La réglementation concernant l'archivage des factures a considérablement évolué ces derniers mois. Le décret du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies, l'arrêté du 22 mars 2017 publié au JO du 30 mars sont autant de textes réglementaires qui libèrent peu à peu les entreprises de l'archivage des factures sous certaines conditions. La dématérialisation est un enjeu majeur pour les entreprises d'aujourd'hui mais aussi des engagements qu'il faut pas prendre à la légère !
Qu'est que une copie fiable ?
La loi nous dit "la copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge" . Le décret du 5 décembre 2016 définit les modalités du procédé permettant de bénéficier de la présomption de fiabilité. Cette réglementation est importante dans le cadre de la Piste d'Audit Fiable, procédé d'échange de factures permettant de donner une valeur fiscale à vos factures. Vos factures ont une valeur légale à condition de mettre en œuvre une Piste d'Audit Fiable. Ainsi, il convient d'établir des process de contrôles internes "documentés" et permanents spécifiques à la gestion de facture en respectant trois grands principes : l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.
De la théorie à la pratique
Aujourd'hui, 75% des entreprises déclarent utiliser la facture électronique mais peu d'entre elles respectent réellement les exigences réglementaires (Source : GS1 France 2017).
La copie fiable reste un sujet complexe.
