Secteur BTP : automatisez les factures fournisseurs pour plus de rentabilité

Si la réglementation était respectée en termes de délais de paiement, le secteur de la construction bénéficierait à lui seul d’un dégagement de trésorerie de 7,5 milliards d’euros⁽¹⁾.

Le secteur du bâtiment et des travaux publics est l’un des plus porteurs en France, avec un chiffre d’affaires de 170 Mds€ (2017). Paradoxalement, il fait figure de mauvais élève en matière de traitement des factures fournisseurs avec un fort taux de blocage des factures (13%) en 2019 ainsi qu'une augmentation des délais de résolution désormais à 54 jours (contre 52 jours en 2018) ⁽²⁾.

Avec de fortes contraintes liées aux délais de réalisation des projets, à la logistique des chantiers et à la maîtrise des coûts, le traitement des factures fournisseurs représente donc un enjeu de taille pour les entreprises du BTP. Il est d'autant plus nécessaire d’optimiser ce processus lorsqu’on sait que les retards de paiement sont passibles d’une amende pouvant désormais aller jusqu’à 4 millions d’euros  (une sanction de 3 M€ ayant, par exemple, été prononcée à l’encontre du groupe SFR en Septembre 2019). Comment le secteur du BTP peut-il transformer ce processus Procure-to-Pay en avantage compétitif ? La clé est l'automatisation :

Optimiser la capture pour fiabiliser la donnée

Face à une volumétrie de documents et d'informations toujours croissante, savoir capturer la donnée, la stocker et la tracer tout en respectant la réglementation est un enjeu capital. Les acteurs du BTP doivent faire face à un flux de factures multi-formats et multi-sources ( factures fournisseurs, factures multi-commandes, intracommunautaires, situations de travaux, frais généraux, avoirs, factures de prestataires, suivi de chantiers…) qui doit être capturé, saisi, traité rapidement et efficacement pour respecter les délais et gagner en productivité et en réactivité.

Dans un secteur aussi exigeant en termes de traçabilité, de suivi et d'affectation des ressources , la fiabilité de la donnée est au cœur de la performance du BTP : c'est pourquoi le moteur de capture ITESOFT embarque une base fournisseur mutualisée et des technologies disruptives d'IA, d'OCR et d'algorithmes experts pour garantir un taux d'automatisation de 85%.

Adapter les processus pour plus de productivité

La croissance de la majorité des acteurs du BTP se fait par l'intégration de nouveaux maillons dans la chaîne de décisions ( filiales, achats-acquisitions etc…) : il faut donc pouvoir modifier ses processus, intégrer de nouvelles organisations et centraliser l’information de manière simple rapide et fluide. Le suivi efficace des chantiers et la coopération entre des dizaines d'intervenants représente également un impératif, plus spécifiquement la gestion des workflows par chantier et le rapprochement tripartite (commande-facture/réception-situation de travaux). Dans le cadre du traitement des factures fournisseurs, l’optimisation du circuit d’approbation est primordiale, car la gestion des factures nécessite un suivi clair et simplifié de bout en bout pour permettre aux différentes parties d’échanger et d’accéder aux documents de façon sécurisée.

L'adaptabilité et la fluidité des processus est donc un enjeu clé de la performance des entreprises du BTP : pour y répondre, les solutions ITESOFT embarquent un puissant moteur de BPM pour garantir une adaptabilité complète issue des meilleures pratiques, une modélisation utilisable par les métiers ainsi que des connecteurs synchrones vers tous les ERP majeurs.

Gérer les risques pour lutter contre la fraude

70% des entreprises Françaises ont été victimes de fraude en 2017, la fraude au faux fournisseur représentant 54% des tentatives. Une fraude qui coûte cher pour les entreprises : 5% de leur chiffre d'affaire ⁽³⁾ ! 

Une vraie inquiétude quand l'on veut à tout prix protéger sa marge ! En effet, la hausse du prix des matériaux de construction pourrait rogner les marges des entreprises du bâtiment, qui oscillaient déjà autour d'à peine 1,2% en 2018⁽⁴⁾... C'est pourquoi dans le secteur du BTP, les méthodes historiques (analyse à posteriori, pas de contrôle des documents, approche limitée aux schémas identifiés...) ne suffisent plus : des fonctions de détection de fraude doivent être intégrées en standard au cœur du traitement des factures fournisseurs ​et être : ​

• A priori​
• Systématiques ​
• En temps réel​
• Sur les données et les documents​

Des technologies uniques de détection de fraude sont embarquées dans la solution d'automatisation du Procure-to-Pay d'ITESOFT pour systématiquement détecter a priori toutes les tentatives de fraude (par exemple: manipulation, modification documentaire, contrôle de cohérence métier) et assurer la conformité réglementaire des entreprises.

L'automatisation du traitement des factures fournisseurs au secours du BTP

Le choix d’une solution d'automatisation du traitement des factures fournisseurs nécessite néanmoins de prendre en compte des critères essentiels et incontournables (niveau d’automatisation,  qualité du traitement des données, expertise du secteur BTP, respect des réglementations…) pour assurer la réussite d’un projet de digitalisation des processus fournisseurs en garantissant :

• l’amélioration de la performance des processus
• la traçabilité des échanges et du suivi des travaux
• un meilleur respect des délais de paiement
• et à plus long terme, une meilleure relation avec les fournisseurs

Pour accompagner les entreprises du BTP dans le traitement des factures fournisseurs, la solution cloud de dématérialisation des factures Streamline Invoices d’ITESOFT embarque des technologies uniques et disruptives pour garantir un taux d'automatisation maximum, offrir une adaptabilité maximale des processus et se prémunir de l'ensemble des risques de fraude. Pour en savoir plus, contactez-nous !

Ils nous font confiance :

⁽¹⁾ L'Observatoir des Délais de Paiement, 2018 ⁽²⁾ 5 ^ème édition du baromètre « Médiateur des entreprises / Sidetrade » ⁽³⁾ Association of Certified Fraud Examiners (AFCE) – “Report to the Nations ” (2018) ⁽⁴⁾ Le Moniteur