Le Covid-19 a bouleversé nos habitudes, forçant à réinventer nos relations sociales et nos échanges professionnels. En quelques semaines, le SARS-CoV-2 aura fait plus en termes de transformation digitale que de nombreux projets d’entreprise. Comme le souligne JM Vittori, quand le contact devient un problème, le digital devient la solution.
Nous avons ainsi assisté à une explosion du télétravail et des outils collaboratif, marquant probablement une modification durable de l’organisation des entreprises. De nouveaux usages mis en place avec plus ou moins de difficultés, venant nous rappeler que le digital n’en est pas une simple transposition mais une vraie transformation.
Pour les directions financières, la première exigence est bien sûr d’assurer la continuité opérationnelle de l’entreprise et de leur propre département, à commencer par leur visibilité financière et leur trésorerie. Mais aussi en assurant la continuité des relations fournisseur qui se matérialisent dans le processus Procure-to-Pay.
Dématérialiser les échanges, pour plus de résilience
La dépendance au papier a laissé le processus Procure-to-Pay particulièrement exposé à cette épidémie. La majorité des factures sont en effet encore échangées au format papier (jusque 70% selon eBillantis). Cela devient vite un problème en terme d’acheminent et réception du courrier, la sécurité sanitaire du support n’étant pas garantie et la présence des équipes dans les locaux de l’entreprise obligatoire. Et lorsque c’est toujours du papier qui circule pour valider et mettre en paiement les factures, cela devient un cauchemar.
Par ailleurs, le respect des délais de paiements - et donc de traitement des factures – est lui plus critique que jamais. Tout retard dans le règlement des fournisseurs menace directement leur survie. Bruno Le Maire, ministre de l’économie, a annoncé début Avril le renforcement de la vigilance et des sanctions déjà en vigueur par la DGCCRF ainsi que la mise en place d’un comité de crise face à la dégradation des délais de paiements . Si ces retards sont parfois intentionnels et condamnables, certains sont organisationnels, tout grain de sable dans un processus manuel le rendant inopérant.
Dans ce contexte, ITESOFT a noté un changement de comportement sur ses plateformes de dématérialisation traitant plusieurs millions de factures par mois. Dans certains secteurs comme le BTP on observe une vraie chute des volumétries de factures, preuve du ralentissement de l’activité. A l’inverse, d’autres secteurs, comme la distribution, continuent à en recevoir autant ou plus, avec une transition rapide vers les factures électroniques échangées par email. L’un d’eux, LIDL, a par exemple constaté une augmentation de 75% de l’utilisation de ce canal, alors qu’il y a quelques semaines encore les fournisseurs avaient du mal à adhérer à ce fonctionnement.
ITESOFT a d’ailleurs rapidement pris la mesure de cette attente en offrant durant la pandémie l’accès gracieux à la fonction de capture de flux email pour tous ses clients n’ayant pas encore opté pour ce canal. A n’en pas douter, cette crise ne fera qu’accélérer l’adoption de la facture électronique, des échanges par email et des portails fournisseur.
Digitaliser les processus, pour plus d’agilité
Si capturer des documents numériques à la source pour en extraire les données est primordial, il est aussi essentiel de s’appuyer sur des processus eux-mêmes digitalisés. En quelques jours, les directions financières ont dû redéployer leurs effectifs et changer leur mode de fonctionnement. Le service Support d’ITESOFT a par exemple noté une hausse de 30% d’appels de ses clients pour paramétrer des systèmes et p ermettre le travail à distance de leurs équipes !
Dans cette période de distanciation sociale et professionnelle, les organisations ont plus que jamais besoin d’agilité, de visibilité et de traçabilité. Digitaliser les processus, robotiser les transactions, assurer des workflows efficaces et évolutifs devient alors essentiel.
Contrer le risque accru de fraude
La fraude est une réalité. Et les crises économiques précédentes nous ont appris qu’elle augmente toujours lors de ces périodes difficiles. Comme le souligne Bruce Dorris, président de l’AFCE, la question n’est pas de savoir si nous constaterons davantage de fraude mais de savoir combien.
Si comme l’indique l’étude Euler Hermes – DFCG, les fraudes au faux fournisseur et au virement restent en tête des risques pour les directions financières, le phénomène ne fait que se renforcer dans le contexte actuel. La CERP, répartiteur pharmaceutique, a par exemple perdu 6,6 millions d’euros, après avoir réglé une importante commande de masques de protection et de gels hydro alcooliques à une société fantôme.
Amplifier les efforts de digitalisation et sécurisation des échanges
Les effets de la crise sanitaire sont là. Les directions financières ont la responsabilité de renforcer leurs initiatives de digitalisation pour répondre aux enjeux de la crise que nous traversons. Digitaliser pour assurer de vrais plans de continuité d’activité, disposer d’une vision claire sur les engagements financier et réduire les coûts de fonctionnement.
Digitaliser pour préparer l’avenir, par exemple la généralisation de la facture électronique comme le prévoit l’article 56 de la loi de finance 2020, qui exige de s’y préparer en automatisant tout ce qui peut l’être. Le besoin de changement n’est jamais aussi fort que quand il s’agit de s’adapter à une crise.
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