Les organisations sont aujourd'hui assez matures pour voir au-delà d'un site web ou d'un outil de traitement de factures lorsque l'on parle de transformation digitale. La transformation digitale impacte le fonctionnement global de l'entreprise et bouleverse ses méthodes et ses processus.
Pour améliorer leur efficacité, leur productivité, leur conformité et leur rentabilité, les organisations ont tout intérêt à s'engager dans une digitalisation de bout en bout de leurs processus documentaires englobant bien les différentes étapes du traitement d’un document.
Capturer les documents
Avant de faire entrer vos documents papier dans un processus documentaire digital, il convient de les numériser mais pas de n'importe quelle manière. Un inventaire des documents à numériser est en effet un préalable à tous projets de dématérialisation…qui se révèle souvent salutaire : une fois effectué il vous permettra la structuration de votre archivage, l'identification des entités émettrices et les types de documents rencontrés, l'indication des durées de conservation retenues en corrélation avec la législation en vigueur et enfin la mise en place de droits pour gérer l'accès aux archives dématérialisées confidentielles et sensibles. La réussite d'un projet de dématérialisation repose sur la rigueur de cette première étape d’analyse de votre flux documentaire.
Les documents papier peuvent, à présent, être numérisés par des scanners et logiciels de capture de dernière génération pour garantir une qualité d'image optimale. Cette qualité est primordiale autant pour une bonne gestion du processus par la suite que pour des questions légales.
Les documents dématérialisés sont ensuite indexés dans une base identifiant chaque document et respectant le cahier des charges prédéfini. Cette base documentaire doit être structurée par l'identification automatique des types de documents et la collecte des données présentes dans chacun d'entre eux. Deux types d'indexation sont aujourd'hui possible : automatique grâce à l'utilisation des logiciels LAD (Lecture Automatique de Documents) ou manuelle par vidéo codage.
Traiter et gérer les versions électroniques
Une fois vos documents numérisés, il est temps de passer par un logiciel permettant de modéliser, gérer, piloter et superviser l'ensemble des processus clés de l'organisation. Cette plateforme logicielle est particulièrement nécessaire dans le cadre de la relation client ou de la relation fournisseur. Ainsi, vous avez un ensemble de données issues de ces documents numérisés à mettre en musique grâce à la définition de processus que vous pouvez modéliser afin d'en appréhender la complexité. Une fois modélisés au standard BPMN 2.0, les processus seront automatisés à l'aide d'un moteur BPM (Business Process Management). Cette automatisation couplée à une GED (Gestion Electronique de Document) facilite la valorisation des contenus des différents types de documents et les interactions entre les multiples acteurs du processus.
Le processus est maintenant mis en place. Vous devez alors piloter et superviser les processus. Le pilotage des processus permet d'avoir une visibilité permanente sur le déroulement des actions et la circulation des informations. Cela vous permet d'intervenir rapidement sur de possibles dysfonctionnements pour maintenir la fluidité des processus et garantir les délais de traitements. Enfin, un tableau de bord couplé à un outil de datavisualisation permettra de faire des études statistiques.
Archiver les documents papier et électronique à valeur probante
L'enjeu ultime de la digitalisation d'un processus documentaire concerne la conservation pérenne et sécurisée des documents électroniques à travers un Système d'Archivage Electronique (SAE). Une fois intégré dans le SAE, votre document n'est plus modifiable et conserve sa valeur probante.
Dans le cadre de la Piste d'Audit Fiable, les organisations doivent mettre en place des contrôles internes "documentés" et "permanents" spécifiques à la gestion des factures. Elle permet d'apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux de vos processus dédiés à la facture. Cette piste d'audit s'articule autour de 3 principes généraux incontournables : l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité du contenu.
Ainsi, même si le recours à un prestataire externe pour l'archivage de vos documents électroniques permet une sécurisation de vos données notamment en cas de potentielles cyberattaques, il est important de vérifier que votre partenaire suit rigoureusement les règles de certification d'un Système d'Archivage Electronique.
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