6 propositions concrètes pour mettre en place une Piste d’Audit Fiable

L'arrivée de la réglementation sur la facture électronique obligatoire pour tous ne remet pas en cause l'application de la piste d'audit fiable dans les organisations comme le rappelle Thibault Hénique - Avocat Fidal et Cyrille Sautereau - Président FNFE.  Maîtriser les règles essentielles de la piste d'audit fiable est donc indispensable. Points clés et bonnes pratiques.

Les 3 voies de sécurisation des factures :

Depuis le 1er janvier 2014*, les entreprises ont désormais le choix entre 3 procédés d’échange de factures, chacun d’eux permettant de donner une valeur « fiscale » aux factures :

• L’EDI Fiscal
• La signature électronique qualifiée

• La Piste d’Audit Fiable (obligatoire dans tous les autres cas)

Concrètement, les factures papier (scannées ou non) et toutes les factures électroniques non signées (cas le plus fréquent : les factures « PDF simple » transmises par email ou déposées sur un portail fournisseur) ont donc désormais une valeur légale… à la condition expresse de mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable.

Piste d’Audit Fiable : de quoi s’agit-il ?

La Piste d’Audit Fiable consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures. Elle  permet d’apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux de vos processus dédiés à la facture. Pour cela, l’administration fiscale exige de cette piste d’audit fiable qu’elle garantisse 3 grands principes que sont :

• L’authenticité de l’origine de la facture
• L’intégrité de son contenu
• Sa lisibilité

3 principes généraux incontournables mais également source d’interrogations lorsqu’il s’agit de les mettre en œuvre dans son entreprise.

Concrètement, comment garantir les 3 principes de la piste d'audit fiable?

Exigence #1 : L’authenticité de l’origine

Pouvoir démontrer que la personne qui vous a établi la facture est bien la personne qui vous a rendu le service/livré le bien

Effectuez systématiquement un  rapprochement commande/facture/livraison. L’automatisation de ce contrôle n’est pas obligatoire, un processus manuel est recevable. Mais il faut dans tous les cas conserver les preuves que le rapprochement a « effectivement » été opéré et ce, de manière systématique. En ce sens, la traçabilité garantie par les outils de rapprochement automatique et les workflow de validation est une aide précieuse.

Soyez rigoureux lors du processus de création des nouveaux fournisseurs. La réception d’une facture d’un nouveau fournisseur ne doit pas avoir pour conséquence la création immédiate et automatique de ce fournisseur dans l’ERP. Elle doit au contraire déclencher un processus de validation préalable (validation de l’acheteur, éventuellement de son n+1,…), processus dont on pourra faire la preuve de son application en cas de contrôle fiscal.

Vérifiez les adresses emails des factures électroniques non signées La PJ de l’email (le PDF simple) est l’élément sur lequel vos contrôles doivent se focaliser en priorité, néanmoins, la vérification de l’adresse email qui a servi à son envoi est un « plus » qui prouvera le sérieux de vos contrôles. Renseignez donc les emails dans les fiches fournisseurs de votre SI comptable et couplez votre messagerie avec ces fiches pour un contrôle automatisé.

Exigence #2 : L’intégrité du contenu

Pouvoir garantir que la facture que vous passez en comptabilité correspond exactement à la facture qui a été édité par votre fournisseur

Rapprochez vos données commande/facture/livraison A l’instar de l’exigence d’authenticité de la facture, des contrôles de rapprochement, documentés et systématiques, permettent aussi de s’assurer de l’intégrité du contenu de la facture.

Établissez une convention interchange pour les factures PDF simple Et si la facture PDF simple que vous receviez n’était qu’un simple scan de l’original papier qu’aurait effectué votre fournisseur avant de vous l’envoyer ? Établir une convention interchange avec vos fournisseurs est un moyen simple de vous prémunir de ce risque et de prouver aisément votre bonne foi auprès de l’administration fiscale. Rappelons qu’il s’agit d’une recommandation et non d’une obligation : l’administration reconnait en effet une limite de responsabilité entre la piste d’audit de l’émetteur de la facture et celle du client.

Exigence #3 : La lisibilité de la facture

Pouvoir présenter la facture dans un format lisible par tous (collaborateurs en interne mais aussi les vérificateurs fiscaux) sur écran ou papier.

Stockez les images de factures scannées et les factures PDF simple dans un outil de GED pour les rendre consultables sur écran et rapidement accessibles - via leurs index - sur demande des vérificateurs fiscaux.

*date de mise en application en France de la directive Européenne 2010/45/UE visant à simplifier l’échange des factures électroniques.