10% d'économies sur les achats indirects peuvent produire jusqu'à 50% d'augmentation de la marge brute[1]
Face à ce constat, les achats indirects jusque-là considérés comme le « parent pauvre » des achats, connaissent une véritable transformation : 76 % des entreprises interrogées possèdent une Direction Achats Indirects et 57% les gèrent de manière différente par rapport aux achats directs. Un processus en pleine transformation et dont les bénéfices sur la chaîne financière sont directement impactés par son taux de digitalisation.
Les enjeux des achats indirects
Pour rappel, on distingue deux grandes catégories d’achat :
- Les achats dits « stratégiques » ou « de production » qui comprennent les matières premières, et les composants entrants dans la composition des produits finis. Ils sont incorporés aux coûts directs de la fabrication vendue.
- Les achats dits « indirects » ou « hors production » qui comprennent les approvisionnements utilisés dans le fonctionnement quotidien des organisations, mais n'entrant pas dans le processus de production : prestations de services, prestations intellectuelles, consommables de toute sorte (fournitures administratives, bureautique…) et investissements hors production (immobilier, informatique...)
Le poids de ces achats indirects peut représenter jusqu’à 81% des dépenses selon les secteurs d’activité[2]. Si les achats stratégiques sont largement outillés dans les entreprises car ils représentent 75% des dépenses de l’entreprise, c’est loin d’être le cas des achats indirects qui eux ne représente que 25%. Cependant les achats indirects représentent à eux seul 92% du volume de commandes, 96% du nombre de fournisseurs référencés et 97% du volume d’articles commandés. Un processus peu maîtrisé qui comporte de nombreux coûts cachés : gestion des livraisons, problématiques d’achats hors processus, rapprochement et validation de factures, perte et vol, erreurs et retours, réceptions inexistantes et gestion des litiges…
Résultat : une charge conséquente liée à la gestion des achats indirects que 57% des entreprises jugent trop importante [3]. Il faut donc digitaliser ce processus et en maximiser l’automatisation.
L’impact de la digitalisation des achats indirects sur le Procure-to-Pay
Le processus de commande est en entrée de la chaine de traitement des factures fournisseurs et sa digitalisation offre une meilleure lecture des consommations budgétaires, une optimisation de gestion de trésorerie et permet de préparer correctement l’imputation analytique. Des bénéfices immédiats qui se répercutent sur toute la suite du traitement des factures fournisseurs :
- Comptabilisation : forte réduction des délais grâce au rapprochement automatique commande/facture, optimisation de la gestion des litiges grâce à une meilleure traçabilité tout au long du cycle, et réduction des délais de clôture comptable car les provisions sont facilitées par cette même traçabilité
- Validation : nombre de validations requises fortement diminué car les facture respectent la commande établie en amont, identification immédiate des donneurs d’ordre à travers la commande et génération d’une piste d’audit fiable bien plus en ligne avec les exigences réglementaires
- Paiements : accélération grâce à toute la chaîne d’automatisation en amont qui permet d’une part un passage des factures en attente de paiement en un temps record et d’autre part une réduction des risques de paiement grâce aux « fournisseurs de commande » plus sécurisés.
La performance du traitement des factures fournisseurs est donc « purchase-driven » : plus le processus de commande est maitrisé et tracé en entrée de chaine, plus la performance comptable sera rapide.
Les bénéfices d’un module d’achat au sein d’une solution d’automatisation
Un module d’achat offre donc des bénéfices intrinsèques pour tous les acteurs impliqués :
- Pour les directions financières (optimisation de la gestion des dépenses, visibilité sur les engagements...)
- Pour les directions achat (optimisation et traçage du circuit des achats, visibilité sur les besoins en temps réel, négociation de prix...)
- Pour les demandeurs (optimisation de la consommation budgétaire et du circuit de décision, validation rapide des besoins…)
Etape essentielle pour tendre vers le 100% d’automatisation, le module d’achat prend tout son sens au sein d’une solution de Procure-to-Pay. Cette performance d’automatisation est au cœur des priorités d’ITESOFT : c’est pourquoi nous avons créé Streamline Invoices, la solution Procure-to-Pay la plus performante
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[1] Les Echos
[2] Manutan Group
[3] Décision Achats
Lecture 3 mins
