Logiciel de facturation obligatoire:
Comment évaluer les PDP ?

Les impacts du recentrage du Portail Public de Facturation

Un changement de taille dans le dispositif de la réforme facture électronique

Les annonces de la DGFiP du 15 octobre 2024 ont quelque peu changé la donne !
Pour rappel, à l’origine le Portail Public de Facturation devait remplir une triple fonction :

• Une fonction de plateforme de facturation ouverte à tous et gratuite pour offrir aux entreprises des services minimums d’émission et de réception de factures électroniques entre assujettis
• Un service d’annuaire centralisé ie. le Registre National des Entreprises (RNE) pour permettre l’identification des organisations assujetties et leur(s) plateforme(s).
• Un concentrateur des données obligatoires pour transmettre à l’administration fiscale des informations relatives à l’e-invoicing et au e-reporting (données de facturation, de transaction, de paiement et cycle de vie).

Or qu’a-t-il été acté mi-octobre par la DGFiP ?

1. Le PPF abandonne son rôle de plateforme de facturation
2. Le PPF est recentré sur ses fonctions d’annuaire et de concentrateur de données fiscales
3. Le calendrier de mise en œuvre de la réforme est maintenue : démarrage au plus tard au 1er septembre 2026

Au-delà de l’effet de surprise que ces annonces ont pu susciter, voyons concrètement quels sont les impacts du nouveau rôle du PPF pour les organisations.

Les PDP facture électronique : une obligation pour plus de 8 millions d’assujettis à la TVA !

L’abandon du PPF en tant que portail de facturation a un double impact.

Le premier : il n’y a plus le choix. Désormais, seules les PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) pourront émettre et recevoir des factures électroniques. Autrement dit, plus d’alternatives possibles : plus de connexion au PPF en direct ou avec l’aide d’un OD (Opérateur de Dématérialisation) ! Toutes les organisations établies en France et assujetties à la TVA ont l’obligation à présent de choisir une (ou plusieurs) PDP(s) pour traiter leurs flux de facturation.

Le second : l’urgence est renforcée. Avec une 100aine de PDP pour plus de 8 millions d’entreprises assujetties à la TVA, l’enjeu du déploiement des projets est de taille : attention aux goulets d’étranglement ! Car, on le rappelle, l’ échéance est maintenue : ce sont donc bien 8 millions d’entreprises qui devront toutes être opérationnelles - au plus tard - au 1er septembre 2026* ! 

Une véritable « ruée vers les PDP » est à venir. Nul doute que pour sécuriser leur projet, les entreprises vont souhaiter sélectionner leur plateforme sans attendre. Mais comment faire le tri parmi les dizaines d’offres ? Tout d’abord en distinguant ce qui sera de l’ordre du ‘standard’ et ce qui ne le sera pas ! Besoin d’un petit rappel ? On commence ci-dessous par les fonctionnalités standards des PDP !

  Comment faire le tri
parmi la 100aine de PDP bientôt immatriculées ?

*Cf loi de Finances 2024 n° 2023-1322 à propos du calendrier et de l' obligation de facturation électronique.
1er Septembre 2026 : obligation de réception pour tous + obligation d’émission pour les grandes entreprises et ETI.
1er Septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME et TPE

Un socle commun pour toutes les plateformes PDP

De l’immatriculation PDP à la notion de commodité

Pourquoi parlons-nous de ‘standards PDP’ ? Car pour faire partie de la liste des PDP immatriculées, les plateformes devront répondre à un cahier des charges précis. Elles suivront toutes les mêmes spécifications fournies par la DGFiP et répondront aux mêmes obligations réglementaires, techniques et de sécurité.

En ce sens, les PDP sont assimilables à une ‘commodité’, ie un socle de services standardisés et obligatoires.

