Délai de paiement : fini les retards grâce à la facture électronique ?

Délais de paiement interprofessionnels : quelles sont les règles ?

Le respect des délais de paiement est essentiel au bon fonctionnement de l’économie. Des règles ont été établies pour éviter les dérives. La Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes (DGCCRF) mène chaque année des contrôles.

60 jours, 45 jours fin de mois, 30 jours… : le point sur les différents délais

Le Code du commerce définit des délais de paiement stricts pour encadrer les transactions entre professionnels.

• Selon l'article L.441-10, le délai maximal de paiement est fixé à 60 jours à compter de la date d'émission de la facture. Cependant, les parties peuvent convenir d'un délai de paiement de 45 jours fin de mois, à condition que cela soit spécifié dans le contrat. Il est important de noter que le délai ne peut être inférieur à 30 jours.
• Au-delà de ces règles générales, des dérogations existent, pour certains secteurs spécifiques comme celui des transports, ou pour certaines factures périodiques, comme stipulé dans l'article L.441-11 du Code du commerce. Ces ajustements visent à répondre aux particularités des secteurs d'activité concernés et à assurer un équilibre entre les besoins des entreprises et la fluidité des transactions.

Du cash management aux pénalités de retard : les enjeux pour les entreprises

Les retards de paiement posent de nombreux défis aux entreprises, particulièrement en ce qui concerne leur gestion de trésorerie. Lorsqu'une entreprise subit des retards de paiement, sa trésorerie en est directement affectée, ce qui peut compromettre sa capacité à honorer ses propres obligations financières. Cela peut également nuire à sa compétitivité, car l'entreprise doit parfois recourir à des solutions de financement coûteuses pour pallier les manques de liquidités. 

Du côté des entreprises qui retardent leurs paiements, les risques sont également significatifs. Elles s'exposent à des sanctions financières, telles que des pénalités de retard, et à des risques réputationnels, particulièrement depuis la mise en place du dispositif de "name and shame" introduit par la loi Pacte du 22 mai 2019. Ce dispositif vise à publier les noms des entreprises qui ne respectent pas les délais de paiement sur le site de la DGCCRF ainsi que sur un support d’annonce légale, exerçant ainsi une pression supplémentaire pour réduire le délai de paiement et se conformer aux régulations.

Règlement des factures : quelles sont les pratiques des entreprises ?

Entre les règles et leurs applications, il peut exister un décalage. Les entreprises respectent elles les délais légaux ? L’observatoire des délais de paiements 2023 donne de précieux enseignements.

Davantage d’anomalies constatées, des montants d’amende en hausse

En 2023, la DGCCRF a contrôlé 766 établissements et constaté que 34% d'entre eux étaient en anomalie, contre 33% l'année précédente. Le montant total des amendes a bondi de 74%, atteignant 58,4 millions d’euros en 2023, comparé aux 33,5 millions d’euros en 2022. Ces chiffres révèlent une augmentation significative des infractions et montrent que les entreprises continuent de rencontrer des difficultés à respecter les délais de paiement légaux.

Une dégradation globale des retards de paiement qui pénalise surtout les PME

Les retards de paiement des factures fournisseurs s'allongent. En moyenne, toutes tailles d’entreprises confondues, ils étaient de 12,6 jours au quatrième trimestre 2023, contre 11,7 jours un an auparavant. Les « grands retards », c'est-à-dire ceux de plus de 30 jours, s'accroissent également : fin 2023, 8,3% des entreprises présentaient de tels retards contre 7,2% fin 2022.

Les grandes entreprises sont particulièrement mauvaises élèves : 55% d'entre elles payent leurs fournisseurs en retard, avec un retard moyen de 19 jours. Ces retards pénalisent surtout les PME, qui subissent une rétention de trésorerie estimée à 15 milliards d’euros.

Les causes des retards de paiement sont identifiées

Deux causes principales expliquent ces retards de paiement :

1. Des défaillances dans l’organisation comptable : des circuits de validation trop longs ou trop complexes, l'externalisation des paiements à l’étranger ou l’absence de contrôle par le client des dates d’échéance mentionnées sur les factures par rapport au délai légal applicable sont autant de facteurs contribuant aux retards.
2. La coresponsabilité souvent ignorée : la méconnaissance du principe de coresponsabilité et le manque de temps pour effectuer des relances systématiques sur les factures non parvenues (FNP) auprès des fournisseurs exacerbent les retards de paiement.
   
