Le monde a changé, tout va très vite. L’accélération des échanges digitaux imposent aux entreprises de traiter toujours plus de données via différents canaux pour répondre aux nouvelles exigences clients… sans oublier les fortes évolutions réglementaires. Une nouvelle capture d’information s’impose : 4 raisons pour l’adopter !
1. Faire face à l’explosion des données
Il est urgent de disposer d’une capture d’information nouvelle génération pour faire face à l’explosion du volume d’information entrant dans une organisation. Ce dernier sera multiplié par 4 entre 2020 et 2023. De fait, le traitement manuel n’est plus viable. Perte de temps, d’efficacité, qui vient brider la performance opérationnelle des gestionnaires aux dépens des clients qui eux attendent de l’immédiateté dans leurs demandes.
Sans solution de capture ITESOFT, j’aurais besoin de 50 ETP de plus dans mon back-office. Sébastien Poiblanc, Directeur Gestion et Relation Client chez Mutavie
2. Faciliter la prise de décision
Plus de 80% des informations reçues par une organisation sont non structurées (papier, email au format PDF) et donc inexploitable en l’état par le système d’information. Or, disposer de données exhaustives en temps réel est la clé pour la prise de décision et pour délivrer le meilleur service aux clients ou usagers : indemnité sinistre, prestation sociale, paiement fournisseur...
Une capture d’information moderne se doit donc d’embarquer suffisamment d’intelligence pour être capable d’extraire et contrôler rapidement les informations présentes sur 100% des documents reçus… y compris les plus complexes. Dans un monde qui va toujours plus vite, avec toujours plus de documents à traiter, la capture nouvelle génération est un réel atout pour aiguiller les décideurs, avec des infos valides, sans erreur, évitant ainsi tout travail manuel complémentaire, et respectant la conformité réglementaire.
Grâce aux robots de capture et à l’IA d’ITESOFT, la Cnaf traite plus d’1 million de documents par jour. Denis Jacquier, responsable de projet ECM à la Cnaf
3. Offrir des services interactifs aux clients
Pour répondre aux nouvelles attentes d’expérience client (immédiateté, personnalisation…), les organisations doivent être à la pointe technologique pour rester dans la course. Engagées dans la digitalisation de la relation client et usager, elles ont besoin d’offrir des modes d’interactions toujours plus rapides et interactifs tels que des applications mobiles ou portails client avec dépôt de documents.
La puissance de traitement des nouveaux robots de capture est alors ici essentielle pour analyser à la volée les pièces déposées par le client, contrôler leur validité et ainsi faire un retour temps réel à l’utilisateur. Un facteur différenciateur qui permet aux organisations d’améliorer le service usager et les coûts de traitements. Ainsi, la Caisse des dépôts, avec ITESOFT, a accéléré la prise en charge des documents clients de 48h à 1 minute.
4. Lutter tout de suite contre la fraude
L’accélération de la digitalisation des échanges fait peser de nouveaux risques de fraude et de non-conformité pour les organisations. Le chiffre parle de lui-même : près de 7 entreprises sur 10 sont victimes de tentatives de fraude (1)et dans près de la moitié des cas la fraude est portée par le document. Les cas d’usages frauduleux sur les documents se multiplient : prestation sociale, indemnités "sinistre", règlement de factures fournisseurs, etc. Toutes les organisations sont concernées !
Pour répondre à la forte augmentation de ces risques, ITESOFT s’est emparé du sujet et embarque nativement dans ses solutions des robots capables de détecter la fraude non seulement sur les données mais aussi sur les documents. Embarquer de tels robots dans une solution de capture permet de mieux lutter contre la fraude grâce à des contrôles systématisés et réalisés avant tout traitement métier.
En résumé, la capture intelligente de documents s’inscrit au cœur des stratégies de transformation digitale des organisations. Dans un monde connecté et d’immédiateté, la capture nouvelle génération colle au plus près des nouveaux usages digitaux en permettant de délivrer un service en temps réel et de faciliter les démarches en ligne avec les informations capturées. Plus interactive, plus intelligente, plus connectée aux technologies de rupture, elle est l’une des chevilles ouvrières de la digitalisation des échanges et des processus métier, les rendant plus rapides, intelligents et sécurisés.
(1) Euler Hermes – DFCG 2020
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