Facture électronique : les conseils de KMPG pour réussir sa transition

a généralisation de la facture électronique s’imposera aux entreprises dès 2026. Cette obligation amène les entreprises à revoir leur organisation et à adapter leur processus. Comment réussir sa transition ? Quelles sont les étapes à suivre ? Quels points de vigilance ? ITESOFT a posé ces questions à Julie Tarbé de Saint Hardouin, associé KPMG France. Eléments de réponse.

Quels sont vos conseils pour bien aborder la réforme ?

Julie Tarbé de Saint Hardouin. Une bonne approche pourrait se résumer en deux mots : l’anticipation et l’opportunisme. L’anticipation car le calendrier législatif, très court, impose d’identifier sans attendre l’ensemble des sujets - IT, fiscaux, organisationnel… - sur lesquels l’organisation va devoir travailler pour être en conformité. Sachant qu’il y aura un temps incompressible de mise en œuvre et que l’échéance de la facture électronique approchant, les disponibilités des éditeurs et prestataires seront de moins en moins importantes. Il faut donc initier le projet dès maintenant pour ne pas être acculé à la deadline et agir dans la précipitation.

Et concernant l’opportunisme ?

JTSH : S’il ne faut pas sous-estimer les efforts nécessaires pour se mettre en conformité, il ne faut pas non plus sous-estimer l’opportunité formidable que représente cette réforme pour les entreprises. Bien plus qu’une contrainte, c’est l’occasion de refondre ses processus Order-to-Cash et Procure-to-Pay et de les digitaliser, enfin, de bout-en-bout.
C’est uniquement en abordant ainsi la réforme - à l’échelle du processus et non pas de la seule facture - que les organisations pourront tirer pleinement parti des bénéfices escomptés : réduction des coûts, maitrise des délais de paiements, pilotage de la performance….

« La réforme sur la facture électronique est l’opportunité de refondre ses processus

et de les digitaliser de bout-en-bout »

Julie Tarbé de Saint Hardouin, associé KPMG France

Quelles sont les étapes clés pour réussir sa transition vers la facture électronique ?

JTSH : Maintenant que les modalités de raccordement au nouvel écosystème de facturation électronique sont définies, et que les obligations en termes de formats, de données ou de statuts à échanger ont été précisées, les entreprises doivent confronter les exigences de la réforme avec leur propre réalité. Ceci pour définir leur degré de préparation… et in fine leur trajectoire de transformation. 

Il y a donc un préalable : l’analyse de l’existant. Cette première étape vise à répondre à deux grandes questions : « Parmi mes factures, quelles sont celles concernés par la réforme ? » et « quelles sont les adaptations que je dois porter pour répondre aux exigences de l’e-invoicing, de l’e-reporting, de la gestion des cycles de vie et de l’annuaire ? ».

Ceci implique une cartographie des processus précise, des outils et des flux - combien de factures émises, reçues ? domestiques, internationales ? EDI, papier, PDF… ?... – mais également une revue complète du paramétrage TVA et bien sûr d’évaluer la qualité des données présentes dans le SI (mes référentiels sont-ils à jour pour typer en biens ou services, les opérations facturées? ai-je tous les identifiants SIREN, SIRET, code service… pour facturer mes clients ? etc).

Avec la réforme qui imposera de transmettre sans délai les informations à l’administration fiscale, disposer de données de qualité, exhaustives et centralisées sera indispensable. Il est donc important d’engager au plus tôt le travail d’enrichissement de ses master data, voire de mener une réflexion plus large sur la gouvernance de la donnée.

« Flux de factures, qualité des référentiels, paramétrage TVA…
Faire un bilan de l’existant est essentiel pour bien définir sa trajectoire de transition »

Julie Tarbé de Saint Hardouin, associé KPMG France

Et au-delà de ce diagnostic ?

JTSH : Basé sur ce bilan, la seconde étape consiste à définir sa cible de transformation : quel est le niveau d’automatisation que l’on vise ? Quel mode de raccordement au nouvel écosystème ? En direct ? via un ou plusieurs partenaires ? etc.
Surtout, quel que soit sa maturité digitale, le point essentiel ici, est de se demander comment aller plus loin dans l’automatisation de ses processus ? N’oublions pas que la réforme ne concerne qu’une petite partie du processus comptable. Le graal c’est bien l’automatisation de bout-en-bout.

Justement, quel processus comptable digitaliser et quand ?

JTSH : Nous recommandons aux entreprises d’engager leur digitalisation avant l’arrivée de la réforme ; et si elles ne l’ont pas déjà fait, de prioriser sans attendre la digitalisation du processus Procure-to-Pay. Cela constitue l’approche la plus simple et la plus vertueuse. L’organisation se prépare ainsi à recevoir et traiter des factures électroniques tout en bénéficiant immédiatement des gains de productivité sur des tâches - validations, imputations, rapprochements… - qui resteront dans tous les cas à la charge des entreprises malgré la réforme.

« La priorité, si ce n’est déjà fait, est de digitaliser son processus Procure-to-Pay. »
Julie Tarbé de Saint Hardouin, associé KPMG France

Mais est-ce la fin des factures papier et PDF ?

CS : Oui… mais pas avant le 1er janvier 2026, date à laquelle l’ensemble des factures échangées entre assujettis à la TVA basculeront totalement dans la réforme. D’ici là les formats papier et électroniques cohabiteront encore.
De plus, au-delà de 2026, les factures de non assujettis à la TVA pourront toujours être reçues dans les formats actuels. C’est typiquement le cas des factures internationales. Et avec le mouvement vers la facture électronique qui se généralise en Europe, de nouveaux formats électroniques nationaux apparaissent tel FatturaPA en Italie. Les entreprises implantées à l’international doivent donc être en mesure de gérer tous types de formats. Ceux qui continueront d’exister, papier, PDF, … et les nouveaux formats électroniques nationaux.

« Les entreprises à l’international auront besoin de solutions capables de traiter plus de formats. Ceux qui continueront d’exister, papier, PDF, … et les nouveaux formats électroniques nationaux »

Julie Tarbé de Saint Hardouin, associé KPMG France

Le point à ne pas négliger ?

JTSH : Au-delà du manque d’anticipation, le risque est aussi de considérer ce projet comme une simple question de connectique. Le passage à la réforme de la facture électronique est en réalité un projet de transformation, qui embarque de nombreux acteurs DSI, Comptabilité, Fiscalité, Logistique…et à ce titre, il impose une véritable conduite du changement. Il ne faut pas sous-estimer l’impact de cette réforme sur l’organisation. Parce qu’elle impliquera plus de centralisation - dans la gestion des données, dans la réception des factures, leurs traitements… - certains acteurs pourraient ressentir une perte de maitrise. Les organisations décentralisées devront donc redoubler de vigilance sur l’accompagnement au changement.