Procure-to-Pay automatisation maximale : le nerf de la guerre !

Avec la crise économique la recherche de gain de productivité n’a jamais été aussi forte pour les Directions financières. Dans ce contexte, le processus Procure-to-Pay constitue l’un des principaux gisements d’efficacité. Le digitaliser permet de diviser par 6 et plus les coûts et délais de traitement, par rapport à un processus manuel…

Mais ces performances restent celles des meilleurs ! Y parvenir n’est possible qu’à une condition : disposer d’une automatisation maximale. Et cette dernière s’appuie sur un levier fondamental : disposer en temps réel de données de factures exhaustives, valides et conformes, qu’elle qu’en soit la source.

Concrètement, l’automatisation de la lecture et la validation des données des factures est LA clé de la performance. Et dans ce domaine, chaque pourcentage d’automatisation compte bien plus qu’on ne l’imagine !

Extraire des données correctes : pas si simple !

Avec une majorité des factures reçues au format papier ou PDF, il reste nécessaire d’en automatiser l’extraction des données.

Avant de mesurer l’impact de l’automatisation, il faut d’abord en comprendre le mécanisme. Que se passe-t-il lorsque des robots effectuent la lecture automatique d’un document comme une facture fournisseurs ? Ces derniers vont analyser le contenu du document, imitant le comptable, à la recherche des informations utiles à extraire : nom du fournisseur, numéro de PO, montant total…  

A priori simple. Pour autant rien n’est plus différent d’une facture qu’une autre facture ! La localisation des informations, leurs syntaxes, leurs intitulés sont extrêmement variables d’une facture à l’autre et peuvent changer d’un jour à l’autre à l’envie du fournisseur :

Comment identifier un fournisseur alors que l’on ne dispose que d’un logo sur la facture ? Comment distinguer une date de commande d’une date de facture sans présence d’intitulé clair ? Comment identifier une devise si cette dernière n’apparait pas sur la facture ?

Ce qui est simple pour l’humain peut parfois être compliqué pour la machine : on comprend mieux pourquoi le taux d’automatisation peut varier d’une solution à l’autre et pourquoi ce critère doit être observé de près.

Taux d’automatisation et « reste à charge »

Comment mesurer l’impact du taux d’automatisation sur la performance ? Une première approche consiste à s’appuyer sur la notion de « reste à charge ». Explications.

 Un des objectifs principaux de la dématérialisation du traitement des factures fournisseurs est de diminuer le travail manuel à la charge des équipes comptables. Or cette charge de travail est directement liée à la performance de la lecture automatisée des données de la facture :

Ainsi entre un taux d’automatisation* de 80% et un taux d’automatisation de 90%, le travail manuel qui « reste à charge » des équipes comptables est divisé par 2. Et pour 2% d’automatisation de plus (soit 92%) ce « reste à charge » est divisé par 2,5 On le voit, des écarts même faibles sur le taux d’automatisation ont un impact fort sur la charge de travail manuel qui reste à faire. Autant de factures supplémentaires que les équipes n’ont plus à traiter ! Et un temps précieux gagné pour mieux se focaliser sur leurs tâches à plus forte valeur ajoutée : relation fournisseurs, missions d’analyse, prévention des risques…

Le Graal de l’automatisation ? Le Straight Through Processing!

Une autre approche pour mesurer l’impact de la lecture automatique des données sur la performance du processus de traitement des factures fournisseurs existe. Elle repose sur la notion de STP (Straight Through Processing) ou « no touch ».

Autrement dit dans ce contexte : le pourcentage de factures reçues ne nécessitant aucune intervention humaine jusqu’au bon à payer. Le Graal pour toute direction financière.

Avec ITESOFT, 96% de nos champs sont lues automatiquement. A la clé : 70% de nos factures passent en no-touch - Rachel Finkelsztejn, Directrice Administrative et Financière de LIDL

Bien sûr, dans certains cas, calculer le STP peut parfois revêtir un aspect théorique. Les règles métier de certaines organisations par exemple, imposent parfois une intervention humaine systématique sur certains types de facture ou sur certains champs – et cela parfois même lorsque les données ont été correctement reconnues.

Néanmoins, l’exercice mérite de s’y attarder tant il démontre l’importance de chaque pourcentage d’automatisation supplémentaire.

Partons de l’hypothèse d’une organisation qui nécessite d’obtenir 8 champs de données d’une facture (montant HT, montant TVA, date de facturation…). Quelle serait alors la part de factures ne nécessitant aucune intervention selon le taux de lecture d’un champ.

Une simple formule mathématique nous indique que le taux théorique de traitement en ‘no touch’ est le taux de lecture automatique d’un champ à l’exposant du nombre de champs.

Selon cette hypothèse, la part des factures sans intervention est ici : % STP = (Taux d’automatisation Champ)⁸

De fait, plus l’automatisation de la lecture est forte, plus le pourcentage de STP théorique est élevé. Et au-delà de 90% chaque pourcentage compte…et significativement !

• Avec 90% d’automatisation, le STP théorique maximum est de 43%
• Pour 95% d’automation, le STP théorique maximum passe à 66%
• Avec 96% d’automatisation, le STP théorique maximum atteint 72%

On le voit, le taux d’automatisation est une donnée essentielle à prendre en compte. Certainement l’un des points clés les plus important pour réussir son projet de dématérialisation.

La Capture as a Service pour les factures : une technologie unique ITESOFT

Pour cette raison, ITESOFT a développé des technologies de rupture :  une combinaison unique d’OCRs, d’Intelligences Artificielles et de systèmes experts exclusifs.

De fait l’ OCR qui permet de convertir une image en texte, si c’est une technologie essentielle, ne suffit pas ; même si de nombreuses solutions du marché s’en contentent.

Les algorithmes d’IA permettent pour leur part de regrouper des caractères identifiés et de former des mots. A l’image d’un enfant apprenant à lire, qui après avoir appris les lettres de l’alphabet les regroupe pour découvrir les mots.

Les systèmes experts pour leur part interviennent à un niveau supérieur. Toujours sur l’image d’un enfant apprenant à lire, il s’agit ici de connaître les règles de grammaire pour tirer un sens de ce qui est lu. Cette date est-elle une date de livraison, de paiement, de commande ? Ce montant est-il un total, hors taxe, TTC ? Dans quelle devise ? etc.

Ainsi en s’appuyant sur ces technologies uniques issues d’une expérience de nombreuses années et de plus de 1 milliard de documents traités annuellement sur ses plateformes, ITESOFT est le seul éditeur de logiciel qui s’engage en garantissant une automatisation de 85% minimum à chacun de ses clients. En réalité ceux-ci constatent une automatisation supérieure à 92% sur leur plateforme de production.

(1) : pourcentage de champs lues automatiquement