La relation fournisseur, plus stratégique que jamais

Cet article a été rédigé en lien avec notre partenaire ORGASOFTWARE. 

La gestion de la relation fournisseur a longtemps été considérée comme déséquilibrée, entre un client « Tout-puissant » imposant sa volonté, ses processus, ses délais et un fournisseur n’ayant d’autres choix que de s’exécuter. Un constat renforcé quand on sait que 25% des faillites d’entreprises seraient dues à des retards de paiement. Pourtant, entre évolutions technologiques et législatives, la relation fournisseur est plus stratégique que jamais et sa qualité est devenue bien plus qu’une formalité : c’est désormais un véritable avantage compétitif.

Les grands enjeux de la relation fournisseur

Une meilleure connaissance des fournisseurs pour créer de la valeur

Une relation fournisseur doit être envisagée sur le long terme, et de ce fait, l’entreprise doit s’assurer de la fiabilité de ses futurs prestataires. Pour cela, les critères de sélection traditionnels « Coût/Qualité/Délai » ne sont plus suffisants : il s’agit désormais d’avoir une meilleure connaissance à travers la procédure KYS (Know Your Supplier) qui facilite l’évaluation des partenaires. La mise en place de fonctions de SRM (Supplier Relationship Management – Gestion de la relation fournisseur) est ainsi nécessaire dans le cadre du sourcing et des appels d’offres, car elle met à disposition des clients et des fournisseurs un espace de collaboration sur lequel les informations sont collectées et contrôlées en amont.

Établir une relation partenariale avec les fournisseurs stratégiques

Pour assurer la stabilité de ces relations, il s’agira d’établir un environnement favorable, mais aussi des règles et des conditions de collaboration qui seront avantageuses aussi bien pour l’entreprise que pour ses fournisseurs.

De nombreuses sociétés récompensent les fournisseurs les plus méritants, par des événements, des rencontres annuelles, ou encore des associations de fournisseurs clés… Créer de la visibilité pour le fournisseur en établissant une relation privilégiée avec lui a un effet direct sur l’amélioration de la performance, qui permet d’assurer à la fois un gain financier et de compétitivité.

L’enjeu repose également sur la capacité d’une entreprise à faciliter la communication avec ses fournisseurs, notamment en mettant à son service des outils collaboratifs efficaces. Le recours à des solutions de digitalisation peuvent contribuer à cette collaboration, notamment la mise en place d’un portail fournisseur qui facilitera la gestion documentaire, mais aussi celle des litiges. Les fournisseurs peuvent ainsi visualiser et consulter le suivi de leurs factures ou même encore de les saisir et les déposer directement en ligne. Un un double avantage pour les équipes comptables : il permet non seulement de gagner du temps (51% des entreprises estiment que le traitement des litiges et le temps consacré à leur résolution est le challenge principal de la relation fournisseur), mais aussi d’améliorer la traçabilité des documents, pour une meilleure transparence et un traitement rapide, efficace et moins coûteux des processus.

Intégrer la relation fournisseur dans la politique RSE de l’entreprise

La RSE fait désormais partie des critères majeurs d’amélioration de la valeur d’une marque, démontrant la prise de conscience de l’importance de l’intégration de la Responsabilité sociétale dans la stratégie globale des entreprises. La responsabilité sociétale et environnementale représente un enjeu économique pour les entreprises, dans un contexte où les consommateurs sont de plus soucieux des pratiques sociétales. Des lois existantes permettent de diriger les entreprises vers ce sens, notamment l’article L225-102-4 de la Loi Sapin II, qui préconise un plan de vigilance consistant à vérifier que tous les sous-traitants et fournisseurs, respectent « les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement ».