   

Le principe de coresponsabilité

L’article L. 441-9 I du code de commerce précise que si le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la livraison d’un bien ou la réalisation de la prestation, l’acheteur est également tenu de la réclamer afin de pouvoir la payer avant échéance. Mieux vaut donc être en capacité d'identifier (et réclamer) les factures non parvenues (FNP) pour éviter toutes sanctions pour paiement hors délais légaux !

La facturation électronique obligatoire va-t-elle (vraiment) mettre fin aux retards de paiement ?

La réforme sur la facturation électronique obligatoire sera en place dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et entreprise de taille intermédiaire (ETI), et dès le 1er septembre 2027 pour les PME et microentreprises. Cette réforme devrait offrir plus de transparence dans le processus comptable et ainsi inciter les acteurs à améliorer leurs pratiques de paiement. Toutefois, cette réforme ne suffira pas à elle seule, à éliminer les retards de paiement. Voici pourquoi.

Plus de transparence dans le nouveau dispositif de facturation

Le nouveau dispositif de facturation électronique permettra de centraliser toutes les factures échangées entre assujettis à la TVA sur une plateforme nationale inspiré de Chorus Pro : le portail public de facturation. L'administration disposera ainsi d'une vision en temps réel de l'activité de facturation mais également… des retards de paiement. Cette visibilité accrue sur les données de transaction et les statuts des factures devrait faciliter grandement les contrôles de l'administration fiscale… et par voie de conséquence, encourager les entreprises à mieux respecter les délais de paiement.

Plus de complexité à gérer pour les comptables

Cependant, la réforme ne concerne que la facture, et non pas la transaction commerciale dans son ensemble, de la demande d’achat au bon à payer. Dans un même processus, les comptables pourront encore avoir à traiter d’un côté des factures au format électronique, et de l’autre des bons de livraison ou des documents de transport au format papier par exemple. Cette complexité accrue dans le processus de rapprochement et de validation des factures pourrait bien en réalité ralentir l’émission du bon pour paiement.

Comment alors maîtriser les délais de paiement à l’heure de la réforme ?

Pour maîtriser les délais de paiement dans le contexte de la réforme, les entreprises devront être en mesure de répondre à 4 challenges :

• Digitaliser tous les documents de la transaction (pas uniquement les factures) : demandes d'achat, bons de livraison, lettres de voiture, documents de douanes etc., devront eux aussi être digitalisés et centralisés sur une même plateforme. C’est la seule façon d’assurer une cohérence et une fluidité dans le traitement complet des transactions.
• Réaliser des rapprochements comptables automatiques : pouvoir rapprocher automatiquement des documents électroniques et non électroniques, provenant de différents canaux et formats sera la clé pour ne pas rallonger encore les délais de paiement.
• Mettre en place des workflows efficaces : automatiser les traitements métier via des workflows bien définis sera indispensable pour simplifier, fluidifier et accélérer les processus de contrôles des factures, de gestion des litiges, de relances fournisseur pour FNP... et in fine de validation des paiements.
• Adopter un pilotage 360° des transactions : impossible de garantir un pilotage efficace si seulement une partie du processus est digitalisé ! La capacité à suivre en temps réel l’évolution des statuts à l’échelle de la transaction est devenu crucial.
  
  

La solution ITESOFT 

C’est pour répondre à ces défis que nous avons conçu Streamline Invoices, seule solution de digitalisation des processus de facturation du marché qui offre aux entreprises :

• Un concentrateur de flux : multi-document, multi-format, multi-canal, entrant et sortant. Pour centraliser dans une plateforme unique, toutes les factures et tous les autres documents de la transaction , et cela quelques soit leurs canaux de réception (portail étatique, email, scan…) et quels que soient leurs formats (EDI, PDF, papier, CII, UBL, Factur-X…)
• La couverture fonctionnelle la plus complète : de la demande d’achat au bon à payer, en passant par l’extraction de données, le rapprochement automatique, les workflows…
• Une vision et un pilotage véritablement 360°
  
  

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Conclusion

Si la réforme de la facturation électronique obligatoire représente une avancée majeure vers une meilleure transparence et une opportunité clé pour un meilleur contrôle des délais de paiement, elle ne suffira pas à éradiquer les retards de paiement à elle seule. Les entreprises doivent s'engager dans une transformation digitale plus globale, en intégrant des solutions technologiques adaptées pour digitaliser l'ensemble des processus transactionnels. C'est seulement à ce prix qu'elles pourront véritablement sécuriser leurs délais de paiement et renforcer leur compétitivité sur le marché.