2020 fut une année de rupture. Face à l’incertitude et aux nouvelles contraintes professionnelles, les directions financières n’ont jamais eu autant besoin de se réinventer et de digitaliser le P2P (processus Procure-to-Pay).
En 2021, les DAF font désormais face à 3 nouveaux défis : réduire les coûts pour faire face aux répercussions économiques de la crise sanitaire, accélérer leur digitalisation pour mieux gérer l’imprévisible, et se préparer à un autre impact - réglementaire cette fois - celui du passage à la facture électronique obligatoire pour tous.
Réduire - encore plus - les coûts
Déjà 51 % des DAF 1 déclare que la crise a un « impact critique » sur leur entreprise. Cette crise désormais autant sanitaire qu’économique remet au premier plan le défi de la rentabilité et de la réduction des coûts.
Pour atteindre cet objectif -incontournable pour surmonter la crise- les directions financières doivent agir vite ! Et commencer par optimiser leur processus le plus coûteux : le processus P2P (Procure-to-Pay). Un point que confirme notre client, Nathalie Peyre, directeur CSP Groupe Soufflet : "Le Procure-to-Pay, est le processus socle à digitaliser !"
En automatisant l’ensemble des tâches de ce processus les entreprises peuvent rapidement diviser leurs coûts par cinq comparé à un processus manuel 2. Soit l’un des projets les plus évidents en termes de ROI pour une direction financière ! Reste à s’appuyer sur le cloud et les solutions de dernières générations pour y accéder le plus vite possible.
Faire face à l’imprévisible grâce au digital
Depuis l’apparition de la crise Covid, les directions financières n’ont eu de cesse de gérer l’imprévisible au prix d’efforts permanents d’adaptation. Passé l’état d’urgence opérationnelle des premiers mois, l’enjeu des entreprises est désormais de reprendre la main sur leur stratégie alors que le contexte est toujours autant incertain.
Ainsi, l’un des défis majeurs des DAF en 2021 est d’aider l’entreprise à faire face à l’imprévisible. Et pour cela, le digital est essentiel. On l’a vu en 2020 : les directions financières ayant déjà digitalisées leurs processus métier et les échanges avec leur tiers ont plus facilement gérées la crise.
Des solutions de digitalisation du processus P2P basées sur des socles technologiques agiles type RAD/LAD, BPM, RPA deviennent indispensables pour gagner en souplesse et réactivité. Crucial lorsqu’il s’agit d’adapter ses processus très rapidement à un nouveau mode d’organisation (passage en 100% télétravail, redistribution des tâches et des flux à distance sur différents sites…) ou ajouter de nouveaux services digitaux auprès des tiers (portails fournisseurs, signatures électroniques de contrat…).
L’imprévisible, par définition ne se prévoit pas… Mais il peut se piloter !
Être prêt pour la facture électronique
Le passage à la facture électronique obligatoire3 pour tous sera opérationnel dès 2026. Concrètement, pour les assujettis à la TVA, chaque facture sera déposée au format électronique sur une plateforme d’Etat avant transmission au client.
Le premier impératif pour les entreprises est d’ être en mesure de recevoir des flux électroniques au sein de leur processus Procure-to-Pay. Ce qui implique que ce dernier soit digitalisé.
Mais attention, attendre pour mener les deux projets de front, ie. sa transformation digitale et l’adaptation au nouveau modèle de facturation serait voué à l’échec. Les directions financières doivent s’emparer dès maintenant de la digitalisation de leur processus P2P pour être prêtes à temps. Ce que confirme Lidl équipé d’ITESOFT depuis plusieurs mois :
La mise en place de la dématérialisation des factures répond (…) à un objectif d’anticipation sur la réglementation de la facture électronique - Rachel Finkelsztejn, Directrice Administrative et Financière de Lidl
Une opportunité doublement intéressante car en automatisant dès aujourd’hui, les entreprises bénéficient aussi immédiatement des apports de la dématérialisation des factures : résilience, agilité, pilotage, réduction des coûts…. Des bénéfices qui trouvent un écho particulier à l’oreille des dirigeants financier durant cette période de crise.
Coûts, agilité, réglementation… 2021 est une année de défis pour Les DAF. La bonne nouvelle c’est qu’ils sont tous atteignables et porteurs de bénéfices immédiats. A condition de s’appuyer sur les dernières technologies d’automatisation exploitant au maximum le cloud, l’IA et la robotisation des tâches. Notre expérience dans la digitalisation des processus métier, et en particulier le Procure-to-Pay – plus de 4 millions de documents traités par jour, de tous formats, par plus de 650 clients avec 92% d’automatisation constaté – nous le démontre chaque jour. Alors, pourquoi attendre ?
1- Source : PWC - Priorités 2021 du Directeur financier 9ème édition 2- 2018 Payables Insight Report - PayStream Advisors 3- cf. article 153 de la loi de finances pour 2020
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