Le respect des délais de paiement est une partie intégrante de la RSE d’une entreprise : pour éviter les abus, la Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 encadre les principes d’amélioration des délais de paiement avec notamment un délai de règlement maximum unique entre entreprises qui est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. La mise en place de solutions de digitalisation offre la possibilité d’accélérer le paiement des factures fournisseurs, en automatisant jusqu’à 100% du processus de traitement des factures, de fluidifier et de suivre en temps réel l’état de traitement et de validation des factures, depuis leur réception jusqu’au paiement effectif de celles-ci.

Cependant et malgré la mise en place de réglementations, les délais de paiement en France demeurent importants, entrainant la mise en place et l’application des sanctions. Ainsi, le non-respect des délais de paiement est passible d’une amende définie par l’article 123 de la loi Sapin II du 9 décembre 2016. Celle-ci a renforcé les sanctions liées au retard de paiement, qui peuvent désormais atteindre 2 millions d’euros et sont publiées en ligne dans une liste émise par la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes).

Pour demeurer rentable et compétitif sur leur marché, les entreprises doivent avoir une meilleure connaissance des fournisseurs avant de s’engager avec ceux-ci, créer une relation partenariale avec des fournisseurs stratégiques et intégrer cette relation dans la politique RSE de l’entreprise. La mise en place d’un portail fournisseur et de Supplier Relationship Management (SRM) permettent de répondre efficacement à ces trois grands défis de la relation fournisseur. Découvrez notre webinaire sur le pilotage de la relation fournisseurs au service du processus Source-To-Pay en partenariat avec Orgasoftware (Spécialiste de la relation fournisseurs).

Relation fournisseur : obligation de vigilance et de compliance

Pour chacun de ces enjeux, l’obligation de vigilance et de compliance nécessite une attention particulière. En effet, la gestion du risque est un facteur clé pour engager son fournisseur de manière stratégique et pérenne. L’analyse des fournisseurs doit obligatoirement faire partie du système de Gestion des Risques et de la Conformité (GRC) d’une entreprise, afin d’identifier les risques potentiels liés aux partenaires (Fraude, corruption…), ce qui permet une meilleure maîtrise de la relation fournisseur dès le départ. Evoquée plus haut, la notions de KYS (Know Your Supplier) implique d’avoir à disposition un certain nombre d’informations et de documents pour chacun de ses fournisseurs :

• KBIS
• Attestation de vigilance de l’URSSAF tous les 6 mois (contrat de plus de 5000€ HT)
• Liste nominative des travailleurs étrangers hors CE ou attestation de non-emploi de salariés étrangers hors CE
• IBAN
• Attestation d’assurance RC
• Devoir de vigilance (RSE)
• SAPIN 2 (Lutte contre la corruption)
• Documents de certification, chartes, licenses
• Etc...

L’enjeu de la compliance par rapport aux diverses réglementations est également un point important car aujourd’hui, l’entreprise doit s’assurer pleinement de la fiabilité de ses futurs prestataires. Grâce à la mise en place d’ une base fournisseurs de qualité et des procédures digitalisées de collectes d’informations, l’entreprise peut – et doit – vérifier l’identité de ses fournisseurs pour gérer au mieux les risques de fraude, de corruption, et le risque de travail dissimulé. Elle doit être en mesure par ailleurs de prouver qu’elle a effectué ces contrôles. 

« Ce contrôle consiste à vérifier que les prestataires paient bien leurs cotisations URSAAF et n’emploient pas des travailleurs illégalement. Ce sont des obligations de vigilance. Mais il existe aussi un devoir de vigilance dans le cadre de la loi SAPIN II et qui implique pour certaines entreprises une surveillance accrue des actes délictueux – tels que des mises en examen – des membres du conseil d’administration d’une entreprise fournisseurs. » Alain Alleaume

Pour savoir comment implémenter de façon efficace une stratégie de Supplier Relationship Management (SRM) au sein de son entreprise, vous pouvez lire la suite de cet article sur le blog de notre partenaire Orgasoftware !

⁽¹⁾ MIT Sloan Management Review ⁽²⁾ «Baromètre des achats responsables », OpinionWay