Pendant longtemps la norme d'archivage des factures fournisseur se résumait ainsi : les factures devaient être archivées dans leur format d’origine. Ainsi, les factures reçues au format papier étaient archivées physiquement. Cependant, la France - et plus largement l'Europe - n'ont de cesse depuis des années de favoriser l'échange de factures électroniques au travers de diverses réglementations. Parmi elles, l'arrêté du 22 mars 2017, publié au journal officiel du 30 mars 2017, a assouplit les conditions d’ archivage des factures papier permettant depuis cette date de les conserver au format numérique (PDF) sous certaines conditions. Retour sur les règles de conservation électronique des factures…
Archivage des factures fournisseur, un enjeu pour les entreprise
La dématérialisation des factures représente une transformation majeure au sein des entreprises. A lui seul le stockage et l'archivage de documents papier est un véritable enjeu économique pour les organisations. Le coût du papier est important, estimé entre 14 et 20€ pour la facture papier. La facture électronique, elle, pourrait coûter jusqu'à 6 fois moins. Cependant, ce n'est pas juste une question de coût. La dématérialisation du traitement des factures permet également de gagner en agilité grâce l'automatisation et elle permet aussi de sécuriser les processus tout en réduisant les délais de traitement.
Les professionnels étaient jusqu'ici contraints de conserver et stocker leurs factures dans leur format d'origine. De ce fait, toutes les factures "papier" reçues devaient être stockées physiquement pendant 6 ans minimum (durée fiscale réglementaire). Les entreprises pouvaient, si elles le souhaitaient, scanner ces factures mais la conservation papier restait nécessaire.
Passer à la facture électronique mais quid de leur conformité ?
Avec la publication de cet arrêté, la facture électronique devient une évidence. Les entreprises peuvent conserver au format électronique les factures établies ou reçues sur support papier, au même titre que les autres pièces justificatives. La parution du 30 mars 2017 au Journal Officiel permet de prévoir les modalités de numérisation des factures papier. C'est la partie importante de cette réglementation. En effet, au-delà de la possibilité de conserver les factures papier sous format électronique, l'important est de bien comprendre "comment faire" pour préserver la valeur juridique du document.
L'arrêté précise que la reproduction des factures doit se faire à l'identique, c’est-à-dire "une copie conforme à l'orignal en image et en contenu ". De ce fait, les couleurs devront être conservées et reproduites à l'identique. La mise en garde est faite sur la compression qui pourrait entraîner une perte de qualité de l'image et ainsi compromettre la reproduction à l'identique. Le format retenu est donc le format PDF (Portable Document Format) "dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données". Il devra être horodaté.
La facture électronique est bien sûr soumise à une politique de contrôle stricte concernant la certification, l'empreinte numérique et la signature électronique certifiée.
La réglementation ne cesse d'évoluer dans le sens de la dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises peuvent utiliser sans contrainte technologique la facture dématérialisée mais à la condition que des "contrôles documentés et permanents mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison des biens ou prestation de services qui en est le fondement."
Il est donc impératif de mettre en œuvre une Piste d'Audit Fiable, c'est-à-dire une série de contrôles internes "documentés" et "permanents" spécifiques à la gestion des factures.
