Etude CXP en France : l'Enterprise Content Management en 2017

La transformation numérique est bel et bien en marche, et les projets Enterprise Content Management (ECM) en bénéficient. Depuis que les entreprises se sont engagées dans la transformation numérique, une transition importante s'est opérée, qui voit foisonner les projets ECM.

Le CXP Group, expertisant depuis de nombreuses années les solutions de GED, a mené une étude auprès de plus 150 entreprises en France, de janvier à mars 2017, pour mesurer leur maturité sur le sujet.

Mais qu'est-ce que l'Enterprise Content Management ?

La transformation numérique concerne aujourd'hui toutes les entreprises, des petites aux grandes. Pour répondre à ses clients et à ses fournisseurs, désormais tous équipés de moyens informatiques, l'entreprise doit, elle aussi, se numériser. Un des chantiers prioritaires consiste à numériser les flux entrants et les flux sortants de l'entreprise. Ce projet à valeur ajoutée accélère les processus de l'entreprise en automatisant des tâches répétitives et chronophages.

L'Enterprise Content Management, c'est la gestion de l'ensemble des contenus de l'entreprise, en d'autres termes les processus documentaires. En prenant en compte les informations qui ne sont pas structurées par opposition aux bases de données, L'ECM démarre par la création et la capture jusqu'à la recherche et l'archivage des données au sein des processus métier.

71% des entreprises engagées dans la transformation numérique depuis 2 ans

Seul le mid-market (entreprises comptant de 500 à 999 collaborateurs) a pris du retard dans sa transformation numérique avec 13% des entreprises ayant lancé leur transformation numérique depuis moins d'un an. Les grands comptes (> 10 000 collaborateurs s'y sont, quant à eux, majoritairement engagés depuis plus de 2 ans.

46% des projets ECM pilotés par les métiers en 2017

Les métiers sont de plus en plus à l'origine des initiatives de mise en place d'une solution ECM, deux fois plus qu'il y a trois ans. Cette transition apporte des bénéfices importants aux projets ECM :

• Une meilleure compréhension du besoin
• Un meilleur alignement de leurs besoins avec les avancées technologiques
• Un travail itératif pour maximiser les bénéfices de la nouvelle solution

Les solutions ECM sont au cœur de la transformation numérique et prennent une place centrale, non seulement dans le processus client mais aussi plus globalement dans tous les processus au sein de l'entreprise.

20% des entreprises vont repenser le processus clients en 2017

Aujourd'hui, environ 2/3 des entreprises déploient déjà l'intégralité du périmètre fonctionnel de l'ECM. D'ici deux ans, ce seront 9 entreprises sur 10 qui profiteront de l'ensemble des fonctionnalités de l'ECM. Les fonctionnalités les plus répandues sont :

• L'intranet intégrant une gestion de document (Web Content Management)
• La gestion de documents
• L'exploitation des Emails (Email Management)
• La GED et la numérisation des documents (Input Management)

Les fonctionnalités qui restent encore peu déployées sont :

• Le Case Management (les workflows dynamiques)
• La RAD (la Reconnaissance Automatique de Documents)

Ces fonctionnalités sont pourtant accélératrices de processus. Cependant, elles réclament à la fois de l'expertise technique, une formalisation des documents entrants et une réingénierie des processus métiers.

48% des répondant ont déployé une GED au niveau de leur entreprise et 31% au niveau d'un département

Les entreprises continueront à rechercher l'efficacité durant les deux prochaines années, pour intégrer davantage leurs solutions ECM à l'écosystème applicatif, afin d'avoir des flux transverses automatisés. Si la gestion électronique de documents et l'acquisition des documents sont aujourd'hui bien intégrées dans les flux métiers, les liens avec les autres solutions collaboratives de l'entreprise et avec les intranet/extranet ne sont pas effectifs.

Ce sont là des chantiers qui seront menés d'ici 2019 pour gagner en efficacité opérationnelle. Longtemps confinées et réservées à un seul service, les solutions ECM sont désormais accessibles via un navigateur ou ouvertes à des Web Service pour être utilisées par l'ensemble des collaborateurs.

Un usage du Cloud généralisé pour les solutions d'ECM

L'usage du Cloud / SaaS est devenu la réalité pour plus d'un tiers des entreprises. Le mode Cloud / SaaS est le mode préféré des entreprises qui ont recours à quatre fournisseurs ou plus pour leur solution ECM.  

L'amélioration du parcours et de l'expérience client arrive en tête des objectifs recherchés et atteints par les entreprises interrogées. La transversalité entre les silos fonctionnels et informatiques, la performance opérationnelle et la réduction du temps de traitement sont autant de bénéfices liés à la mise en place d'une solution ECM. Leurs prochains challenges autour de l'ECM ? L'ajout de solutions mobiles, la mise à disposition de plus de tableaux de bord de pilotage, le traitement du langage naturel.

L’enquête a été réalisée par le CXP en France auprès d’une large cible de d'utilisateurs impliqués dans un projet de plateforme Enterprise Content Management, issus d'entreprises de tous secteurs économiques (banques, assurances, industriesn secteurs publics, etc.) et de toutes tailles . Elle a été réalisée entre janvier et mars 2017 sous la forme d’un questionnaire online. Les résultats sont basés sur l’analyse des réponses de 155 participants.