KYC : pourquoi et comment garantir la connaissance client

KYC : définition

Le KYC (Know Your Customer) tout le monde en parle. Mais avant de savoir comment le mettre en œuvre, encore faut-il savoir de quoi il s’agit. 

Know Your Customer : une obligation légale

Le KYC est le processus par lequel les entreprises vérifient l’identité et l’authenticité de leurs clients, personnes morales et physiques (mais également s’il y en a, les bénéficiaires effectifs des transactions).

Cette obligation de vigilance issue de réglementations locales et européennes (notamment la 5ème directive européenne LCB-FT transposée en droit français en 2020 dans le Code Monétaire et Financier) vise à lutter contre les transactions illicites : financement du terrorisme, blanchiment d’argent, fraude fiscale, corruption, usurpation d’identité….

En pratique pour l’entreprise, le KYC implique :

• La mise en place de contrôles dès l’entrée en relation avec le tier (onboarding client) 
• La mise à jour à intervalles réguliers des informations clients pour s’assurer qu’elles sont toujours exactes ; on parle alors de campagne de ‘remédiation KYC’.
  
  

Banque, assurance, immobilier… Qui est concerné par le KYC ?

La mise en place de procédures KYC concernent toutes les organisations mentionnées dans l’article 561-2 du Code Monétaire et Financier.

Les secteurs des services bancaires et institutions financières, des assurances, mutuelles, institutions de retraite sont principalement concernées par le KYC.

D’autres organisations de services pouvant également opérer des transferts d’argent importants sont également tenues de respecter la réglementation KYC : sociétés immobilières, cabinets d’expertises comptables, cabinets juridiques…

Des sanctions lourdes en cas de manquements aux règles KYC

Le non-respect des règles KYC peut entraîner de lourdes sanctions pour les entreprises.

La réglementation Française prévoit :

• Jusqu’à 5 millions d’Euros d’amendes
• Jusqu’à 5 ans d’emprisonnement

L’ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution) qui supervise l’activité des Banques et Assurances en France, a ainsi sanctionné 7 organisations en 2022 pour un montant total de 14,4m€ d’amendes. Au-delà de l’impact financier que représente ces sanctions, leurs impacts sur l’image et la réputation de l’entreprise sont très forts.

Avantages et inconvénients du KYC

Si le respect des règles KYC est bien une obligation réglementaire qui mobilise des ressources, les organisations peuvent également en tirer de multiples avantages. 

La prévention des risques ; pour l’entreprise et ses clients

L’esprit de la réglementation KYC est d’éviter aux entreprises d’entrer en relation avec des clients à risques, et d’opérer des transactions illicites avec ces derniers.

Pour l’entreprise, la mise en conformité KYC permet donc de :

• Réduire le risque commercial
• Renforcer la lutte contre la fraude
• Accroître la confiance des clients sur la sécurité des services fournis
• Eviter les amendes pour non-conformité

Pour les clients, le KYC offre aussi certains avantages majeurs :

• Eviter l’usurpation d’identité / détournement de comptes
• Sécuriser les opérations monétaires
• Protéger la confidentialité des données personnelles

Des processus complexes et chronophages

Se conformer aux exigences du KYC offre de nombreux avantages nous l’avons vu. Pour autant, les choses ne sont pas aussi simples lorsqu’il s’agit de les mettre en œuvre.

Le plus souvent, le KYC implique de solliciter auprès des clients, par des canaux physiques ou électroniques, une preuve d’identité et de domiciliation : documents CNI, titre de séjour, passeport, permis de conduire…

Ce processus de collecte et contrôle de documents peut aussi soulever quelques inconvénients :

• L’impact potentiellement négatif des contrôles KYC sur l’expérience client :

Le processus de contrôle d’identité peut être perçu comme complexe, intrusif et créant des ruptures dans les parcours client. Il est primordial de rendre ces processus les plus simples et transparents possibles. Car comme l’a souligné l’étude 2022 de L’assurance en mouvement pour ITESOFT, près de la moitié des clients abandonnent le parcours dès que la complexité se fait sentir au moment du dépôt des documents.

• Une dégradation possible de l’efficacité opérationnelle de l’organisation :

Le contrôle manuel de documents justificatifs lors de l’onboarding ou lors de campagne périodique de remédiation KYC requiert beaucoup de temps et d’efforts pour l’entreprise. Il en est de même des relances client à opérer en cas de pièces non-conformes ou manquantes. Autant de tâches couteuses et chronophages pour l’entreprise, qui impactent son efficacité opérationnelle.

Les nouveaux défis de la connaissance client

Se mettre en conformité avec le KYC a toujours été un réel challenge pour les entreprises. Et cela est d’autant plus vrai, qu’il est renforcé depuis quelques années par 3 phénomènes majeurs :

• La complexité accrue des contrôles : en raison de la multiplication des canaux d’interactions (agence, courrier, mail, portail web…), du volume croissant de justificatifs reçues, et de leur qualité de plus en plus faible (essor des photos de documents légaux trop sombres, inclinées, floues…). L’asphyxie des services de contrôle guette.

• Les exigences d’immédiateté des clients : le développement des usages digitaux implique une capacité à contrôler les documents en temps réel et informer le client dans la foulée de la bonne prise en compte - ou non - de ses documents. Au risque sinon de le voir quitter le parcours.

• L’accroissement des tentatives de fraude : la digitalisation des échanges facilite le travail des fraudeurs. Et le document (faux document, document falsifié, document volé) est leur porte d’entrée privilégiée. Les entreprises doivent donc non seulement mettre en place des contrôles d’identité, mais aussi s’assurer de l’authenticité des justificatifs qui conditionnent ces contrôles.
  
