Facture électronique
Facture électronique obligatoire : 7 points clés
Facture électronique obligatoire : qui est concerné ? quand ? quels formats, données, modes d’échanges ?… Faites le tour du sujet en 7 points clés.
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L’arrivée en France de la réforme sur la facture électronique mettra un coup d’arrêt massif à l’échange de facture PDF adressée en PJ d’un email entre un fournisseur et son client. Pour autant, la facture PDF ne disparaitra pas totalement : parmi les trois formats du socle minimal de la réforme on retrouve… Factur-X, sorte de 'facture PDF augmenté’.
Quelles sont les caractéristiques de Factur-X ? quels sont les avantages de ce format de facture mixte ? Et sera-t-il obligatoire avec la mise en place de la réforme sur la facture électronique ? On fait le point en 3 questions.
Qu’est-ce que la Factur-X ?
Factur-X est un format de facture électronique mixte (ou hybride).
Un fichier Factur-X comprend à la fois :
- Une représentation de la facture lisible par un humain au format PDF A/3
- Les données de la facture, structurées, lisibles par la machine au format XML
Le standard Factur-X développé à l’origine par la France et l’Allemagne, est une implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée dès 2017 par la Commission Européenne. Les factures au format Factur-X contiennent donc les données essentielles à son traitement (nom du fournisseur, numéro de facture, date de facture, montant TVA, date d’échéance…) rédigées selon la norme Européenne.
Précisons que 5 profils de données sont actuellement proposés par la norme Européenne :
du profil « minimum » équivalent aux données principales d’en-tête et pied de facture, au profil « extended » incluant aussi les données de lignes et d’autres données additionnelles.
Quel que soit le profil retenu, il est de la responsabilité de l’émetteur de la facture de s’assurer que toutes les données présentes dans le fichier XML, sont également présentes dans la représentation PDF et parfaitement identiques sur le plan sémantique.
Quels avantages offre Factur-X ?
Simple et peu couteux à mettre en place, Factur-X est un format d’échange de factures à valeur ajoutée qui combine les avantages de la facture traditionnelle et de la facture électronique. Il en découle un potentiel d’adoption très large par les entreprises de toute taille.
La lisibilité des factures et l’automatisation des traitements
De par sa nature hybride, un document Factur-X peut être lu aussi simplement qu’une facture papier par un comptable, tout en fournissant des données structurées – plus ou moins complète selon le profil retenu - permettant au destinataire d’automatiser une partie plus ou moins importante du traitement de la facture : intégration comptable, rapprochement, reporting…
Une transition vers la facture électronique
Factur-X représente une transition douce vers la facture électronique pour les utilisateurs qui sont habitués à ‘voir’ des factures et souhaitent se rattacher à une représentation visuelle du document quand ils ont besoin d’intervenir sur un traitement métier (en cas de gestion de litiges ou de validations par exemple).
La simplicité et l’accessibilité en émission et en réception de factures
En émission de facture, créer une Factur-X est accessible à tous. Les entreprises peuvent pour cela s’appuyer sur leur système de facturation existant qui sont nombreux à proposer la conversion en sortie. Elles pourront aussi - lorsque la réforme sera en place – générer les Factur-X grâce au service d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
L’émetteur de la facture n’a pas à se soucier de l’équipement de son client : Factur-X par son association PDF + format structuré XML, répond aussi bien au besoin des clients qui traitent leurs factures manuellement qu’à ceux qui exigent de recevoir des factures automatisables dans leur système d'information.
La Factur-X sera-t-elle obligatoire ?
Les PDP devront gérer au moins un des 3 formats du socle minimal. La Factur-X, format hybride sera l’un d’eux. Les deux autres formats seront des formats dits ‘structurés’ - sans représentation visuelle de la facture - nommés UBL et CII.
Factur-X étant l’un des 3 formats pivots de la réforme sur la facture électronique, on peut s’attendre à un développement plus fort de son adoption.
En outre, grâce à sa simplicité de mise en œuvre, Factur-X pourrait être perçu par de nombreuses entreprises notamment TPE, PME, ETI comme l’évolution la plus naturelle et la plus simple vers la facture électronique.
D’où l’intérêt pour les entreprises de s’appuyer sur une solution de digitalisation de leur processus de facturation capable de traiter tous les formats de factures, dont la Factur-X, et de savoir en extraire toutes les données afin d’automatiser leur rapprochement, leur intégration comptable et leur reporting vers l’administration fiscale. C’est ce que nous proposons au travers de la solution ITESOFT Streamline Invoices.
