Facture électronique obligatoire 2026 : 7 points clés à savoir pour réussir sa transition

Point clé n°1 - Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Facture électronique : définition

Au sens de la réforme et de l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, une facture électronique n’est pas une simple facture PDF. Il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui contient des données structurées (donc directement interprétables par une machine afin de faciliter l’exploitation par l’administration fiscale).

Au-delà du socle minimal défini par les spécifications de la DGFiP à date, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pourront aussi s’échanger tous types de formats dès lors qu’elles se seront coordonnées pour le faire et que l'obligation de complétude des données, telle qu'attendue par l'administration fiscale (voir Point clés n°7), sera respectée.

Point clé n°2 - Qui est concerné par la facture électronique ?

Toutes les entreprises établies en France sont concernées et doivent dès à présent se préparer à la réforme.

« Les factures des transactions entre assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous formes électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. »

Art. 153, loi de finances 2020

Les obligations des entreprises assujetties à la TVA

• L’obligation de facturation électronique (e-invoicing)

Les entreprises devront émettre, transmettre et recevoir des factures sous forme électronique dans leurs transactions entre assujettis.

• L’obligation de transmission de données de facture (e-reporting)

Elle s’applique à toutes les opérations commerciales qui ne sont pas concernées par l’e-invoicing. Il s’agit ainsi de transmettre à l’administration fiscales les données de transaction B2B international, B2C et les données relatives au paiement de prestations de services.

Les obligations des entreprises non-assujetties à la TVA et établies en France

Elles n’auront certes pas l’obligation d’émettre des factures au format électronique mais devront, elles aussi, se préparer à en recevoir de la part de leurs fournisseurs.

Point clé n°3 - Pourquoi cette réforme sur la facturation électronique ?

La généralisation de la facture électronique engagée dès 2020, poursuit quatre objectifs principaux :

1. Lutter contre la fraude à la TVA
2. Faciliter les déclarations de TVA
3. Simplifier la vie des entreprises
4. Connaître en temps réel l'activité des entreprises

L’administration fiscale en lutte contre le TVA Gap

Si les bénéfices pour les entreprises sont bien réels, n’oublions pas l’objectif premier de la réforme : lutter contre la fraude fiscale, et notamment la fraude à la TVA, principale recette de l’état. A terme, l'administration fiscale prévoit d'ailleurs un pré-remplissage des déclarations de TVA.

Simplifier et optimiser le traitement des factures

Au-delà de cet enjeu fiscal, la réforme veut également « simplifier la vie des entreprises et améliorer leur compétitivité » grâce aux apports de la dématérialisation : réduction des coûts de traitement, maîtrise des délais de paiement, pilotage accrue… Selon le ministère de l’économie et des finances, ce « gain de simplification » est évalué à 4,5 milliards d’euros pour plus de 4 millions d’entreprises.
Les opportunités sont réelles. A charge pour les entreprises d’anticiper leur transition dès maintenant.

Point clé n°4 - Quand la facture électronique sera-t-elle obligatoire ?

L’échéance est proche. Dès septembre 2026 l’ensemble des entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.

Concernant les obligations d’émission de factures électronique et d’e-reporting, le calendrier sera progressif : septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, septembre 2027 pour les PME et TPE.

Point clé n°5 - Que deviennent les factures papier et PDF ?

C’est un point à bien anticiper : alors que les factures électroniques sont appelées à se développer, les factures papier et PDF ne vont pas pour autant totalement disparaître. La raison : le caractère progressif du calendrier de la réforme et son périmètre (cf. points clés n°2 et 4).

Emettre des factures papier et PDF sera toujours la norme pour de nombreuses organisations jusqu’en 2027

Lors de l'entrée en vigueur du dispositif, seules les grandes entreprises et ETI auront obligation d’émettre des factures électroniques. Les PME et TPE pourront continuer à émettre des factures papier ou PDF via email jusqu’en septembre 2027.

Savoir capter tous ces documents et les traiter de façon homogène est, de fait, un critère clé de la performance des directions financières. Des solutions omnicanales de dématérialisation des factures sont ici pertinentes.

L’obligation de facturation électronique conservera des exceptions au-delà de 2027

Passée l’échéance de 2027, certaines factures pourront toujours être reçues au format papier ou PDF. C’est le cas plus particulièrement des factures internationales.

