Pour les entreprises en pleine mutation digitale qui misent sur des solutions les plus innovantes du marché, de nombreux thèmes sont de première importance : transformation digitale, automatisation des processus, dématérialisation, Big Data, Intelligence Artificielle... Tels sont les nouveaux leviers d’innovation aujourd’hui à disposition des entreprises.
Principalement deux concepts se précisent : la digitalisation et la dématérialisation. Mais que se cache-t-il derrière ces notions qui sont au cœur du phénomène de transformation digitale des entreprises ?
La digitalisation ou comment transformer l'ensemble de l'entreprise par la data
Aujourd'hui, le digital est une composante essentielle de la stratégie d'une entreprise quel que soit sa taille ou son secteur d'activité. La digitalisation s'appuie essentiellement sur les data, véritable carburant de nos sociétés modernes. Posséder l'information est important, être en mesure de l'exploiter pour prendre de meilleures décisions plus vite est l'objectif ultime. L'exploitation de la donnée délivre ainsi alors une plus grande agilité à l’organisation en interne mais aussi auprès de ses clients, fournisseurs, partenaires.
La digitalisation à l’échelle d'une entreprise est aujourd’hui rendue possible par l'intégration de solutions et d'outils digitaux lui permettant de redéfinir, modéliser, automatiser ses processus tout en intégrant une collecte et exploitation des data enfin optimisées.
Pour réussir ce type de démarche, certains prérequis existent. C’est ce que souligne notamment le cabinet MARKESS en identifiant les actions clés à mettre en œuvre dans les stratégies de transformation digitale et plus particulièrement dans les projets de digitalisation des processus documentaires.
6 actions clés à mettre en oeuvre dans les stratégies de transformation digitale :
- Répondre à des besoins métiers ;
- Digitaliser la chaîne de gestion documentaire de bout en bout ;
- Impliquer l'utilisateur final ;
- Sécuriser les processus ;
- S'affranchir des contraintes techniques ;
- Accompagner le changement.
A travers ces actions identifiées nous pouvons constater que la digitalisation va au-delà de la seule gestion du document et impacte l'organisation de l'ensemble de l'entreprise.
Un bon exemple du deuxième cas c'est l'application de la CNAV qui permet la gestion digitalisée de ses procédures de marchés publics. Un projet pour lequel la Cnav a souhaité dématérialiser l'ensemble de la procédure des marchés publics pour améliorer la traçabilité, réduire les délais de traitement et garantir la visibilité de l'état d'avancement des procédures.
Il faut également insister sur l'importance du sponsoring de la direction générale dans tout projet de digitalisation pour porter le changement et l'insuffler à l'ensemble des métiers. Pour cela ils suffit de se doter d'un outil pour faciliter la communication entre les métiers et ainsi améliorer les processus digitalisés, tel qu’une Digital Business Platform.
Pas de digitalisation sans dématérialisation au préalable
La dématérialisation, quant à elle, concerne principalement le document papier. La dématérialisation des documents consiste à numériser les documents papier pour en extraire les données qui seront ensuite utilisées au sein des processus métier (processus clients, fournisseurs ou RH par exemple).
Grâce à la dématérialisation dès l’arrivée d’un document dans l’entreprise, les entreprises ont grandement amélioré la traçabilité de leurs documents et grâce aux récentes évolutions réglementaires (copie fiable…) elles peuvent aussi s'affranchir peu à peu de l'archivage papier qui représente un coût non négligeable. La dématérialisation permet enfin d’exploiter 100% du flux d’information d’une entreprise et non pas seulement une partie à savoir les seuls flux nativement numériques.
La brique de dématérialisation s'insère donc tout naturellement dans le projet global de digitalisation d'une entreprise. C'est une étape préalable permettant la réappropriation des données et leur utilisation dans les différents processus métier.
La dématérialisation des documents est fortement liée à des aspects réglementaires qui se révèlent fondamentaux dans tous projets de "copie fiable" et d'archivage probant.
Dans la chaîne de dématérialisation des documents papier, il faut s'assurer de générer des copies fiables par exemple pour être mesure de répondre à la Piste d'Audit Fiable dans le cadre de la relation fournisseurs et la gestion des factures.
Décembre 2016, d'après un décret sur la copie fiable, est présumée fiable toute copie numérique d'un procédé de reproduction clairement identifié. La copie électronique est conservée dans des conditions spécifiques pour éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. Un arrêté sur la numérisation des factures papier paraît en mars 2017 et complète le décret pré-cité. La reproduction du document papier doit être faite sous format PDF ou PDF/A avec horodatage, cachet serveur, empreinte numérique et signature électronique type RGS1. Enfin, l'entreprise doit mettre en place des contrôles internes.
La dématérialisation est donc une brique essentielle et même critique dans toute digitalisation de processus au regard des aspects réglementaires.
Vous l’aurez compris, digitalisation et dématérialisation font partie du même projet. Ce projet de transformation est une véritable opportunité pour les entreprises si tant est qu’elles en apprivoisent toutes ses dimensions.
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