peut être facilité là aussi par des solutions d’automatisation et la mise en place d’un portail enrichi de fonctions SRM (référencement, gestion de contrats et documents légaux, e-sourcing et évaluation des fournisseurs…).

Réduire la fraude dans le cycle du Procure-to-Pay

La fraude est une réalité : les tentatives de fraudes doublent chaque année, touchant désormais 7 entreprises sur 10 . Et lorsqu’ils visent le processus Procure-to-Pay les fraudeurs ont alors une préférence nette : la fraude au faux fournisseur. C’est LE risque n°1 représentant 54% des tentatives recensées.

La fraude au faux fournisseur représente 54% des tentatives de fraude Baromètre Euler Hermes / DFCG 2020

Se prémunir des risques de fraude documentaire implique des moyens adaptés. Pour être efficace, les contrôles doivent être systématiques et non sur échantillon, réalisés dès réception du document et non a posteriori, et menés à la fois sur les données et les documents (dans plus de la moitié des cas, la fraude repose sur un document : factures falsifiées, faux ordres de virement…).

Disposer d’une solution de digitalisation du P2P intégrant nativement de tels robots de détection de fraude fait désormais partie des incontournables. C’est précisément ce qu’ITESOFT propose dans son offre Streamline Invoices en s’appuyant sur des technologies uniques mises au point avec des laboratoires français, combinant des algorithmes exclusifs d’analyse d’images (IA, Altermétrie…) et de contrôle de cohérence des données (montant, Siret, IBAN, TVA intracommunautaire…).

Piloter la relation fournisseur en temps réel

67 % des DAF déclarent que la recherche d’agilité en matière de pilotage financier a été leur priorité en 2020. Disposer tout de suite de données exhaustives et de qualité est essentiel pour alimenter ses tableaux de bord et piloter efficacement sa relation fournisseurs.

Ce pilotage par la donnée, en temps réel, implique de fait de s’affranchir du papier et des processus manuels. Le préalable est donc de digitaliser son processus P2P. Grâce à cette visibilité temps réel, les organisations reprennent la main sur leurs délais de paiement.

29,9 m€ en 2020 : Montant total des sanctions pour retard de paiements auprès de 182 entreprises DGCCRF

Car payer ses partenaires commerciaux dans les temps est la base de toute bonne relation. C’est aussi une obligation à laquelle les organisations doivent se conformer : les mauvais payeurs sont désormais passibles d’une amende pouvant aller jusqu’à 2 millions d’euros avec publication nominative sur le site de la DGCCRF (Name & Shame).

En exploitant plus rapidement toute l’intelligence de la donnée rendu possible grâce à la digitalisation et à l’automatisation de leur processus, les entreprises maitrisent pleinement la gestion de leurs paiements. Elles sécurisent à la fois la satisfaction de leurs fournisseurs et leur risques financiers et réputationnels. Mieux : Selon Ardent Partners, 52% d’entre elles s’appuient sur ces données pour renégocier leur contrat ou bénéficier d’ escomptes pour paiement anticipé.

On le voit, « penser relation fournisseurs » est loin d’être anecdotique. C’est au contraire la garantie de tirer le meilleur de son projet de digitalisation du processus Procure-to-Pay vers encore plus de productivité, de fluidité, et de sécurité.