Procure-to-Pay. Optimisez vos processus, rendez-les plus adaptables

Les évolutions auxquelles font face les directions financières sont incessantes : nouvelles réglementations, acquisitions, fusions, réorganisations, changements d’ERP... Dans ce contexte, la capacité d’adaptation en temps réel du processus Procure-to-Pay est essentielle pour garantir une continuité d’activité opérationnelle, en toute circonstance, y compris lors d’évènements aussi imprévisibles que la crise sanitaire qui bouleverse l’ensemble des interactions et des modes opératoires. Comment disposer de processus adaptables ? Voici nos recommandations.

Découpler le processus Procure-to-Pay des systèmes ERP

Traiter le processus Procure-to-Pay comme une application à part entière, s’exécutant « à l’extérieur » de l’ERP est généralement considéré comme un gage d’agilité fort. Prenons un exemple concret pour l’illustrer : le rachat d’une entreprise. Cette dernière ne disposera pas nécessairement du même SI comptable que l’organisation mère. Dans ce contexte, seul un processus P2P indépendant pourra se connecter rapidement à tout nouvel environnement sans avoir besoin d’être modifié. Et c’est précisément ce qu’a pu expérimenter notre client Carambar & Co : une intégration simple et rapide des nouvelles sociétés acquises (Lutti, Terry’s Chocolate Company) sur leur processus socle.

Combiner pratiques globales et flexibilité locale

Qu’il s’agisse de sécuriser les délais de paiement, d’accélérer les clôtures comptables ou de piloter en temps réel la performance, les organisations ont besoin de gérer de plus en plus vite leur factures fournisseurs. Y répondre est d’autant plus complexe quand on considère la réalité des organisations comptables : en effet si l’harmonisation (des SI, des règles métier, des procédures) est parfois possible, le respect de nombreuses particularités métiers ou exceptions est souvent nécessaire. Gérer cette complexité impose des processus à la fois « gainant » et adaptables comme le souligne le Groupe Soufflet.

Les solutions P2P doivent à la fois être gainantes pour garantir le respect de nos procédures, et adaptables pour répondre aux besoins propres à une partie des métiers ou des flux.

Nathalie Peyre, Directrice des CSP de Groupe Soufflet  

Disposer d’une solution P2P reposant sur un socle BPM est alors un point fondamental pour garantir un processus entièrement adaptable. Le BPM permet de formaliser, centraliser et rationnaliser tous les modes de fonctionnement et tous les processus de l’organisation. Faire évoluer ces processus que ce soit pour des raisons internes ou de conformité devient alors très simple et rapide ; tout comme leur activation à l’ensemble des sites ou une partie d’entre eux.

Adapter et piloter : le duo gagnant

Mesurer l’efficacité de son processus Procure-to-Pay est capital. D’autant plus en cas de changements comme nous l’évoquons ici. De fait, adaptabilité et pilotage sont les deux faces d’une même pièce : En effet, valider la mise en œuvre d’une réorganisation – ou décider de l’ajuster - implique une analyse de la performance en temps réel. Cela au travers d’outils d’analytics et de BI embarqués dans la solution P2P. La donnée est le socle de la transformation. La digitalisation du P2P permet de s’appuyer sur la donnée pour optimiser, transformer, adapter. Et les DAF dans leur grande majorité l’ont bien compris : en 2020 dans un contexte d’adaptation permanente et à marche forcée en raison de la crise sanitaire, 2 décideurs financiers sur 3 ont fait du pilotage leur priorité n°1.

67 % des DAF déclarent que la recherche d’agilité en matière de pilotage financier a été leur priorité en 2020 Baromètre Option Finance CFO Digital 2021

On le voit, à la condition de respecter quelques bonnes pratiques, la mise en place de la digitalisation du processus Procure-to-Pay est une opportunité unique pour rendre son organisation plus adaptable et résiliente. La capacité d’adaptation de la solution P2P, hors de tout ERP, est désormais une caractéristique indispensable. Elle permet aux organisations de gérer sereinement leur complexité d’aujourd’hui (multi-SI, Multi-sites, exceptions métier etc.) et leurs évolutions à venir (intégration de nouvelles entreprises ou entités, mise en place de CSP, changement d’ERP, nouvelles réglementations… ).