Comptabilité des notes de frais. Impacts des normes comptables en 2026

Ce qu’il faut savoir sur la gestion des notes de frais 

Ce cas de gestion couvre les dépenses engagées par le salarié (frais de repas, frais de déplacement, indemnités kilométriques et autres frais professionnels) dans le cadre de son travail et pour lesquelles il sera remboursé par son entreprise.

Le salarié est ici considéré comme un payeur tiers.

3 situations peuvent se présenter :

• Le collaborateur avance les frais / la facture est au nom de l’entreprise
• Le collaborateur avance les frais / la facture n’est pas au nom de l’entreprise
• Le collaborateur avance les frais / pas de facture mais un ticket de caisse

Chacune de ces situations nécessitera une prise en charge différente au regard de la réforme. 

Facturation électronique : ce que prévoit la réforme pour la comptabilisation des notes de frais

Le "dossier de spécifications externes de la facturation électronique" publié par l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'État) fait référence au cas des dépenses professionnelles dans son intitulé :

« Cas 5 et 6 : Frais payés par des collaborateurs (hors carte d’achat ou logée), avec facture au nom de l’entreprise ou sans facture. » 

En fonction des cas de figure, la transaction peut être considéré sous l’angle du B2B ou du B2C, avec ou sans facture obligatoire à transmettre à l’Etat :

• Si la facture payée par le collaborateur est libellée au nom de l’entreprise :
  Cette facture doit faire l’objet d’une facture électronique (e-invoicing)
• Si la facture payée par le collaborateur n’est pas au nom de l’entreprise :
  Cette facture doit être déclarée par le fournisseur en e-reporting comme du B2C.
  En revanche, elle ne fait pas l’objet de l’obligation d’être une facture électronique. 
  
  

Ce que cela change pour vous et votre processus de remboursement des notes de frais

En synthèse, plusieurs processus vont coexister après la mise en place de la réforme pour les entreprises :

• Processus de remboursement des notes de frais 
  Pour les factures / tickets de caisse au nom du salarié 
• Processus e-invoicing
  Pour les factures au nom de l’entreprise 
  
  

POINT DE VIGILANCE : il faudra s’assurer de ne pas avoir de doublons entre ces deux processus et avoir la capacité de réorienter si besoin les documents d’un processus vers l’autre. La mise en place de la réforme aura un impact potentiel sur la solution de gestion des notes de frais, sur les contrôles à mettre en œuvre et une sensibilisation auprès des salariés sur le process de saisie des notes de frais. Objectif : éviter des risques de double règlement.

Note de frais et TVA : comment s’organiser d’un point de vue fiscal ? 

Les déductions de TVA liées aux notes de frais pourront être ajustées manuellement sur le pré-remplissage automatique.

A ANTICIPER : s’assurer de pouvoir disposer des justificatifs liés en cas de contrôle URSAFF et maitriser la qualité de la donnée. 

Que devra faire votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?

Le recours à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire sera obligatoire. Savoir évaluer les PDP sera essentiel. En matière de gestion des notes de frais, la PDP devra savoir traiter les trois fonctions ci-dessous :

• Communiquer les informations du tiers (ici le collaborateur) dans le bloc « PAYEUR DE LA FACTURE » EXT-FR-FE-BG-02
• Traiter le flux 1 de e-invoicing ainsi que le e-reporting des données de paiement pour l’encaissement de la facture (pour le cas des factures au nom de l’entreprise)
• Générer un flux de e-reporting des données de transaction (pour le cas d’un paiement direct par le collaborateur et d’un simple ticket de caisse)
  
  

POINT DE VIGILANCE : lorsque le payeur est un collaborateur, la transmission des données personnelles (nom, prénom) devra être évité (question de conformité RGPD). Un code ID ou immatriculation salarié interne à l’entreprise devra être renseigné sur la note de frais, permettant ainsi de rapprocher le collaborateur au sein de l’entreprise. 

Les autres cas d'usage impactés par la facturation électronique obligatoire

La gestion des notes de frais n'est pas le seul cas spécifique de facturation qui va évoluer et que le service comptable devra maîtriser.

Pour traiter la totalité de vos cas de facturation, vous devrez mettre en place des adaptations fiscales, comptables et IT.

C'est pour vous aider dans cette démarche, que nous conçu un guide pratique, rassemblant les 10 cas d'usage de la réforme. Les plus incontournables, ceux que vous devrez maîtriser :

• Fiche pratique 1 : Les factures multi-commandes 
• Fiche pratique 2 : Les notes de frais 
• Fiche pratique 3 : Les factures payées avant émission 
• Fiche pratique 4 : L’affacturage 
• Fiche pratique 5 : Les factures “adressées à” 
• Fiche pratique 6 : Les notes de débit 
• Fiche pratique 7 : L’auto-facturation 
• Fiche pratique 8 : Les factures d’acompte 
• Fiche pratique 9 : L’assujetti unique 
• Fiche pratique 10 : L’encaissement partiel et annulation d’encaissement 

N'attendez plus, suivez le guide ! 👇