Selon l’Institute of Finance & Management (IOFM), 53% des gestionnaires de comptes fournisseurs pensent qu’une initiative d’amélioration du processus Procure-to-Pay devrait être engagée par leurs directions financières. Face à un marché de plus en plus concurrentiel, cet investissement répond à des enjeux de productivité et une performance opérationnelle dont l'importance continue de croître chaque année.
La digitalisation des processus, dans le but de les rendre plus efficients, est au cœur de toutes les stratégies de transformation de la fonction finance. Dans cette quête de performance, les tâches les plus chronophages et coûteuses sont ciblées en premier, notamment la gestion des factures fournisseurs qui arrive en tête de liste. Mais la digitalisation du processus P2P est source de bénéfices qui dépassent le simple retour sur investissement financier.
Des technologies au service de la fonction finance
La digitalisation de la fonction finance doit répondre à de nombreux challenges : contraintes réglementaires, intégration aux ERP, système d’information vieillissant, défis RH... Mais il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pour y faire face et permettre aux entreprises d’intégrer le numérique à leurs processus métier à travers la dématérialisation et l’automatisation :
- La capture de documents permet de numériser tous les documents en format papier et facilite ainsi son traitement
- La capture intelligente de données identifie, extrait et classe directement les données dans les ERP des clients
- Le Procure-to-Pay automatisé offre la possibilité de renforcer le contrôle interne et de garantir l’existence d’une piste d’audit fiable, de sécuriser les décaissements fournisseurs face au risque de fraude, pour être en conformité avec la réglementation sur les délais de paiement.
- L’IA et la RPA peuvent exécuter un grand nombre de tâches à faible valeur ajoutée qui nécessitaient autrefois l’intervention humaine.
- Le Cloud permet une connexion décentralisée et une mutualisation des données, source d'efficacité opérationnelle
L’utilisation de ces technologies permet de faire évoluer les processus de gestion fournisseur existants dans les entreprises, et de les optimiser.
Challenges et opportunités
Des processus P2P de plus en plus complexes
Dans son rapport sur les perspectives d’avenir de la gestion fournisseurs, l’IOFM avance que plus d'un gestionnaire de comptes fournisseurs sur deux pense que les processus Procure-to-Pay sont amenés à se complexifier. Ces fluctuations peuvent être attribuées à la variété des canaux employés pour l’envoi des factures, à la diversité de format de celles-ci (papier ou numérique), à l’ utilisation de différentes plateformes d’ERP et également à la complexification toujours plus importante des demandes.
De plus, les interconnections entre les services ne cessent de se diversifier et cette tendance n’est pas prête de s’inverser. Dans ce sens il paraît primordial pour les entreprises de faire le choix d’une solution intégrée, efficace et surtout agile qui pourra s’adapter à toutes ses prochaines évolutions. Ainsi accompagnée, les compagnies pourront conduire leur transformation digitale sans risquer de perdre en compétitivité et être d’ores et déjà préparées aux challenges de demain.
Des avantages multiples
Face à ces défis, les bénéfices qui découlent de l’ automatisation du processus Procure-to-Pay (et son impact sur tous les services, aussi bien opérationnels que stratégiques, de l'entreprise), n’en sont que plus notables. Parmi ces avantages, on citera notamment l'opportunité de remise sur paiement anticipé. En effet, grâce à l’automatisation des paiements de facture fournisseurs, l’entreprise obtient d’une part des avantages financiers, mais améliore également ses relations fournisseurs tout en s’assurant un respect sans faille des nouvelles réglementations en vigueur sur les délais de paiement.
Encore balbutiante en France, l’escompte accordé en cas de paiement sous 10 jours, s’est largement développée dans de nombreux pays comme l’Allemagne et les États-Unis. Selon l’étude de l’IOFM, 80% des entreprises américaines reçoivent régulièrement ces offres de remises. Grâce à ce procédé les compagnies peuvent économiser 1% sur chacune de leur commande ce qui permet un rendement annuel de 18%, un montant bien supérieur à n’importe quel intérêt dû à un placement bancaire.
Mais les opportunités de l’ automatisation des processus P2P sont également stratégiques. En effet, les informations collectées lors du traitement vont permettre l’élaboration d’ audit, la compréhension plus poussée des requêtes fournisseurs, le calcul de budgets plus précis mais aussi les suivis de KPI optimisés. L’analyse des performances de l’entreprise peut ainsi être observée et pilotée grâce à des tableaux de bord mis à jour en temps réel. Une vraie aubaine pour tous directeurs financiers dans leur quête d’optimisation stratégique sur le court comme sur le long terme ! Source : IOFM Special Report : The Future of Accounts Payable: Digital, Profitable and Strategic
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