En matière d’automatisation des processus, il existe un paradoxe récurrent entre les attentes des consommateurs et les bouleversements entraînés au sein de l’entreprise. En effet, alors que le consommateur est de plus en plus connecté et exige de l’entreprise toujours plus de flexibilité, de réactivité et de personnalisation, celle-ci se trouve face à de nombreuses difficultés pour gérer le changement en interne.
Dès lors, la gestion du changement devient une problématique cruciale au sein de toutes les entreprises afin de servir au mieux ses clients mais également accroître la productivité des processus. La gestion du changement est la discipline qui permet d’accompagner des individus, équipes et organisations à travers des changements opérationnels. Voici cinq conseils qui vous permettront de susciter l’adhésion des équipes et de la direction afin de changer efficacement vos processus.
1. Automatisez intelligemment
L'automatisation libère vos employés de nombreux processus fastidieux. Elle leur permet ainsi de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, elle contribue à éviter les erreurs humaines et à assurer le bon déroulement des opérations.
Mais tous les processus ne sont pas forcément automatisables et il convient de procéder à une évaluation avant de vous lancer. Evaluez la faisabilité. Etudiez chaque processus que vous envisagez d’automatiser à l’aide d’une grille composée de plusieurs dimensions :
- Est-ce un facteur déterminant à l’atteinte des résultats de l’entreprise ?
- Quels sont les attributs des processus ?
- Les données associées permettent-elles l’automatisation ?
- Les technologies hardware et software de l’entreprise peuvent-elles supporter cette automatisation ?
Voici quelques exemples de composantes de ces dimensions qui vous permettront de déterminer quel processus automatiser intelligemment afin de conduire une meilleure démarche de gestion du changement :
- Le volume de transactions : plus le volume de transactions supporté par un processus est grand, plus il est intéressant de l’automatiser. En effet, l’automatisation sera rentabilisée à partir du moment où les gains (de temps, d’argent, de productivité) seront supérieurs à son coût. Pour autant, si l’automatisation sert des intérêts supérieurs pour votre entreprise tels que la conformité des données, par exemple, l’automatisation d’un processus qui supporterait un faible volume de données s’avérerait intéressante.
- La définition du processus. A strictement parler, le processus choisi ne devrait être basé que sur la logique. Il ne devrait pas faire intervenir un jugement humain. Cependant, avec l’évolution de l’intelligence artificielle il est désormais possible d’envisager des possibilités pour des processus nécessitant une certaine forme de jugement.
- La disponibilité des données. Vos données sont-elles numérisées ? Si ça n’est pas le cas, il vous faudra penser à utiliser des technologies de reconnaissance de caractères qui vous permettront de dématérialiser vos documents papier.
- Stabilité des systèmes informatiques. Bien que le processus soit stable en lui-même, il interagit avec d’autres logiciels et applications qui doivent l’être aussi. Il est nécessaire de vérifier que l’ensemble des outils informatiques mis à disposition dans l’entreprise (emails, CRM, ERP, Excel …) pourront supporter les nouvelles sollicitations.
- Le personnel. Une fois soulagées par ces nouveaux processus, il vous faut définir quelles seront les nouvelles tâches et missions à demander à vos employés.
Une fois que vous aurez répondu à ces questions vous pourrez vous lancer dans la mise en place d’une automatisation intelligente.
2. Anticiper les rôles de chacun
La clé d’une stratégie de gestion du changement efficace réside dans la gestion des autorisations. D’une part, il est impératif d’accorder aux managers un visibilité suffisante sur les opérations pour :
- Limiter les erreurs humaines.
- Apporter leur assistance sur des tâches complexes.
- S’assurer que les opérations sont traitées efficacement
D’autre part, trop d’autorisations peut ralentir le rythme du changement. Il est donc essentiel de trouver le bon équilibre.
3. Formez les équipes
Une formation efficace permet d’établir des standards au sein de l’entreprise appliqués par l’ensemble des employés. En outre, la formation permet de recueillir tous les commentaires afin de combattre le plus efficacement possible les freins à l’implémentation du changement. Il est très rare de voir l’ensemble d’une organisation embrasser le changement. Il vous faut donc vous préparer aux résistances.
Faire face à des comportements de rejet doit être inclus dans tout plan de communication qui vise à la conduite du changement en entreprise. Communiquer, poser des questions et répondre aux commentaires permettra de lever les freins des plus résistants. Veillez toujours à présenter l’automatisation non comme une ressource informatique mais plutôt en termes de bénéfices pour l’utilisateur.
4. Appuyez-vous sur ceux qui seront le plus impactés
Bien sûr, obtenir l’adhésion de la direction est nécessaire pour commencer une telle démarche. Cependant, en identifiant ceux qui seront le plus impactés par le changement et en les ralliant à votre cause, vous amplifierez la propension des équipes à adhérer au changement. Communiquez régulièrement avec eux et intéressez-vous aux problèmes qu’ils rencontrent dans la mise en œuvre du changement. Vous en ferez ainsi des alliés.
5. Communiquez régulièrement
Le rôle de la communication est essentiel. Plus vos employés seront conscients des processus mis en place dans l’entreprise, des résultats et des attentes de l’organisation, plus ils s’impliqueront dans le projet. Montrez à vos équipes l’importance du projet et aidez-les à prendre conscience des avantages qu’il aura pour eux. En définitive, automatiser le processus en entreprise requiert une discipline qui s’avérera payante. En suivant nos conseils vous pourrez susciter l’adhésion de vos équipes et de la direction afin de vous engager sur la voie du changement.