Representation de la liste des PDP immatriculées partagé sur le site francenum.gouv.fr

Les services standardisés que toute plateforme facture electronique devra délivrer

Voici la liste des fonctionnalités obligatoires des PDP :

• Connection à l'annuaire du PPF

Les PDP consulteront l'annuaire central des assujetties afin de connaître la PDP du destinataire. Elles gèreront les éventuelles mises à jour de l'annuaire pour le compte de leurs clients.

• Emission et réception des factures électroniques entre PDP

Les PDP devront gérer au moins un des 3 formats du socle, extraire et contrôler les 26 données obligatoires de la réglementation fiscale et commerciale. A savoir : l’obligation d’e-invoicing concerne les opérations B2B domestiques uniquement.

• Gestion et mise à jour des statuts du cycle de vie des factures

Notez qu’à ce jour, l’obligation des PDP est limitée à la gestion de 4 statuts uniquement : déposée, rejetée, refusée, encaissée.

• E-reporting vers le PPF

Pour rappel, l’e-reporting s’appliquera aux données des transactions B2B international et B2C, et aux données de paiement.

Les services précités auront un avantage pour les entreprises : garantir leur conformité réglementaire. Ceci étant, les entreprises n’ont pas seulement besoin de conformité, elles ont aussi besoin de ROI. Or le ROI ne se trouve pas dans la seule circulation des factures. Il faut aller au-delà. C’est l’objet de la dernière partie de cet article.

La nécessité de différencier les solutions au-delà de la facture électronique

Ayez en tête que le périmètre standard des PDP ne sera peut être pas aussi étendue que ce dont vous avez besoin. Il est essentiel de bien évaluer les services additionnels à valeur ajoutée que le prestataire pourra vous offrir dans le cadre de son offre globale. C’est là que vous pourrez réellement différencier les différentes offres.

Pour illustration, voici plusieurs dimensions clés sur lesquelles vous pourriez départager les candidats.

TIPS : Gagnez du temps dans votre sélection. Personnalisez votre checklist et évaluez les plateformes qui sauront répondre à vos besoins spécifiques, grâce à notre modèle d'évaluation des PDP.

Factures entre assujettis à la TVA ET non assujettis à la TVA

Dès son origine, la réforme a été conçue pour permettre l’échange de factures électronique entre assujettis à la TVA. Or il est fort probable que votre entreprise réalise aussi des transactions avec des non assujettis. La réglementation prévoit que ces derniers pourront continuer de vous envoyer des factures dans le format qu’ils souhaitent (PDF par email ou papier par exemple), vous obligeant à les traiter manuellement.

NOTRE CONSEIL
Si ce cas vous concerne, sondez bien le prestataire sur sa capacité à prendre en compte aussi les flux des non assujettis, quels que soient leurs formats d’arrivée.

Factures domestiques ET factures internationales (tous les formats papier, pdf, PF étatique)

Evaluez bien vos flux de factures. Quantifiez vos factures domestiques d’une part et vos factures internationales d’autres part. La réforme exige des PDP qu’elles réalisent l’e-reporting des factures internationales. En revanche, aucune obligation d’e-invoicing pour ces flux : vos fournisseurs étrangers pourront donc là aussi continuer de vous adresser des factures papier, PDF, voire même des formats issus de la plateforme étatique de leur territoire d’émission (ie. mode clearance).

NOTRE CONSEIL
Si vous recevez des factures internationales, considérez ce point avec attention et assurez-vous que la solution est en mesure de capter tout type de formats, d’en extraire leurs données automatiquement et de vous permettre de les traiter.

Digitaliser les factures ET les documents complémentaires du ‘dossier facture’

Une PDP standard, ne saura gérer QUE des factures. Pas des devis, pas des bons de commande, pas des bons de livraison, des lettres de voitures, des lettres de douanes…

Or, une facture seule ne fait pas à elle seule l’ensemble d’une transaction commerciale ! Comment un comptable pourrait-il être totalement performant s’il doit jongler entre des factures au format électronique d’un côté, et des documents papier ou PDF de l’autre ? Comment réconcilier efficacement factures, commandes et réceptions dans ce contexte ? Et comment garantir une piste d’audit fiable si seulement une partie du processus est digitalisée ?

