Depuis 2008 et la loi LME, l’état a impulsé le passage à la facture dématérialisée en obligeant progressivement l’ensemble des administrations et établissements publics à accepter les factures de leurs fournisseurs émises au format électronique.
Avec la loi Macron du 6 août 2015, l’usage de la facture électronique va progressivement se généraliser à l’ensemble des relations interentreprises entre 2017 et 2020. Dans un premier temps, la mesure ne concerne que la réception des factures, l’émission pouvant rester au format papier. Il semble toutefois irrémédiable que la dématérialisation couvre également rapidement les factures émises.
Dématérialisation des factures : économies et compétitivité au rendez-vous
Réduction des coûts, diminution de l’empreinte carbone, fluidité et sécurisation des échanges, réorientation des collaborateurs sur des tâches à valeur ajoutée… Les bénéfices attendus de ce passage à la facture électronique sont multiples.
La dématérialisation des factures constitue un gisement d’économies significatif d’environ 50 à 75% par rapport à la facture papier. En effet, une facture papier entrante représente un coût de 14 à 20€. Cette même facture, dématérialisée pourrait couter jusqu’à 6€ de moins !
Outre la réduction des coûts, l’introduction du numérique dans le processus de gestion des factures fournisseurs permet d’automatiser tout ou partie de ce processus, de le fiabiliser et de réduire les délais de traitement. Ainsi, la généralisation de la facturation électronique devrait aboutir à la réduction des délais de paiement et à l’amélioration de la compétitivité des organisations.
La facture électronique, la réalité opérationnelle
Sous l’effet cumulé de facteurs légaux, financiers, concurrentiels ou environnementaux, la dématérialisation des factures progresse puisqu’en 2014, 71% des organisations échangeaient ou traitaient au format numérique tout ou partie de leurs factures. En revanche, les factures électroniques ne représentaient que 23% du volume total de factures échangées. (source Markess)
Jusqu’en 2014, les principes juridiques et fiscaux en vigueur obligeaient les entreprises à transmettre leurs factures électroniques en EDI ou sous forme de factures signées électroniquement, freinant considérablement l’adoption et l’expansion de ce type de facturation.
Au 1 er janvier 2014, la réglementation a évolué pour permettre une utilisation sans contrainte technologique de la facture dématérialisée, mais à la condition que des « contrôles documentés et permanents soient mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement. »
Il s’agit donc, quel que soit le format de la facture traitée, de mettre en place une piste d’audit fiable qui garantisse, l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu, et la lisibilité de cette facture. Ces évolutions réglementaires associées aux multiples bénéfices constatés font de la généralisation de la dématérialisation des factures une évidence, si bien qu’en 2020, la facture électronique pourrait bien être la règle pour toutes les entreprises.
