L’automatisation, clé de voûte de la performance des directions financières par Frédéric Massy, CMO d'ITESOFT

Les décideurs financiers sont à la croisée des processus de l’entreprise : une place qui leur permet d’être le fer de lance des projets de transformation digitale.

Le traitement des factures fournisseurs est souvent le premier processus à être digitalisé au sein des directions financières, tant il est fastidieux, chronophage, générateur d’erreurs et donc coûteux. De plus, de nombreuses technologies et meilleures pratiques entrent en jeu pour réduire les coûts et délais, fluidifier les échanges, sécuriser les transactions et piloter en temps réel le processus.

L’automatisation, levier de performance

La performance d’un processus digitalisé se mesure par son taux d’automatisation, c’est-à-dire la capacité à suivre les étapes d’un processus de bout en bout en limitant au maximum les interventions humaines Chaque pourcentage d’automatisation supplémentaire représente un gain considérable de productivité : dans le traitement des factures fournisseurs par exemple, passer de 70 % d’automatisation à 85 %, c’est diviser par deux la charge de travail des équipes comptables. Plus un processus est automatisé, plus il a d’impact sur la performance de l’organisation.

Nathalie Peyre, directrice des CSP comptables du groupe Soufflet, témoigne de son projet mené avec ITESOFT : « Notre démarche a consisté à dématérialiser d’abord les factures fournisseurs et les circuits d’approbation. Nous avons alors constaté que nous devions optimiser également nos contrôle et process amont. Cela nous a convaincus de digitaliser les demandes et commandes d’achat.» Aujourd’hui, la solution ITESOFT est capable de gérer des millions de transactions et d’informations avec une vitesse et une précision inégalées : « 85 % des documents sont traités sans aucune intervention humaine», conclut-elle.

Automatiser au maximum grâce à une donnée fiable

Près de 70 % des factures sont reçues au format papier ou PDF ¹, d’où la nécessité de maximiser les taux de reconnaissance, de lecture et de validation des données d’un document entrant. Une maximisation désormais possible grâce à l’intelligence artificielle et au cloud, qui permettent de mutualiser les données et bénéficier de taux d’automatisation inégalables, car en constante amélioration.

Chez Carambar & Co, client ITESOFT, les chiffres parlent d’eux-mêmes : le temps de saisie des factures a été divisé par trois grâce à un taux d’automatisation de 92 %, et 60 % des factures peuvent être traitées en «straight-through-processing» (sans intervention humaine). « La solution repose sur une plateforme mutualisée qui capitalise sur l’historique des bases fournisseurs des autres clients ITESOFT. Et lorsqu’une optimisation est réalisée, ce sont tous les utilisateurs qui en bénéficient. C’est pour nous la garantie de déployer rapidement, sans phase d’apprentissage, et avec le maintien dans le temps des meilleurs taux d’automatisation», précise Marc Boullier, DSI de Carambar & Co.

Mutualiser pour fiabiliser la donnée

Les solutions ITESOFT capitalisent de manière unique sur le cloud, en mutualisant non seulement les plateformes et les apprentissages, mais également les référentiels fournisseurs, comme en témoigne Naoufel Djehiche, responsable administratif et financier de Gepsa :  «Nous avons fait le choix de la solution cloud Streamline Invoices pour les taux de lecture plus performants qu’une solution classique et pour avoir une base fournisseur mutualisée qui facilite la reconnaissance et simplifie la lecture de nos factures.

Aujourd’hui, la data est fiable grâce à ce référentiel fournisseurs.» Comme le précise Frédéric Massy, CMO d’ITESOFT : «Nos technologies uniques nous permettent de garantir à nos clients un taux d’automatisation minimum de 85 %. Dans la réalité, les taux constatés sur nos plateformes sont de l’ordre de 92 %.»

L’adaptabilité pour répondre aux besoins présents et futurs

Par essence les entreprises évoluent en permanence : fusion et acquisition, ouverture à l’international, réglementation, nouvelles activités… entraînant un nombre toujours croissant d’interactions et d’interlocuteurs à orchestrer. Pour y faire face, il est impératif de pouvoir fluidifier en temps réel les processus pour traiter sans délai documents et données conformément aux règles de gestion présentes mais également futures. S’appuyer sur un socle BPM (Business Process Management) – a contrario de workflows «en dur» – permet d’adapter les processus à la réalité de l’entreprise et non l’inverse. Comme le précise Nathalie Peyre du groupe Soufflet :   

Les solutions ITESOFT sont à la fois gainantes, c’est-à-dire qu’elles permettent le respect de process et procédures que nous avons déterminés, et en même temps sont adaptables quand nécessaire aux besoins qui peuvent être propres à nos métiers ou à une partie de nos flux.

Comment détecter les risques au plus tôt ?

L’accélération de la digitalisation est accompagnée de nouveaux risques : 7 entreprises sur 10 ont été victimes d’au moins une tentative de fraude en 2018. En tête des méthodes les plus utilisées : la fraude aux faux fournisseurs, qui représente presque une tentative sur deux. Sachant que plus de la moitié des cas de fraude sont dissimulés par un document faux ou altéré ², un constat s’impose : une solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs doit nécessairement intégrer une détection des risques pour systématiser les contrôles et assurer conformité et lutte contre la fraude.

Seul Streamline Invoices d’ITESOFT intègre nativement des technologies uniques de détection permettant aux décideurs financiers d’identifier les risques avant paiement et de sécuriser l’ensemble des processus d’entreprise.

Transformer la fonction finance

La solution de traitement automatique des factures d’ITESOFT accompagne la digitalisation de plus de 300 directions financières. Elle leur permet de s’inscrire dans une trajectoire de transformation progressive sans contrainte d’évolutivité, tout en captant immédiatement les bénéfices de l’automatisation au travers des apprentissages et meilleures pratiques paramétrés par ITESOFT.

L'automatisation est la clé de voûte de la performance des directions financières :  grâce à la performance de l’automatisation, à la flexibilité des processus et à la sécurisation des flux, la direction financière peut ainsi se positionner en réel business partner contribuant au pilotage stratégique de l’organisation via une donnée exhaustive, fiable et validée.