Les entreprises implantées à l’international devront donc être particulièrement vigilantes sur ce point et être en mesure de gérer tous types de formats papier et électroniques, y compris après 2027.

Point clé n°6 - Comment s’échangeront les factures électroniques ?

Les plateformes PDP au cœur du dispositif de facturation

Avec la réforme, fini la transmission directe d’une facture entre fournisseurs et clients.

• L’ensemble des factures échangées entre assujetties à la TVA devront désormais obligatoirement transiter par l’intermédiaire de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
• Les PDP alimenteront également en temps réel le Portail Public de Facturation (PPF) qui collectera et transmettra les données de facturation à l’administration fiscale.
• Enfin, un annuaire centralisé géré par le PPF et construit à partir des numéros SIREN, SIRET ou code service permettra l’identification de chacun des destinataires des factures avec pour chaque entreprise, la ou les plateformes PDP qu’elle aura choisie.
  
  

Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : définition

"Prestataire offrant des services de dématérialisation des factures. Seules les plateformes de dématérialisation partenaires peuvent transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires et transmettre des données au portail public de facturation"
Source : DGFiP

 A ce jour, plus de 70 candidats ont intégrés la liste des PDP immatriculées. La DGFiP estime qu'une centaine devrait être disponibles à terme.  Dans ce contexte, les entreprises doivent rapidement apprendre à différencier les PDP pour s'assurer de faire le meilleur choix. 

Portail Public de Facturation (PPF) : focus sur l'annuaire et la collecte des données de facturation

Dans son communiqué du 15 octobre 2024, La DGFiP a annoncé un recentrage des missions du Portail Public de Facturation. Deux informations clés à retenir :

1. Le rôle du PPF en tant que « plateforme d’émission et réception accessible gratuitement pour tous les émetteurs et récepteurs de factures » est abandonné.
2. Le PPF conservera néanmoins ses deux autres rôles à savoir celui de service d’annuaire central et de concentrateur des données (de facturation, de transaction et de paiement) et des cycles de vie à destination de l’administration fiscale.

Point clé n°7 - Quelles seront les données de facturation échangées ?

Des données pour l’e-invoicing

Les données à extraire et transmettre à l’administration (voir encadré) correspondent ici aux mentions obligatoires de la réglementation fiscale et commerciale :

• 26 données obligatoires dès la première vague de déploiement
• De nouvelles mentions à prendre à compte : SIREN, l’adresse complète de livraisons ou de réalisation du service, la nature de l’opération (vente/prestation de service/mixte) et l’option de paiement de la TVA sur les débits 

Attention : certains données métiers utiles aux traitements de la facture par l’entreprise (un code chantier ou entrepôt par ex.) ne seront donc pas nécessairement structurées. Un enjeu que certaines plateformes permettront d’adresser en offrant des services complémentaires à la dématérialisation, en digitalisant le processus métier, par exemple le processus Procure-to-Pay.

Des statuts sur le cycle de vie des factures électroniques

En complément des données de facturation (e-invoicing), les fournisseurs, clients et leurs éventuelles plateformes, devront informer l’administration du cycle de vie de la facture, au travers de « statuts ». Une 20aine de statuts ont été prévus par l’administration, dont certains obligatoires tels que le dépôt, rejet ou encaissement. Ces statuts devront être partagés régulièrement.

Des données pour l'e-reporting

Enfin pour l’e-reporting, les données diffèreront selon qu’il concerne des transactions B2B internationales ou B2C ou qu’il concerne les données de paiement des transactions B2C et B2B (voir encadré). Les entreprises devront donc là aussi bien évaluer leur capacité à répondre à cette nouvelle obligation.

Pour aller plus loin dans votre transition vers la facture électronique 2026

Même si l'échéance peut paraître encore distante, notre expérience - acquise entre autres en Italie dans leur transition vers la facture électronique - montre qu'il est essentiel de s'emparer du sujet bien avant son déploiement.

Dans le cadre de la réforme, ITESOFT propose la première plateforme de traitement du dossier facture incluant une PDP plug & play. N’hésitez pas à nous solliciter. Nos équipes sont là pour vous aider dans votre transition.

Encore des questions sur la facture électronique obligatoire ? consultez notre FAQ