NOTRE CONSEIL
Questionnez le prestataire sur sa capacité à centraliser dans une même plateforme :
-Toutes les factures
-Et tous les autres documents de la transaction
-Quels que soient leurs canaux de réception (portail étatique, email, scan...)
-Et quels que soient leurs formats (EDI, PDP, papier, CII, UBL, Factur-X, étatiques...)

Il s’agit ici d’un point important de différenciation des plateformes. C’est LA garantie de traitements plus fluides, d’un reporting financier plus simple, et d’un pilotage plus efficace.

Extraction des données TVA ET des données métier spécifiques

L’objectif premier de la réforme est la lutte contre la fraude à la TVA (20 à 25 milliard d’€ par an selon l’Insee). Si les 26 mentions obligatoires des futures factures électroniques (e-invoicing) répondront bien à cet objectif de contrôle de la TVA, elles n’incluront pas nécessairement toutes les données utiles pour vous.

NOTRE CONSEIL
Identifiez bien les données spécifiques à votre métier ou à votre activité (code chantier, code entrepôt, code site, code filiale… ) et interrogez le prestataire sur sa capacité à lire automatique ces données ‘hors réforme’, y compris sur des supports papier et électroniques, structurés ou non.

Traitements e-invoicing, e-reporting ET traitements métier 

La fonction clé d’une PDP, c’est de vous aider à ECHANGER des factures électroniques (et à transmettre leurs données fiscales à l’administration). Mais pas nécessairement d’aider les comptables à les TRAITER. 

NOTRE CONSEIL
Pensez à lister vos besoins pour le traitement métier de vos factures et identifiez ensuite les prestataires qui y répondent.

Quelques exemples de traitements métier que vous pouvez évaluer :

• La solution inclut-elle un module de gestion des engagements ?
• Un module de gestion de la relation fournisseurs ?
• Le rapprochement automatique 1,2, N voies est-il inclus ?
• Le rapprochement à la ligne ?
• L’imputation analytique ? (sur un nombre d’axes illimités ?) 
• Les workflows de validation ? (parallélisés et en masse ?)
• La détection de fraudes (faux RIB, IBAN, faux fournisseurs, fausses factures) ?
• Le suivi des paiements ?
• Un outil de pilotage 360° ?...
  
  

La différence se jouera aussi sur la fiabilité du prestataire

Au-delà des différenciateurs fonctionnels de la solution, n’oubliez pas d’évaluer également le prestataire en lui-même .

NOTRE CONSEIL
Vérifiez la qualité du prestaire : est-il domicilié en France ou à l’étranger ? Quel est le périmètre de sa certification ISO 27001 ? (à l’échelle de l’entreprise, de certains processus ou uniquement sur la partie PDP ?) Combien d’années d’expérience a-t-il dans la dématérialisation des factures ? Depuis combien de temps participe-t-il aux ateliers DGFiP, AIFE, FNFE sur la réforme ?....

Autant d’éléments qui vous permettront de distinguer l’expertise et la fiabilité des candidats.

Conclusion

Différencier une PDP d’une autre PDP se fera exclusivement sur l’offre de services additionnels. N’importe quelle PDP, du moment qu’elle sera immatriculée, vous permettra de répondre à l’enjeu de conformité réglementaire. Aussi, le débat n’est plus tant, « quelle PDP choisir ? » mais « De quels services supplémentaires ai-je besoin ? et quelle plateforme est en mesure de me les fournir ? ». Vu sous cet angle, la question de la PDP en serait presque anecdotique, une commodité !

Pour aller plus loin : vous engagez votre projet facture électronique et souhaitez échanger avec nos experts, n’hésitez pas à nous contacter. Capitalisant sur plus de 1000 projets de dématérialisation réussis pour des ETI et Grandes Entreprises, ITESOFT fournit une plateforme de dématérialisation des dossiers facture incluant une PDP Plug n Play. Parlons-en.