A l’ère du tout numérique, la digitalisation des processus s’est imposée dans les usages des entreprises, devenant ainsi un enjeu de productivité mais aussi un gage de simplicité, d’agilité et de rapidité d’exécution du pilotage des processus. Selon une étude Pwc, le pilotage de la performance est, en 2018, la priorité des directions financières et la raison n°1 de leur transformation digitale est l’amélioration de l’efficacité et l’optimisation des processus.
A l’occasion du Summit Future of Finance (évènement organisé par Deloitte et qui regroupe tous les ans près de 400 CFO), Nathalie Peyre, Directrice CSP Paie et Comptable du Groupe Soufflet et Marc Boullier, DSI chez Carambar & Co reviennent sur les perspectives d’innovation de la fonction finance et la nécessité de digitaliser les processus P2P.
Digitalisation de la fonction finance : bien plus qu’un enjeu de productivité
Vecteur de productivité, la digitalisation permet de réduire, rapidement, les tâches manuelles sans valeur ajoutée pouvant entraîner des erreurs ou fraudes. Si sur le papier, les bénéfices sont nombreux, il n’en demeure pas moins que pour que le projet réussisse, il convient, pour les départements financiers, de respecter certaines étapes.
Pour les DAF cela se traduit par la mise en place d’un dispositif pour opérer la conduite du changement car désormais, toutes les fonctions de l’entreprises sont impliquées dans ces démarches de transformation. Ainsi, pour qu’une digitalisation soit réussie, il est primordial qu’elle apporte de la valeur ajoutée aux métiers et pas uniquement au sein de la direction financière.
Une fois cette phase de réflexion achevée, force est de constater que les bénéfices de la digitalisation sont nombreux pour la direction financière. Le premier étant la fluidité des processus suivi de la facilité d’intégration, bout en bout, entre la finance et les autres métiers. En sus, elle permet un meilleur suivi et une qualité améliorée des flux financiers et évite ainsi les erreurs constatées à posteriori en comptabilité. À titre d’exemple sur le processus P2P, c’est ce qui aide à une meilleure gestion de la trésorerie. Ainsi, grâce au suivi digitalisé et à la rapidité des validations des factures fournisseurs par le métier, la finance maîtrise ses prévisions de décaissements et ses dates de paiements. Cela est d’autant plus crucial dans le contexte de la loi SAPIN.
Carambar & Co a par exemple pris la décision de s’équiper de la solution de dématérialisation des factures Streamline Invoices d’ITESOFT pour digitaliser et automatiser au maximum le traitement de ses factures fournisseurs. Son objectif ? Obtenir que 50% des factures passent automatiquement de la réception au bon pour paiement. Ces gains de productivité permettent à l’entreprise d’accompagner sa stratégie de relocalisation en France de ses lignes de production. En outre, Carambar & Co souhaitait permettre aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée telles que : la vérification, le contrôle, l’analyse comptable ou encore le pilotage des processus. Aujourd’hui, les « bullshit jobs » sont pris en charge par l’automate, permettant ainsi à Carambar & Co de fidéliser ses salariés en leur confiant des missions plus valorisantes.
Agilité, le maître mot des projets de digitalisation des processus
Face aux nombreuses contraintes réglementaires et des attributions grandissantes au sein de l’entreprise, les directions financières cherchent à s’équiper de solutions simples et souples, faciles à mettre en œuvre et offrant des résultats rapides.
C’est le cas notamment du Groupe Soufflet, groupe familial agroalimentaire français et international, qui a commencé la digitalisation de sa fonction finance il y a une dizaine d’années. L’entreprise a entamé son projet par le processus P2P et la dématérialisation des factures entrantes (fournisseurs), accompagné par ITESOFT.
En 2008, le Groupe Soufflet a mis en place son premier Centre de Services Partagés (CSP) avec 2 CSP comptables et 2 CSP paies basés en France. Les premiers traitant les flux fournisseurs, notes de frais, paiement, immobilisations et la comptabilité. Afin de fluidifier les échanges entre les différentes entités, la digitalisation s’est rapidement imposée. Pour l’organisation, les bénéfices ont été quasi immédiats, notamment avec des processus fournisseurs plus robustes, rapides et interactifs.
Une fois la dématérialisation des factures acquise et la satisfaction des collaborateurs avérée, la direction financière a travaillé à renforcer les processus de contrôle et de documentation. Passée cette étape, le groupe Soufflet a voulu capitaliser sur son outil de dématérialisation des factures et élargir le champ d’application de la digitalisation au processus P2P en incluant les processus de demande d’achat, commande et réception. La dématérialisation des factures, des achats non stockés mais aussi la révision des comptes ont permis aux différents services de mieux communiquer, d’automatiser certaines tâches et donc de gagner du temps.
Résultat ? Les comptables ont désormais plus de temps pour réaliser des contrôles afin de respecter les procédures et les différentes réglementations. Ainsi, si les projets de digitalisation sont actuellement un « must have » pour les bénéfices qu’ils génèrent à court terme, ils sont également un passage obligé afin d’exploiter les nouvelles évolutions technologiques telles que la Blockchain, le Big Data ou encore l’IA. Aujourd’hui, l’IA aide déjà à optimiser la robotisation des tâches classiques telles que la numérisation des documents. Demain, elle permettra de déployer des modèles prédictifs, d’anticiper et également de mieux contrôler les risques ou lutter contre la fraude. Les perspectives pour la fonction finance sont et seront extrêmement nombreuses
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