  

Face à ces nouvelle contraintes, les processus manuels sont inadaptés. D’où le souhait pour de nombreuses organisations d’automatiser au maximum leurs étapes de collecte de documents, de contrôles KYC et de relances client.

Comment identifier et authentifier les clients grâce à l’automatisation ?

Il est maintenant possible d'assurer la conformité KYC sans nuire à l'expérience client et à la performance opérationnelle. Cela est rendu possible grâce à l'utilisation de technologies d'automatisation et de traitement intelligent de documents basées sur l' intelligence artificielle (IA).

Les documents au cœur des procédures KYC

Plus la solution sur laquelle s’appuie l’entreprise sera capable de maitriser de nombreuses technologies de Traitement Intelligent de Documents (Deep Learning, OCR, FaceMatching, analyse comparative…), plus l’automatisation des contrôles d’identité, de complétude et de détection de fraude sera performante.

Ces technologies sont importantes car le document est central dans les processus KYC, et le domaine des documents est vaste et changeant. Pour illustration, voici une liste non exhaustive de justificatifs KYC possibles :

• Justificatifs d’identité : CNI, nouvelle CNI, Passeport, titre de séjour, permis de conduire, KBIS (personne morale)…
• Justificatifs de domiciliation : diverses factures / attestion de fournisseurs énergie, télécom…
• Justificatifs bancaire : RIB, IBAN, relevé de comptes…
• Justificatifs de revenus : avis d’imposition, bulletin de salaire…
• Autres justificatifs : carte grise, attestation sécurité sociale, carte mutuelle…
  
  

Les trois étapes clés de la remédiation KYC

1. Collecter les documents et les données client. La première étape du KYC consiste à collecter de la part des clients, l’ensemble des justificatifs. Permettre au client de transmettre ses documents au format (papier, photo, vidéo…) et par le canal de son choix (agence, courrier, mail, portail web, application mobile…), assisté par un gestionnaire ou en mode self-care, est une des clés fondamentales d’une expérience client réussie.

    

2. Extraire l’information. Une fois les documents collectés, la deuxième étape consiste à en extraire toutes les informations utiles à son analyse. Ces informations peuvent être sous forme d’image (la photo du client) ou de données (nom, adresse, date, lieu de naissance…). La localisation de ces informations sur le document et leur qualité pourront varier fortement d’un justificatif à l’autre. Aucune technologie prise indépendamment ne pouvant traiter 100% des cas d’usage, les systèmes les plus performants seront ceux capables d’orchestrer et d’activer les meilleures technologies selon chaque contexte.

    

3. Contrôler et relancer.Les contrôles visent ici à s’assurer de la recevabilité des justificatifs (ex : le justificatif de domiciliation date-il de moins de 3 mois ?), la complétude du dossier (l’ensemble des pièces justificatives ont-elles été transmises ?), l’authenticité des pièces (s’agit-il de faux documents ou de documents falsifiés ?), le niveau de risque du client (est-ce une personne politiquement exposées/ppe par ex. ?)

    

Les différents contrôles automatiques de la connaissance client

L’automatisation permet de systématiser l’ensemble de ces contrôles tout en réduisant le coût et la durée de traitement. Plusieurs typologies de contrôles peuvent être parallélisés :

• Contrôles intra-document (validité d’une date, recalcul de montant, détection de modification d’image…)
• Contrôles inter-documents (cohérence des données nom, adresse, revenu…sur les différents documents analysés)
• Contrôles par appels à des référentiels externes (base adresse, authentification des documents via bibliothèque blockchain, cachet CEV…)
• Vérification de présence sur des listes (liste PPE, gel des avoirs…)

L’automatisation peut aller plus loin. En cas de documents manquants ou invalides, des relances automatiques peuvent être adressées aux clients afin de focaliser les collaborateurs sur les seules tâches à valeur ajoutée.

Connaissance client : les avantages de la solution ITESOFT

Avec plus de 1000 projets réussis de digitalisation des processus d’entreprise auprès d' établissements financiers, assurances, mutuelles, institutions de retraites et diverses sociétés de services, ITESOFT dispose d’une expertise reconnue en matière de capture et traitement intelligent de documents.

Notre solution Streamline Business permet d’automatiser la constitution des dossiers client de A à Z.

De par sa conception, elle intègre nativement les fonctions KYC de collecte de pièces, de contrôle de conformité et de relance client.

Trois caractéristiques uniques la rendent particulièrement pertinente dans la cadre des nouveaux enjeux du KYC :

• Capture omnicanale : le client veut avoir le choix. Notre solution permet de centraliser dans le dossier tous les documents transmis par le client quel que soit le canal utilisé : mail, courrier, siteweb, agence…
• Contrôle temps réel : le client veut de l’immédiateté. La puissance de nos technologies permet de contrôler les pièces et notifier le client du résultat en seulement quelques secondes.
• Certification ISO 27001 :2022 : la sécurité de l’information client est primordiale. A la différence de nombreux éditeurs, l’ensemble des services SaaS ITESOFT sont certifiés à la toute dernière norme ISO 27001.

Le KYC est une obligation légale. C’est aussi - à condition d’avoir les bons outils - l’opportunité de sécuriser son développement, mieux connaître ses clients et nouer des relations de confiance avec eux. Alors, êtes-vous prêt ?

Pour en savoir plus sur notre solution Streamline Business, Contactez-nous